Enterprise 2.0 per chi è sul pezzo, nuovi strumenti lavorativi per chi semplicemente li usa. Fatto sta che sono sempre più diffusi, all’interno delle organizzazioni, strumenti come i blog e i wiki; utilissimi ai team di lavoro per la gestione quotidiana delle attività, altrettanto utili all’azienda per conservare traccia del lavoro svolto e rendere questa conoscenza riutilizzabile in futuro. Sono arrivati già da tempo anche i software di instant messaging, un altro noioso compagno d’ufficio dopo il telefono. In fondo si tratta di tools per comunicare, ma non solo.

E’ sempre difficile la scelta su quale strumento utilizzare, soprattutto per chi ne è a digiuno; vi sono strumenti più o meno adatti in base alle informazioni da condividere e ai feedback necessari. La tipologia della relazione spesso fa la differenza sul raggiungimento dei risultati.
Per scrivere le riflessioni seguenti ho preso spunto da una discussione sul tema che ho letto via LinkedIn, dove veniva citato questo interessante contributo.

Veniamo al dunque, quando è meglio usare uno strumento piuttosto che un altro?

• Blog: è uno strumento informativo più che collaborativo. E’ particolarmente indicato per team di lavoro distribuiti, dove il project manager deve tenere informati i vari attori, talvolta pure il cliente. Dagli articoli possono scaturire discussioni, ma generalmente si tratta di discussioni operative, destinate a perdersi col tempo poichè non sono strutturate. La discussione è asincrona. Le informazioni possono essere catalogate con tag e categorie, ma la componente cronologica è sempre prevalente e prima o poi le notizie finiscono nel dimenticatoio.
• Wiki: è un contenitore di conoscenza. Un repository all’interno del quale memorizzare la conoscenza, sia quella esplicita che tacita. L’informazione può essere strutturata attraverso menù di navigazione, link tra pagine ed eventualmente con una tassonomia. Il contenuto è vivo, viene continuamente modificato dagli utenti ma si conserva la traccia dell’evoluzione. Non è certamente adatto per sviluppare discussioni sulle faccende più operative e non si presta nemmeno come luogo di scambio col cliente, a meno di particolari situazioni. E’ un luogo dove archiviare cose che possono tornare necessarie in futuro, come le best practices per lo sviluppo di un prodotto o per l’archiviazione di istruzioni operative.
• Instant Messaging: è perfetto per chiedere informazioni al volo senza disturbare troppo i colleghi o chi per loro. E’ certamente meno invadente del telefono pur svolgendo la medesima funzione. La comunicazione è rallentata ma efficace: sincrona. Va usato con moderazione, ma è forse uno degli strumenti più rivoluzionari. Con i software di IM è inoltre possibile condividere file o la propria sessione del desktop, si tratta di funzionalità spesso poco utilizzate.
• Email: la rogna più grossa dei nostri tempi. Serve solo ed esclusivamente per comunicazioni ufficiali, come ad esempio la notifica di un appuntamento o l’assegnazione di un task. Sviluppare discussioni dove si chiede il parere di più persone così come collaborare su un file tramite mail è la cosa più sbagliata che si possa fare. Quando serve un feedback “evoluto”, mai usare la mail.
• Telefono: serve per chiedere “Dove sei?” ed eventualmente comunicare al volo alcune cose, come il classico “Arrivo più tardi!”. A volte, se servono molte informazioni immediatamente è meglio parlarsi, perchè l’instant messaging potrebbe rubare tempo ad entrambi. Si tratta di comunicazione sincrona; in fondo a volte è anche piacevole scambiarsi informazioni in modo naturale.

A questi strumenti, inoltre, dobbiamo aggiungere i cosidetti workspace. Tipicamente siti web che raccolgono una o più funzionalità citate sopra e ne estendono le potenzialità con calendari o cartelle condivisi, dove archiviare file sui quali è richiesto l’intervento di più persone.

L’ultima frontiera della collaborazione è sicuramente il buon Google Wave, che ancora in pochi utilizzano (me compreso) ma che alla lunga credo andrà a sostituire la mail, o perlomeno quel modo errato di usarla, che tutti prima o poi sperimentano. In sostanza unifica l’IM, l’editing collaborativo e la mail, aprendosi verso quel mondo infinito di applicazioni web: mappe, video, ecc..

E voi, cosa ne pensate? Avete mai provato a spiegare a qualcuno che sia a digiuno di tutti quando è il momento di usare una cosa piuttosto che un’altra?
Nell’ottica della gestione delle informazioni, credo che sia importante istruire gli utenti circa gli strumenti che hanno a disposizione. Ma come farlo? Attraverso lunghe pagine descrittive del servizio? Può essere utile moderare i contributi e spostarli da un blog a un wiki e viceversa? Io sono ancora in fase di studio dei comportamenti..

Si torna sempre un po’ più pieni dalla Sharepoint Conference, così è stato anche quest’anno. Dal 9 all’11 marzo, in una Milano timidamente innevata, purtroppo sono rimasto solo i primi due giorni. C’è una convinzione su tutte che mi porto a casa: è giunta l’era degli ERP delle informazioni.

Negli anni ’90 si vendevano gli applicativi di processo, c’era il software per la fatturazione, il software per la gestione del magazzino, il software per la gestione degli ordini di acquisto, e via dicendo. Poi arrivò il gestionale integrato, quello che metteva sotto controllo l’intero processo; e dopo qualche anno di titubanze siamo arrivati nel 2000 e tutti abbiamo capito l’importanza del software che accentra i dati e monitorizza l’intero processo.
Oggi, nel 2010, abbiamo il software per la gestione documentale, il CRM (Customer Relationship Management), il CMS (Content Management System), il software per la gestione delle trasferte, il social network dove i dipendenti si scambiano notizie, l’enterprise wiki per i tecnici della ricerca e sviluppo, il software per la business intelligence che rileva i dati dal gestionale, il software per l’archiviazione dei curriculum e per il recruiting, e via dicendo.. Ebbene, nell’era dell’information worker è diventato fondamentale avere una visione complessiva delle informazioni da gestire. E’ diventato fondamentale avere una piattaforma, sulla quale coinvogliare le informazioni, attingendole da fonti dati esterne, da strumenti di office, o direttamente dagli utenti. L’hanno capito dalle parti di Redmon, stavolta forse sono arrivati per primi. Certo, è un evento: tipicamente copiavano altri. Io non ho ancora visto nulla dalle potenzialità di Sharepoint 2010: c’è veramente un sacco di roba da studiare.

• Social Networking: che sia davvero maturi i tempi per il facebook aziendale? Tagging ovunque, profilo personale, ecc..
• Gestione documentale (ECM, per gli angofoni): tante possibilità di gestione dei metadata, di tutto ciò che da valore aggiunto al semplice documento
• Enterprise Wiki: un wiki integrato alla intranet, esistevano già col vecchio Sharepoint, ma ora sono molto più evoluti.
• Web analytics
• Blogs
• Connectors verso fonti dati esterne

Nella breve e intensa panoramica di questa due giorni mi sono davvero impressionato. Avevo visto Alfresco, Socialtext, MovableType e tanti altri: ma si tratta appunto di piattaforme settoriali, perfette per fare una singola cosa, gestione documentale, wiki, blogging.. Quello che manca a tutte queste applicazioni è una visione d’insieme e integrata, cosa che appunto fa la differenza in SharePoint.

Quello che manca? Una visione web del mondo office. Manca appunto un “Enterprise Google Apps“, se ci fosse anche questo saremmo davvero al completo. Per la versione 2010 hanno lavorato parecchio sulle feature web, sono arrivati i ribbon e tanto ajax, che rendono il tutto molto RIA.. In un’ottica veramente mobile e veramente collaborativa, dove magari è richiesta l’interazione del fornitore o del cliente (che potrebbe non avere installata l’ultima versione del software Microsoft), è bene prevedere l’editing dei documenti direttamente via web, laddove questi non siano particolarmente pesanti: ecco allora le Office Web Applications, che portano online il famigliare ambiente Office.

Su questo campo, Google ha aperto la strada e Microsoft ha capito. Basti pensare che nonastante tutti i miglioramenti fatti su Outlook 2010, Gmail rimane ancora un miraggio.

NB: per chi fosse curioso, sul sito di Microsoft si trovano le macchine virtuali con Sharepoint già bello pronto. I download sono piuttosto corposi, ma ne vale la pena. Mentre qui si trova il download delle Office Web Apps. Aspettando le sofferenze dell’upgrade..

Ebbene, da poco più di un mese Google ha lanciato la preview di Wave: un nuovo modo di comunicare e lavorare. Era da tempo che non riuscivo a stupirmi utilizzando una applicazione web.. I vari Facebook, SlideShare, LinkedIn, Flickr e tutte le loro spassosissime integrazioni mi avevano abituato a standard elevati. Anche se poi, diciamocelo, sono cosette. Che sul lavoro possono servire, certo, ma non sono fondamentali.

Skype, ad esempio, è una di quelle cose che in ambito lavorativo ti possono cambiare la vita: in bene o in peggio, questione di carattere. Ma restano i limiti di una messaggistica legata al testo.. dove un file arriva come qualcosa da scaricare e per cui è necessario individuare un posticino nel proprio disco fisso. Per non parlare dei limiti della messaggistica istantanea, se ti distrai un attimo è la fine.

La mail, beh.. Quando ho iniziato a utilizzare Gmail ho capito la differenza. E’ un amore che matura col tempo, se poi ti ritrovi dopo qualche anno a lottare con l’archiviazione automatica di Outlook (per non parlare delle funzionalità di ricerca), capisci d’un botto quanto sia diverso il concetto di mail tra Google e Microsoft. Eppure, dopo un po’, anche la mail ti sta stretta.. Se ne devono essere accorti dalle parti di Mountain View, perchè hanno iniziato a riempirla di applicazioni che ne estendono gli utilizzi: sono nate le Labs Features per Gmail. Ecco allora le foto di Flickr, i video di youtube, calendar, i task.. tutti assieme integrati in Gmail.

Poi il botto: Google Wave. Arriva proprio come un’onda, e ti accorgi subito dopo due o tre salti che questa è una rottura. Il concetto di mail si evolve e si fonde con quello della messaggistica istantanea. La comunicazione diventa al tempo stesso sincrona e asincrona. Non c’è più solo il testo, ci sono i video, i file, le mappe, tutto assieme in un unico flusso comunicativo. Così rifletti: non ci metti molto per capire che se i tuoi colleghi utilizzassero sta roba assieme a te sarebbe davvero diverso.

E’ ancora tutto in preview, si accede su invito, io l’ho ricevuto ma ancora non ho la possibilità di offrirne a mia volta. Appena potrò lo farò più che volentieri: si accettano candidature. :)
Per ora, l’unico modo è segnalare la propria curiosità in questa pagina. Per chi vuole informarsi, queste sono le pagine di riferimento.

Communication and Collaboration Tool: modifiche in tempo reale, più utenti assieme che editano documenti e commentano i commenti di altri. Un’onda è un flusso comunicativo vivo che si aggiorna ed evolve, non servirà più ricercare le mail. Le useremo solo per le comunicazioni formali.
Chissà che un giorno non diventi il fulcro della piattaforma enterprise di Google.

Se prendiamo in considerazione una società con la tipica organizzazione gerarchica, la diffusione di un software ERP è per antonomasia completa, perchè imposta. Generalmente questo viene implementato in azienda per volontà del top management in collaborazione con l’unità ICT e viene per forza utilizzato da tutti, perchè quello è il luogo dove l’azienda rendiconta il proprio operato.

Un software collaborativo invece ha solitamente una genesi diversa: esso viene acquistato da un dirigente con potere di acquisto, per essere poi diffuso o imposto ai propri diretti impiegati. Questo modo di procedere non garantisce però una completa e compatta adozione, poichè altri dipendenti, che fanno riferimento a diversi dirigenti, potrebbero non essere motivati ne incentivati all’utilizzo.

In questa immagine vengono riassunti i concetti presentati nell’articolo citato in precedenza. Piuttosto significative sono le due schematizzazioni in basso: a sinistra la genesi di un sistema collaborativo imposto secondo la logica top-down, a destra quella di un sistema emergente, nato per volontà di gruppi di utenti con bisogni emergenti, secondo una logica bottom-up.

Tipicamente questi sistemi tendono ad espandersi seguendo le esigenze che di volta in volta si manifestano, la governance è molto più caotica ma la diffusione e l’utilizzo dello strumento sarà sicuramente più uniforme. Il risultato è che alcune funzionalità nascono e muoiono nel giro di pochi mesi, altre si espandono nel tempo grazie alla partecipazione degli utenti. E’ il caso tipico di una intranet aziendale nata secondo una logica 2.0.

Insomma, nel 2009 l’enterprise 2.0 non è più un tabù, invito a leggere una attenta analisi dello status quo presentata sul blog Social Enterprise da Emanuele Quintarelli, di cui riporto solo un passaggio a mio avviso molto interessante che a completamento dei discorsi sopra. Tra le cose che emergono dallo studio sull’andamento del mercato Enterprise 2.0 proveniente da Forrester vi sono queste due sopra tutte:

• Più use cases contemporaneamente: quest’aria un pò carbonara è rafforzata dal numero di aziende che fanno contemporaneamente esperienza con più scenari di utilizzo del social software, guardando in primis al catturare e far circolare la conoscenza (51%), alle comunicazioni corporate (49%), al project management (48%), stimolare la collaborazione (39%). Data la flessibibilità, plasmabilità ed usabilità dei tool, è d’altronde immediato assecondare in corsa le richieste degli utenti e del business
• Pochi dipendenti di fatto usano gli strumenti: in media oggi solamente 1 dipendente su 10 accede sistematicamente ai blog o wiki messi a disposizione dalla società, contro i 4 su 10 che usano il portale corporate ed i 2 su 10 che sfruttano i workspace di progetto. Anche questo dato purtroppo dovrebbe stupirci poco dato lo scarso impegno delle aziende nel coltivare le comunità interne, nel gestire il change management ed ancora prima nel co-progettare questi spazi di scambio coinvolgendo in modo centrale gli utilizzatori finali. Come mostrano altri studi, è ormai chiaro che senza questa attenzione all’adozione, introdurre strumenti sociali non è altro che una perdita di tempo e denaro.

Il dato confortante è che comunque l’Italia non è rimasta indietro, una volta tanto.

Questi aggeggi sono ormai dei tool basilari, più o meno le caratteristiche si ripetono in molti dei prodotti che ho visto:

• Diagrammi Gantt
• Gestione Task
• To-do List
• Dashboard per monitoraggio costi

Ma spesso hanno ancora costi a mio avviso piuttosto elevati. I sistemi di pricing si basano principalmente su un canone mensile o annuale, scaglionato a volte in base al numero di utenti, altre volte in base al numero di progetti attivi. Non per sminuire questi prodotti, ma sono ormai considerati come utilities e gli alti costi non sono visti di buon occhio.

Belli e di tendenza, tanto ajax e tutti accessibili via browser, ecco una lista di tool per la gestione dei progetti che ho raccolto nel tempo.
A dir la verità nessuno di questi mi ha tremendamente impressionato, sono tutti più o meno utilizzabili; mi ritengo ancora in fase di ricerca, se qualcuno avesse consigli in merito è il benvenuto. 

• http://www.liquidplanner.com/: interessante per l’intelligente sistema di pianificazione liquido, in modo da avere sempre un po’ di gioco sulle date (effettive e presunte).
• http://www.teameffect.com/: da segnalare per il valido sistema di drag&drop su tutti gli elementi presenti, per trascinare le attività nel tempo e indicarne l’avanzamento.
• http://www.celoxis.com/: è forse il più completo della lista, il migliore come rapporto funzionalità/costi; ne ho già parlato ampiamente in questo articolo.
• http://www.atlassian.com/software/jira/: la soluzione di Atlassian. Tecnologia Java (jsp) con una politica di pricing per nulla invitante, basata su spazio disco, utenti e canoni annuali.
• http://www.basecamphq.com/: il più famoso e più conosciuto, ha bisogno di poche presentazioni. Se è arrivato a questi livelli è grazie all’interfaccia davvero snella e user-friendly, anche se a volte le funzionalità possono sembrare limitate.
• http://www.twproject.com/: in questo caso il pezzo forte è il pricing, una volta comprata la licenza non scade più (90 euro ogni utente).. Non è cosa da poco in questa jungla.
• http://www.egroupware.org/: gratuito (licenza GPL), ma dall’interfaccia decisamente poco accattivante.
• http://www.dotproject.net/: vedi precedente, il gratis si paga in termini di interfaccia.
• https://scrumy.com: non è un vero e proprio tool per la gestione progetti ma una sorta di lavagna dei post-it in chiave web.

Infine come non citare OpenProj? E’ presentato come l’alternativa Open Source a Microsoft Project, si tratta di un software desktop che può tornare utile a chi non vuole soluzioni proprietarie pagare licenze. OpenProj è sviluppato da Projity, recentemene acquistata da Serena Software: per il primo quadrimestre del 2009 era annunciata l’integrazione dei software a marchio Priojity con Mariner, la soluzione di PPM (Project Portfolio Management) di Serena. Io però non sono ancora riuscito a vedere nulla. 

Qualcuno ha trovato/provato di meglio?

Open Office da questo punto di vista sta perdendo terreno, Microsoft Office nella versione 2007 è sempre più integrato a Sharepoint, la piattaforma Microsoft per tutto ciò che sta on-line. Ma esiste qualcosa di simile per Open Office? Pare di sì, il mondo open source non resta a guardare, si chiama O3 Spaces, che non si propone solo come alternativa ma come vero e proprio competitor del blasonato Sharepoint. Una piattaforma sviluppata da una software house olandese, stando alla descrizione delle caratteristiche sul sito ufficiale ha tutte le carte in regola per stare nel liquido mondo dell’Office Collaboration. Attraverso il sistema dei plugin si integra sia nell’ambiente Open Office che in quello di Microsoft Office, supporta l’integrazione coi sistemi LDAP (active directory) ed è localizzabile (anche se ancora manca l’italiano).

Il punto forte di Open Office è che essendo multipiattaforma si presta perfettamente per essere affiancato da un ambiente web based, dove utenti proveniente da ambienti diversi possano collaborare.

Esistono tre versioni: una community edition, gratuita e liberamnte utilizzabile con l’unica limitazione sul numero degli appartenenti ai team (10 persone); una professional edition, rivolta al mercato enterprise e un’edizione SaaS (Software as a Service). Il prezzo è decisamente abbordabile: 59 euro/utente. L’architettura lato server si basa su Tomcat (J2EE Application Server) e un database server PostgreSQL, mentre lato client sono ovviamente supportati tutti i sistemi operativi.

Sulla carta c’è tutto, non resta che provarlo un po’.. Qualcuno per caso ci hai mai giocato?

Ho capito perchè Microsoft compare tra i leader in così tanti “Magic Quadrant” di Gartner. Dopo la due giorni alla SharePoint Conference, sono uscito con le idee più chiare, ho capito dove vuole arrivare Microsoft ma soprattutto quali piccole grandi innovazioni stanno dietro a questa piattaforma. Perchè di piattaforma si tratta, SharePoint non è solo un sito per la collaborazione targato Office, la sua estendibilità e le sue possibilità di personalizzazione sono talmente tante che ti fanno guardare molto più avanti.

Che io sappia, oggi Microsoft si trova tra i leader in ben 6 dei “quadranti magici” di stampo Gartner:

• Enterprise Application Servers (figura 1)
  
• Enterprise Content Management (figura 2)
  
• Business Intelligence Platforms (figura 3)
  
• Horizontal Portal Products (figura 4)
  
• Enterprise Content Management (figura 5)
  
• IT Project and Portfolio Management (figura 6)

Questi quandranti sono il risultato di ricerche condotte dalla società di consulenza americana Gartner, sono la rappresentazione visuale di ricerche che tentano di mappare il mercato di riferimento, la direzione e i maggiori soggetti che ne fanno parte. I players vengono inquadrati in base a due concetti: “capacità di fare” e “completezza della visione“. I leader sono coloro che hanno entrambe queste qualità, chi ha solo la prima è definito challenger (sfidante), chi possiede solo la seconda è tra i visionaries (visionari), poi vengono i niche players (giocatori di nicchia).

Il fatto che Microsoft sia presente tra i leaders in tutti questi studi significa che ha maturato una notevole completezza nella visione e una soddisfacente abilità di fare in svariati settori, che sono bene o male collegati tra loro e descrivono nel loro complesso i maggiori bisogni emergenti delle organizzazioni odierne: portali aziendali, sistemi di project/knowledge management, gestione documentale e collaborazione. In un’unica parola: SharePoint.

Dopo i due giorni a Milano sono tornato con un sacco di idee, di proposte e possibilità che cercherò di mettere nero su bianco in qualche intervento successivo. Qui vorrei solo aprire una questione: Google, tanto decantato, è ancora lontano dai sistemi enterprise di ampia visione. Oggi la sua offerta è limitata ai servizi che si rivolgono anche al grande pubblico: GMail, Docs..
Microsoft ha saputo cogliere e tradurre in una piattaforma tante esigenze, e lo sta facendo lasciando a sviluppatori e utenti finali grandi possibilità di personalizzazione. Google ad oggi offre strumenti funzionali e funzionanti, che però non possono essere personalizzati e inseriti in un contesto aziendale che richieda un notevole grado di personalizzazione.

E’ così o è solo una mia impressione?

Stamattina ero alle prese con lo studio di un nuovo documento riguardante la qualità dei progetti. Arriva via mail da un collega e parla di APQP. La sigla mi risuona vagamente in testa, dovrebbe essere un metodo per la qualità nei processi produttivi.. ma ne siamo sicuri? Google dimmelo tu: APQP – Advancep Product Quality Planning. Ma certo, ora è tutto più chiaro, beata wikipedia.

Le ore passano e le cose si complicano, nel famigerato documento subentrano sigle su sigle: FMEA, PPAP, PFMEA, SOP.. Bastano 30 secondi e tutti i dubbi vengono risolti. Qualche ricerca ed ecco le scoperte: Failure Mode and Effects Analysis, Production Part Approval Process, Process Failure Mode and Effects Analysis, Start Of Production.. Ma se non avessi avuto internet a disposizione?

Probabilmente avrei rotto le scatole a un collega, e il collega costa all’azienda molto più di un accesso internet, e l’accesso internet con il blocco della navigazione costa molto di più perchè ci sono le licenze del software per il monitoraggio di ogni utente. In sostanza: 5 minuti di pausa per guardare repubblica.it o dare la formazione su  buzzerbeater fruttano all’azienda molto più di ciò che si possa pensare.

Bloccare internet è da retrogradi, capisco i problemi legati alla “perdita di produttività”, ma una formazione dei dipendenti circa l’uso consapovele del web comporterebbe sicuramente un “aumento di produttività”. Bloccare è l’azione più rapida e meno costosa, in termini di impegno collettivo, ma di certo non è la soluzione migliore. Molto meglio responsabilizzare i dipendenti circa un uso coscienzioso di internet, perchè dietro lo schermo c’è un mare di strumenti e informazioni utili al lavoro di tutti i giorni.

Generalmente le politiche di blocco prevedono una delle seguenti modalità:

• Consentire la navigazione solo su siti fidati, come il portale interno, il sito dell’azienda e qualche sito accuratamente selezionato, come ad esempio il Sole24Ore o Wikipedia. E’ come offrire il telefono e permettere di chiamare solo 3 numeri: il centralino, il fornitore e il capo. Se un giorno il fornitore ti chiede di chiamare un diverso centro di assistenza, tu perdi 2 ore per farti attivare le chiamate verso un nuovo numero. Che senso ha?
• Consentire la navigazione solo in alcune finestre temporali, ad esempio durante la giornata si possono sfruttare sessioni di navigazione da 15 minuti, tre volte al giorno. E’ come offrire il telefono e permettere di chiamare il fornitore solo in alcuni momenti, e se non lo trovo? Riproverò domani.. ma intanto una giornata di lavoro è passata.
• Bloccare la navigazione solo su determinati siti, è la versione più soft, tutto sommato tollerabile. Non mi sembra corretto che un dipendente passi mezz’ora per giocare al fantacalcio on-line, ma se quella è l’indole probabilmente la stessa mezz’ora potrebbe passarla al telefono.
  I siti ai quali vietare l’accesso sono a discrezione dei dottori del CED: ho provato sulla mia pelle il blocco di siti come GoogleDocs o SlideShare, che in fondo sono strumenti utilissimi nella ricerca-scambio quotidiano di informazioni. Qualcuno può essere certo di sapere con esattezza dove risiedono le notizie di cui tutti i dipendenti hanno bisogno?

Internet è uno strumento, la qualità dello strumento è indiscutibile: bloccarlo significa bloccare i propri lavoratori, incastrarli dietro uno schermo senza accesso a un mondo di informazioni e opportunità. Proprio come il telefono, un uso sbagliato può recare danni all’azienda, ma non è privandone tutti indistintamente che si risolvono i problemi.

Giusto per chiudere con un esempio, quanto tempo avrei dovuto perdere (e fatto perdere ad altri) per sapere tutti i dettagli di un Process Flow Chart senza accesso al web? Ma senza andare sul tecnico, anche solo la pianificazione di una trasferta (la strada per arrivare dal cliente, dove pranzare, dove dormire) richiede il doppio del tempo senza internet.
E tu? Hai mai lavorato o lavori in un ufficio dove internet è limitato? Come ti trovi e quali sono i “motivi ufficiali” per giustificarne il blocco?

Project Management, Task Management, Project Portfolio, Knowledge Management, Product Data Management, SOA, Enterprise Application Integration e chi più ne ha più ne metta. Per chi ancora parla italiano: gestione dei progetti e del portfolio progetti, pianificazione delle attività, gestione della conoscenza, gestione documentale legata al prodotto, architetture software orientate ai servizi, integrazione delle applicazioni presenti in azienda. Sono queste le sfide di oggi, per una azienda che chiede all’infrastruttura ICT servizi fruibili e con una semplice finalità: soddisfare bisogni, più o meno estesi, all’interno dell’organizzazione. Per il cliente sono tutte attività che non creano valore aggiunto, per l’azienda sono la base operativa, a volte la prerogativa per il conseguimento dei risultati.

La gestione dei progetti va oltre la semplice pianificazione, diventa fondamentale condividere le informazioni sull’avanzamento delle attività, l’utilizzo delle risorse e i relativi costi. A maggior ragione per il reparto di Ricerca e Sviluppo: il portfolio progetti deve essere accessibile e visibile a tutti, i team di lavoro devono condividere files e documenti agevolmente, i ricercatori devono scambiarsi conoscenza agilmente. La conseguenza naturale di queste introduzioni è l’aumento della complessità delle tecnologie ICT: la gestione di tale complessità diventa un fattore critico per rendere utilizzabili i sistemi informatici.
Ecco quindi l’avvento delle SOA: Service Oriented Architecture. Il software deve fornire  alcuni precisi servizi ed essere accessibile via web: Web Services.
Le piattaforme per la condivisione di documenti e progetti sono tantissime, il compito di un ingegnere gestionale sta nell’individuare i bisogni (requisiti) fondamentali per poi scegliere e sviluppare il software correttamente.

Oggi ho messo in fila le idee, e ho stilato una lista di argomenti sulla quale costruire la tesi di laurea specialistica. Si, la tesi: finalmente si esce.. anche se di certo non prima di Dicembre. Probabilmente diventerà l’indice, 12 capitoli e troppe parole inglesi. Che dite?

1. Introduzione
2. Project Management in R&D
   1. Importanza della gestione progetti e Open Innovation
   2. Intranet: condivisione e architettura Service Oriented
   3. Gestione documentale abbinata ai progetti
3. Ai confini del Knowledge Management
4. Enterprise 2.0: i bisogni emergenti e le SOA
5. Governance dell’ICT: complessità crescente e bisogno di integrazione
   1. La logica dell’architettura a piccoli moduli
   2. Accoppiamento dei software: bene o male?
6. Microsoft SharePoint e la Social Era: tra wiki, blog e team di lavoro
7. Project Web Access: Microsoft Project on-line
8. Il caso della intranet nel reparto R&D di LandiRenzo S.p.A.
   1. SharePoint e PWA: personalizzazioni della piattaforma e Web Parts
   2. Monitorare il Workflow dello sviluppo software: una soluzione con gli strumenti di SharePoint
   3. Workflow dei documenti: interfacciamento con SAP
   4. Product Data Management col software Model Manager e il CAD
   5. Forza e debolezza di piattaforma e infrastruttura
9. Il ruolo del CED
10. Qualche cenno sul mondo Open Source
11. Evoluzione
12. Conclusioni

Lo pubblico perchè come sempre mi piace condividere ciò che faccio, soprattutto da studente, e magari qualcuno può darmi spunti interessanti o viceversa questo elenco potrebbe stimolare qualche altro “collega”. Per chi se la fosse persa: la laurea della triennale è disponibile per la consultazione.

Ho deciso di focalizzare l’attenzione sulla intranet e sulle piattaforme collaborative, lo trovo un proseguimento del lavoro dei tre anni precedenti; è comunque un tema che mi sta a cuore. E chissà che l’inizio di questo post non diventi l’introduzione..

Siemens è un colosso mondiale della componentistica elettronica e consulenza su progetti avanzati. Da diversi anni si è dotata di una piattaforma web per il Knowledge Management. Gestione della Conoscenza, per chi ancora parla come mangia.
Su ShareNet i dipendenti Siemens scambiano informazioni, c’è una bacheca per le richieste urgenti, un forum, strumenti di chat e videoconferenza. Si tratta di un luogo virtuale per la collaborazione, il cui scopo è la memorizzazione della conoscenza acquisita coi progetti passati e quelli in corso.
ShareNet ha vinto il “Best Global Knowledge Management Network” award nel 1999, quando il sistema stava ancora prendendo forma. Oggi è diventato un social network aziendale di fondamentale importanza, ma il successo che ha avuto non è frutto della propensione alla condivisione innata nei dipendenti Siemens.
Per promuovere e far utilizzare il sistema si sono spese cifre importanti, milioni di dollari; si sono individuati manager addetti all’implementazione e alla promozione della piattaforma nelle diverse divisioni; sono stati individuati “template” per l’inserimento delle informazioni e venivano elargiti premi alle persone che maggiormente contribuivano ai contenuti.
La morale? Non è sufficiente la progettazione condivisa, è indispensabile anche il “marketing interno” per far decollare un social network. Un sistema di Knowledge Management non può funzionare se non viene costantemente alimentato.

Queste sono le slides della nostra presentazione, le pubblico on-line, come al solito, per non farle precipitare nel dimenticatoio delle “fatiche formative”.

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Sothwest è una compagnia aerea low cost che opera negli Stati Uniti, fu la prima a buttarsi sul mercato dei voli a basso costo e al suo modello si sono ispirate altre società, come Ryanair o easyJet.
A un osservatore esterno sembrerebbe una compagnia felice, fatta di gente con una gran voglia di lavorare e fare feste. Sfruttano la gente come nessuno sa fare, la fanno lavorare il doppio e la pagano la metà. Eppure non hanno tanti licenziamenti, il turnover è basso e c’è un grande senso di affiliazione da parte di tutti i dipendenti. C’è una idea di fondo che permea la cultura organizzativa: quella della famiglia. Della famiglia si tende a non parlar male, in famiglia ci si aiuta a vicenda e si fanno sacrifici per il bene comune. In famiglia ci si può anche divertire, e rilassare. Sarà l’idea vincente?

Il CEO di Southwest è il meno pagato del settore, eppure generano ricavi migliori a tutti i competitori. C’è una cosa che mi ha fatto pensare: provate a guardare il sito rivolto alle possibilità di carriera di Southwest e quello di Airfrance, la differenza si nota?

Come sopra, ecco la presentazione.

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Partiamo da zero: a chi potrebbe mai servire un wiki? e un blog? Innanzi tutto bisogna capire cosa sono, perchè spesso chi più ne ha bisogno nemmeno sa di cosa si tratta, mentre chi potrebbe farne a meno vuole averlo a tutti i costi, rischiando di peggiorare le cose.

Brevemente, un wiki è un sito dove tutti gli utenti possono modificare le pagine, senza particolari conoscenze tecniche. Un blog è invece un sito dove un singolo autore (o un gruppo di autori) pubblica le proprie riflessioni e i lettori possono lasciare commenti, anche qui senza la necessità di conoscere alcun linguaggio di programmazione. Un esempio? Il wiki più noto è certamente wikipedia, una enciclopedia on-line redatta dagli utenti. Un esempio di blog sono invece queste pagine.

Detto questo veniamo al sodo. A cosa possono servire blog e wiki in azienda? Un blog, per sua natura, si può rivolgere sia a utenti esterni (clienti), sia a utenti interni (dipendenti). Un wiki invece lo vedo meglio per l’impiego in ambiti interni, anche se le possibili configurazioni sono molteplici: data la natura altamente flessibile di questi strumenti essi si possono adattare a diversi contesti. Tra qualche anno sono convinto che i corporate blog saranno la norma. Soprattutto in quelle aziende che operano vendendo la propria merce o i propri servizi direttamente ai consumatori finali. Se produco calcestruzzi o piastrelle difficilmente potrò trarre giovamento da un blog aziendale pubblico, mentre se produco elettrodomestici le cose cambiano. Un blog è uno strumento che serve per aprire un canale di comunicazione diretto con i clienti finali (potenziali o reali). Nel blog si comunica generalmente in prima persona e questo abbatte le barriere dell’impersonalità di un sito web con la cruda presentazione del listino prezzi. Se l’autore del blog è una personalità affermata, come può esserlo il CEO o una figura carismatica della società, i suoi interventi conferiranno valore all’immagine dell’azienda che rappresenta. Le posizioni espresse in prima persona da un dipendente sono considerate maggiormente rispetto a quelle esposte in un comunicato stampa generico.

Oltre ad avere un canale diretto col quale entrare in contatto con l’azienda, un cliente potrà comunicare le proprie impressioni sapendo di rivolgersi a una persona presente. Su questo tema mi piacerebbe discuterne in futuro, magari con un post specifico; un blog potrebbe infatti rivelarsi un validissimo strumento di assistenza post-vendita.

L’apertura di un blog aziendale può essere un’operazione di marketing, ma può anche essere un’operazione di gestione della conoscenza. Quante volte le email finiscono dimenticate nelle vecchie pagine dell’archivio? Per non parlare del buco digitale nel quale finiscono le comunicazioni effettuate tramite istant-messaging. Io stesso faccio fatica a tenerne traccia, perchè gli strumenti che utilizziamo non sono pensati per la conservazione strutturata, e quindi la gestione, delle informazioni. Sono strumenti collaborativi, ma pensati per la collaborazione istantanea.

Una piattaforma di blogging interna, ancora meglio un wiki, possono venirci in aiuto per la gestione della conoscenza tacita, così come di quella esplicita. Si possono riportare documenti e best-practices su un wiki, così come si possono creare appositi wiki dedicati a programmi di ricerca o a gruppi di lavoro e staff interni. Mentre scrivo mi balzano in testa una miriade di esempi concreti: ufficio legale, risorse umane, manualistica.. Ma ogni specifica soluzione dipende da tanti fattori, primo fra tutti la cultura aziendale. L’ambiente lavorativo deve essere impostato sulla collaborazione costruttiva se vogliamo che un wiki interno possa funzionare.

Certo non è tutto rosa e fiori. Non si può pensare di poter mettere in piedi questi sistemi senza correre alcun rischio o assumere alcun impegno. Su un blog pubblico non può apparire di tutto, le informazioni sensibili vanno protette. Allo stesso tempo un wiki può facilmente trasformarsi da contenitore di conoscenza strutturata e strumento di collaborazione a un vero e proprio caos nella gestione della conoscenza. Il modo migliore per tutelarsi da questi rischi è definire delle linee-guida per l’utilizzo degli strumenti, occorre individuare esattemente chi può contribuire e come può farlo, quali sono le informazioni pubblicabili e quali no. Occorre poi un amministratore, una figura che monitorizzi costantemente l’evoluzione dei contenuti ed eventualmente apporti le modifiche e le contromisure necessarie.
Il fatto che molte grandi aziende, soprattutto in campo informatico, abbiano deciso di utilizzare questi strumenti di collaborazione significa che questa è la strada da seguire. IBM, HP, Microsoft, Sun, Google, Cisco System sono tutti nomi di un certo spessore; e tutti questi hanno aperto delle piattaforme collaborative basate su blog e wiki, con sfumature più o meno diverse.

Concludo con un’osservazione importante: un blog o un wiki può indurre nei dipendenti così come nei clienti una piacevole sensazione di freschezza e dinamicità, che un sito freddo e impersonale non potrebbe mai trasmettere. Le aziende sono fatte da persone, e investire su di esse può rivelarsi un’idea vincente.

• intranet aziendali
• sistemi di enterprise resource planning (ERP)
• sistemi di knowledge management

Soprattutto negli Stati Uniti, il networking e il lavoro di gruppo che prevede la condivisione di informazioni e la collaborazione su determinati progetti sono alla base della cultura di diverse aziende. L’Italia, forse anche a causa della presenza di tante piccole aziende, ancora non ha afferrato pienamente le opportunità che ne derivano.
Una intranet aziendale può migliorare la comunicazione interna, favorire la condivisione delle idee e aumentare la produttività e l’apprendimento sul lavoro.
La conoscenza è considerata a tutti gli effetti come una risorsa da gestire, esattamente come le materie prime o il cash flow. Gestirla significa saperla organizzare rendendola fruibile: non è importante ammassare informazioni ma saperle filtrare e renderle utili ai fini organizzativi.

Il Knowledge Management è un modo di pensare all’organizzazione e alla condivisione delle risorse intellettuali e creative di un’organizzazione. Esso si riferisce allo sforzo sistematico di trovare, organizzare e rendere disponibile il capitale intellettuale di un’azienda e di alimentare una cultura di apprendimento continuo e condivisione della conoscenza di modo che le attività organizzative possano costruire sulle conoscenze già acquisite. Il capitale intellettuale dell’azienda è la somma delle sue informazioni, della sua esperienza, delle sue conoscenze concrete, delle sue relazioni, dei suoi processi, delle sue innovazioni e delle sue scoperte. [Richard L. Daft. "Organizzazione Aziendale", Apogeo]

Trovare modi per trasferire e gestire il capitale intellettuale, sia esso conoscenza implicita o esplicita, assume una rilevanza cruciale.
Dalla conoscenza delle persone deriva in genere un potere all’interno dell’organizzazione, per questo motivo spesso si tende a evitare la condivisione, soprattutto nelle aziende dove la conoscenza utile è rappresentata da un’alta percentuale di conoscenza tacita.
Per sfruttare al meglio un sistema di condivisone della conoscenza, come può essere un valido sistema di e-Learning o di gestione dei progetti con piattaforme wiki e blog, è necessario prima di tutto un cambiamento di tipo culturale. La parte più difficile è il passaggio da una visione gerarchica e competitiva a una cultura di collaborazione e condivisione.

L’azienda dinamica deve evolversi e diventare una learning organization, dove non esistono tempi per l’apprendimento e tempi per il lavoro, ma un unico processo continuo e simultaneo di lavoro e apprendimento, derivante dal continuo scambio di informazioni e competente con l’ambiente. Qui è necessario mettere in comunicazione le persone, farle lavorare in gruppo, saper cogliere le informazioni dall’esterno e farle proprie; tutto questo può essere facilitato e reso possibile anche grazie ai sistemi ICT.

Come le aziende non capirono, all’epoca, le potenzialità dei forum, ora potrebbero non comprendere quelle del web 2.0, della socialità e della collaborazione che si può sviluppare con la rete. Si rischia di perdere una grande occasione e di arrivare tardi. Nei prossimi articoli ho intenzione di approfondire e analizzare le applicazioni che nuovi strumenti come blog, wiki, feed possono avere in un contesto aziendale (enterprise).

Per non far cadere nell’oblio tutte le ore passate di notte davanti al pc ho deciso di pubblicare la mia tesi come documento scaricabile gratuitamente, purchè venga rispettata la proprietà intellettuale. Il titolo del documento è “E-Learning e Knowledge Management: sviluppo di un portale web con blog e wiki”.

Durante la stesura della mia tesi e il relativo lavoro di programmazione web del portale ho avuto modo di imparare e impratichirmi con tantissimi strumenti: linguaggio java e jsp, css, impostazione di applicazioni open-source come Roller (piattaforma di bloggin multiutente) e JSPWiki (motore wiki). E’ stata l’occasione per studiare e scoprire diversi casi di applicazione di sistemi di collaborazione e apprendimento a distanza in contesti aziendali o in ambiti accademici.

Lo scopo di questa tesi è illustrare il processo che ha portato alla progettazione di un portale web di e-Learning e Knowledge Management. Il punto di partenza è l’analisi dello stato dell’arte; nel secondo capitolo si affronteranno gli aspetti economici, organizzativi e culturali ai quali sono soggetti i sistemi di questo genere (con un’analisi economica dettagliata dei costi relativi all’adozione di un sistema di e-Learning); nel terzo capitolo verrà presentata l’architettura e il funzionamento di Cognitio, il portale realizzato durante il tirocinio presso la facoltà, il relativo codice Java e la struttura del database (MySQL) al quale si appoggia.
L’aspetto innovativo di questa piattaforma web è l’impiego di strumenti quali wiki e blog per la distribuzione e fruizione dei corsi a distanza e la collaborazione tra gli utenti: essi offrono grande flessibilità al sistema, che si trasforma da semplice contenitore di materiale didattico in un vero e proprio strumento per la condivisione e gestione della conoscenza, con interessanti destinazioni anche in ambito aziendale al di fuori di un contesto puramente formativo.
Cognitio fa uso di software open source (Roller e JSPWiki) ed è stato installato presso un server del dipartimento di Scienze e Metodi dell’Ingegneria della facoltà di Reggio Emilia, l’obiettivo è utilizzarlo in futuro per il corso di Tecnologie e Applicazioni Web.

La tesi contiene anche un confronto tra i sette LMS (Learning Management Systems) open-source più rinomati: Moodle, Sakai, Atutor, ILIAS, Docebo, Dokeos, OLAT.
Un altro interessante contributo è quello della sitografia, che racchiude uno spaccato di tutti quei siti riguardanti la sfera dell’e-learning, del knowledge management, della collaborazione con blogs e wiki.

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