Se prendiamo in considerazione una società con la tipica organizzazione gerarchica, la diffusione di un software ERP è per antonomasia completa, perchè imposta. Generalmente questo viene implementato in azienda per volontà del top management in collaborazione con l’unità ICT e viene per forza utilizzato da tutti, perchè quello è il luogo dove l’azienda rendiconta il proprio operato.

Un software collaborativo invece ha solitamente una genesi diversa: esso viene acquistato da un dirigente con potere di acquisto, per essere poi diffuso o imposto ai propri diretti impiegati. Questo modo di procedere non garantisce però una completa e compatta adozione, poichè altri dipendenti, che fanno riferimento a diversi dirigenti, potrebbero non essere motivati ne incentivati all’utilizzo.

In questa immagine vengono riassunti i concetti presentati nell’articolo citato in precedenza. Piuttosto significative sono le due schematizzazioni in basso: a sinistra la genesi di un sistema collaborativo imposto secondo la logica top-down, a destra quella di un sistema emergente, nato per volontà di gruppi di utenti con bisogni emergenti, secondo una logica bottom-up.

Tipicamente questi sistemi tendono ad espandersi seguendo le esigenze che di volta in volta si manifestano, la governance è molto più caotica ma la diffusione e l’utilizzo dello strumento sarà sicuramente più uniforme. Il risultato è che alcune funzionalità nascono e muoiono nel giro di pochi mesi, altre si espandono nel tempo grazie alla partecipazione degli utenti. E’ il caso tipico di una intranet aziendale nata secondo una logica 2.0.

Insomma, nel 2009 l’enterprise 2.0 non è più un tabù, invito a leggere una attenta analisi dello status quo presentata sul blog Social Enterprise da Emanuele Quintarelli, di cui riporto solo un passaggio a mio avviso molto interessante che a completamento dei discorsi sopra. Tra le cose che emergono dallo studio sull’andamento del mercato Enterprise 2.0 proveniente da Forrester vi sono queste due sopra tutte:

• Più use cases contemporaneamente: quest’aria un pò carbonara è rafforzata dal numero di aziende che fanno contemporaneamente esperienza con più scenari di utilizzo del social software, guardando in primis al catturare e far circolare la conoscenza (51%), alle comunicazioni corporate (49%), al project management (48%), stimolare la collaborazione (39%). Data la flessibibilità, plasmabilità ed usabilità dei tool, è d’altronde immediato assecondare in corsa le richieste degli utenti e del business
• Pochi dipendenti di fatto usano gli strumenti: in media oggi solamente 1 dipendente su 10 accede sistematicamente ai blog o wiki messi a disposizione dalla società, contro i 4 su 10 che usano il portale corporate ed i 2 su 10 che sfruttano i workspace di progetto. Anche questo dato purtroppo dovrebbe stupirci poco dato lo scarso impegno delle aziende nel coltivare le comunità interne, nel gestire il change management ed ancora prima nel co-progettare questi spazi di scambio coinvolgendo in modo centrale gli utilizzatori finali. Come mostrano altri studi, è ormai chiaro che senza questa attenzione all’adozione, introdurre strumenti sociali non è altro che una perdita di tempo e denaro.

Il dato confortante è che comunque l’Italia non è rimasta indietro, una volta tanto.

Stamattina ero alle prese con lo studio di un nuovo documento riguardante la qualità dei progetti. Arriva via mail da un collega e parla di APQP. La sigla mi risuona vagamente in testa, dovrebbe essere un metodo per la qualità nei processi produttivi.. ma ne siamo sicuri? Google dimmelo tu: APQP – Advancep Product Quality Planning. Ma certo, ora è tutto più chiaro, beata wikipedia.

Le ore passano e le cose si complicano, nel famigerato documento subentrano sigle su sigle: FMEA, PPAP, PFMEA, SOP.. Bastano 30 secondi e tutti i dubbi vengono risolti. Qualche ricerca ed ecco le scoperte: Failure Mode and Effects Analysis, Production Part Approval Process, Process Failure Mode and Effects Analysis, Start Of Production.. Ma se non avessi avuto internet a disposizione?

Probabilmente avrei rotto le scatole a un collega, e il collega costa all’azienda molto più di un accesso internet, e l’accesso internet con il blocco della navigazione costa molto di più perchè ci sono le licenze del software per il monitoraggio di ogni utente. In sostanza: 5 minuti di pausa per guardare repubblica.it o dare la formazione su  buzzerbeater fruttano all’azienda molto più di ciò che si possa pensare.

Bloccare internet è da retrogradi, capisco i problemi legati alla “perdita di produttività”, ma una formazione dei dipendenti circa l’uso consapovele del web comporterebbe sicuramente un “aumento di produttività”. Bloccare è l’azione più rapida e meno costosa, in termini di impegno collettivo, ma di certo non è la soluzione migliore. Molto meglio responsabilizzare i dipendenti circa un uso coscienzioso di internet, perchè dietro lo schermo c’è un mare di strumenti e informazioni utili al lavoro di tutti i giorni.

Generalmente le politiche di blocco prevedono una delle seguenti modalità:

• Consentire la navigazione solo su siti fidati, come il portale interno, il sito dell’azienda e qualche sito accuratamente selezionato, come ad esempio il Sole24Ore o Wikipedia. E’ come offrire il telefono e permettere di chiamare solo 3 numeri: il centralino, il fornitore e il capo. Se un giorno il fornitore ti chiede di chiamare un diverso centro di assistenza, tu perdi 2 ore per farti attivare le chiamate verso un nuovo numero. Che senso ha?
• Consentire la navigazione solo in alcune finestre temporali, ad esempio durante la giornata si possono sfruttare sessioni di navigazione da 15 minuti, tre volte al giorno. E’ come offrire il telefono e permettere di chiamare il fornitore solo in alcuni momenti, e se non lo trovo? Riproverò domani.. ma intanto una giornata di lavoro è passata.
• Bloccare la navigazione solo su determinati siti, è la versione più soft, tutto sommato tollerabile. Non mi sembra corretto che un dipendente passi mezz’ora per giocare al fantacalcio on-line, ma se quella è l’indole probabilmente la stessa mezz’ora potrebbe passarla al telefono.
  I siti ai quali vietare l’accesso sono a discrezione dei dottori del CED: ho provato sulla mia pelle il blocco di siti come GoogleDocs o SlideShare, che in fondo sono strumenti utilissimi nella ricerca-scambio quotidiano di informazioni. Qualcuno può essere certo di sapere con esattezza dove risiedono le notizie di cui tutti i dipendenti hanno bisogno?

Internet è uno strumento, la qualità dello strumento è indiscutibile: bloccarlo significa bloccare i propri lavoratori, incastrarli dietro uno schermo senza accesso a un mondo di informazioni e opportunità. Proprio come il telefono, un uso sbagliato può recare danni all’azienda, ma non è privandone tutti indistintamente che si risolvono i problemi.

Giusto per chiudere con un esempio, quanto tempo avrei dovuto perdere (e fatto perdere ad altri) per sapere tutti i dettagli di un Process Flow Chart senza accesso al web? Ma senza andare sul tecnico, anche solo la pianificazione di una trasferta (la strada per arrivare dal cliente, dove pranzare, dove dormire) richiede il doppio del tempo senza internet.
E tu? Hai mai lavorato o lavori in un ufficio dove internet è limitato? Come ti trovi e quali sono i “motivi ufficiali” per giustificarne il blocco?