Enterprise 2.0 per chi è sul pezzo, nuovi strumenti lavorativi per chi semplicemente li usa. Fatto sta che sono sempre più diffusi, all’interno delle organizzazioni, strumenti come i blog e i wiki; utilissimi ai team di lavoro per la gestione quotidiana delle attività, altrettanto utili all’azienda per conservare traccia del lavoro svolto e rendere questa conoscenza riutilizzabile in futuro. Sono arrivati già da tempo anche i software di instant messaging, un altro noioso compagno d’ufficio dopo il telefono. In fondo si tratta di tools per comunicare, ma non solo.

E’ sempre difficile la scelta su quale strumento utilizzare, soprattutto per chi ne è a digiuno; vi sono strumenti più o meno adatti in base alle informazioni da condividere e ai feedback necessari. La tipologia della relazione spesso fa la differenza sul raggiungimento dei risultati.
Per scrivere le riflessioni seguenti ho preso spunto da una discussione sul tema che ho letto via LinkedIn, dove veniva citato questo interessante contributo.

Veniamo al dunque, quando è meglio usare uno strumento piuttosto che un altro?

• Blog: è uno strumento informativo più che collaborativo. E’ particolarmente indicato per team di lavoro distribuiti, dove il project manager deve tenere informati i vari attori, talvolta pure il cliente. Dagli articoli possono scaturire discussioni, ma generalmente si tratta di discussioni operative, destinate a perdersi col tempo poichè non sono strutturate. La discussione è asincrona. Le informazioni possono essere catalogate con tag e categorie, ma la componente cronologica è sempre prevalente e prima o poi le notizie finiscono nel dimenticatoio.
• Wiki: è un contenitore di conoscenza. Un repository all’interno del quale memorizzare la conoscenza, sia quella esplicita che tacita. L’informazione può essere strutturata attraverso menù di navigazione, link tra pagine ed eventualmente con una tassonomia. Il contenuto è vivo, viene continuamente modificato dagli utenti ma si conserva la traccia dell’evoluzione. Non è certamente adatto per sviluppare discussioni sulle faccende più operative e non si presta nemmeno come luogo di scambio col cliente, a meno di particolari situazioni. E’ un luogo dove archiviare cose che possono tornare necessarie in futuro, come le best practices per lo sviluppo di un prodotto o per l’archiviazione di istruzioni operative.
• Instant Messaging: è perfetto per chiedere informazioni al volo senza disturbare troppo i colleghi o chi per loro. E’ certamente meno invadente del telefono pur svolgendo la medesima funzione. La comunicazione è rallentata ma efficace: sincrona. Va usato con moderazione, ma è forse uno degli strumenti più rivoluzionari. Con i software di IM è inoltre possibile condividere file o la propria sessione del desktop, si tratta di funzionalità spesso poco utilizzate.
• Email: la rogna più grossa dei nostri tempi. Serve solo ed esclusivamente per comunicazioni ufficiali, come ad esempio la notifica di un appuntamento o l’assegnazione di un task. Sviluppare discussioni dove si chiede il parere di più persone così come collaborare su un file tramite mail è la cosa più sbagliata che si possa fare. Quando serve un feedback “evoluto”, mai usare la mail.
• Telefono: serve per chiedere “Dove sei?” ed eventualmente comunicare al volo alcune cose, come il classico “Arrivo più tardi!”. A volte, se servono molte informazioni immediatamente è meglio parlarsi, perchè l’instant messaging potrebbe rubare tempo ad entrambi. Si tratta di comunicazione sincrona; in fondo a volte è anche piacevole scambiarsi informazioni in modo naturale.

A questi strumenti, inoltre, dobbiamo aggiungere i cosidetti workspace. Tipicamente siti web che raccolgono una o più funzionalità citate sopra e ne estendono le potenzialità con calendari o cartelle condivisi, dove archiviare file sui quali è richiesto l’intervento di più persone.

L’ultima frontiera della collaborazione è sicuramente il buon Google Wave, che ancora in pochi utilizzano (me compreso) ma che alla lunga credo andrà a sostituire la mail, o perlomeno quel modo errato di usarla, che tutti prima o poi sperimentano. In sostanza unifica l’IM, l’editing collaborativo e la mail, aprendosi verso quel mondo infinito di applicazioni web: mappe, video, ecc..

E voi, cosa ne pensate? Avete mai provato a spiegare a qualcuno che sia a digiuno di tutti quando è il momento di usare una cosa piuttosto che un’altra?
Nell’ottica della gestione delle informazioni, credo che sia importante istruire gli utenti circa gli strumenti che hanno a disposizione. Ma come farlo? Attraverso lunghe pagine descrittive del servizio? Può essere utile moderare i contributi e spostarli da un blog a un wiki e viceversa? Io sono ancora in fase di studio dei comportamenti..

Si torna sempre un po’ più pieni dalla Sharepoint Conference, così è stato anche quest’anno. Dal 9 all’11 marzo, in una Milano timidamente innevata, purtroppo sono rimasto solo i primi due giorni. C’è una convinzione su tutte che mi porto a casa: è giunta l’era degli ERP delle informazioni.

Negli anni ’90 si vendevano gli applicativi di processo, c’era il software per la fatturazione, il software per la gestione del magazzino, il software per la gestione degli ordini di acquisto, e via dicendo. Poi arrivò il gestionale integrato, quello che metteva sotto controllo l’intero processo; e dopo qualche anno di titubanze siamo arrivati nel 2000 e tutti abbiamo capito l’importanza del software che accentra i dati e monitorizza l’intero processo.
Oggi, nel 2010, abbiamo il software per la gestione documentale, il CRM (Customer Relationship Management), il CMS (Content Management System), il software per la gestione delle trasferte, il social network dove i dipendenti si scambiano notizie, l’enterprise wiki per i tecnici della ricerca e sviluppo, il software per la business intelligence che rileva i dati dal gestionale, il software per l’archiviazione dei curriculum e per il recruiting, e via dicendo.. Ebbene, nell’era dell’information worker è diventato fondamentale avere una visione complessiva delle informazioni da gestire. E’ diventato fondamentale avere una piattaforma, sulla quale coinvogliare le informazioni, attingendole da fonti dati esterne, da strumenti di office, o direttamente dagli utenti. L’hanno capito dalle parti di Redmon, stavolta forse sono arrivati per primi. Certo, è un evento: tipicamente copiavano altri. Io non ho ancora visto nulla dalle potenzialità di Sharepoint 2010: c’è veramente un sacco di roba da studiare.

• Social Networking: che sia davvero maturi i tempi per il facebook aziendale? Tagging ovunque, profilo personale, ecc..
• Gestione documentale (ECM, per gli angofoni): tante possibilità di gestione dei metadata, di tutto ciò che da valore aggiunto al semplice documento
• Enterprise Wiki: un wiki integrato alla intranet, esistevano già col vecchio Sharepoint, ma ora sono molto più evoluti.
• Web analytics
• Blogs
• Connectors verso fonti dati esterne

Nella breve e intensa panoramica di questa due giorni mi sono davvero impressionato. Avevo visto Alfresco, Socialtext, MovableType e tanti altri: ma si tratta appunto di piattaforme settoriali, perfette per fare una singola cosa, gestione documentale, wiki, blogging.. Quello che manca a tutte queste applicazioni è una visione d’insieme e integrata, cosa che appunto fa la differenza in SharePoint.

Quello che manca? Una visione web del mondo office. Manca appunto un “Enterprise Google Apps“, se ci fosse anche questo saremmo davvero al completo. Per la versione 2010 hanno lavorato parecchio sulle feature web, sono arrivati i ribbon e tanto ajax, che rendono il tutto molto RIA.. In un’ottica veramente mobile e veramente collaborativa, dove magari è richiesta l’interazione del fornitore o del cliente (che potrebbe non avere installata l’ultima versione del software Microsoft), è bene prevedere l’editing dei documenti direttamente via web, laddove questi non siano particolarmente pesanti: ecco allora le Office Web Applications, che portano online il famigliare ambiente Office.

Su questo campo, Google ha aperto la strada e Microsoft ha capito. Basti pensare che nonastante tutti i miglioramenti fatti su Outlook 2010, Gmail rimane ancora un miraggio.

NB: per chi fosse curioso, sul sito di Microsoft si trovano le macchine virtuali con Sharepoint già bello pronto. I download sono piuttosto corposi, ma ne vale la pena. Mentre qui si trova il download delle Office Web Apps. Aspettando le sofferenze dell’upgrade..

Ho capito perchè Microsoft compare tra i leader in così tanti “Magic Quadrant” di Gartner. Dopo la due giorni alla SharePoint Conference, sono uscito con le idee più chiare, ho capito dove vuole arrivare Microsoft ma soprattutto quali piccole grandi innovazioni stanno dietro a questa piattaforma. Perchè di piattaforma si tratta, SharePoint non è solo un sito per la collaborazione targato Office, la sua estendibilità e le sue possibilità di personalizzazione sono talmente tante che ti fanno guardare molto più avanti.

Che io sappia, oggi Microsoft si trova tra i leader in ben 6 dei “quadranti magici” di stampo Gartner:

• Enterprise Application Servers (figura 1)
  
• Enterprise Content Management (figura 2)
  
• Business Intelligence Platforms (figura 3)
  
• Horizontal Portal Products (figura 4)
  
• Enterprise Content Management (figura 5)
  
• IT Project and Portfolio Management (figura 6)

Questi quandranti sono il risultato di ricerche condotte dalla società di consulenza americana Gartner, sono la rappresentazione visuale di ricerche che tentano di mappare il mercato di riferimento, la direzione e i maggiori soggetti che ne fanno parte. I players vengono inquadrati in base a due concetti: “capacità di fare” e “completezza della visione“. I leader sono coloro che hanno entrambe queste qualità, chi ha solo la prima è definito challenger (sfidante), chi possiede solo la seconda è tra i visionaries (visionari), poi vengono i niche players (giocatori di nicchia).

Il fatto che Microsoft sia presente tra i leaders in tutti questi studi significa che ha maturato una notevole completezza nella visione e una soddisfacente abilità di fare in svariati settori, che sono bene o male collegati tra loro e descrivono nel loro complesso i maggiori bisogni emergenti delle organizzazioni odierne: portali aziendali, sistemi di project/knowledge management, gestione documentale e collaborazione. In un’unica parola: SharePoint.

Dopo i due giorni a Milano sono tornato con un sacco di idee, di proposte e possibilità che cercherò di mettere nero su bianco in qualche intervento successivo. Qui vorrei solo aprire una questione: Google, tanto decantato, è ancora lontano dai sistemi enterprise di ampia visione. Oggi la sua offerta è limitata ai servizi che si rivolgono anche al grande pubblico: GMail, Docs..
Microsoft ha saputo cogliere e tradurre in una piattaforma tante esigenze, e lo sta facendo lasciando a sviluppatori e utenti finali grandi possibilità di personalizzazione. Google ad oggi offre strumenti funzionali e funzionanti, che però non possono essere personalizzati e inseriti in un contesto aziendale che richieda un notevole grado di personalizzazione.

E’ così o è solo una mia impressione?

Project Management, Task Management, Project Portfolio, Knowledge Management, Product Data Management, SOA, Enterprise Application Integration e chi più ne ha più ne metta. Per chi ancora parla italiano: gestione dei progetti e del portfolio progetti, pianificazione delle attività, gestione della conoscenza, gestione documentale legata al prodotto, architetture software orientate ai servizi, integrazione delle applicazioni presenti in azienda. Sono queste le sfide di oggi, per una azienda che chiede all’infrastruttura ICT servizi fruibili e con una semplice finalità: soddisfare bisogni, più o meno estesi, all’interno dell’organizzazione. Per il cliente sono tutte attività che non creano valore aggiunto, per l’azienda sono la base operativa, a volte la prerogativa per il conseguimento dei risultati.

La gestione dei progetti va oltre la semplice pianificazione, diventa fondamentale condividere le informazioni sull’avanzamento delle attività, l’utilizzo delle risorse e i relativi costi. A maggior ragione per il reparto di Ricerca e Sviluppo: il portfolio progetti deve essere accessibile e visibile a tutti, i team di lavoro devono condividere files e documenti agevolmente, i ricercatori devono scambiarsi conoscenza agilmente. La conseguenza naturale di queste introduzioni è l’aumento della complessità delle tecnologie ICT: la gestione di tale complessità diventa un fattore critico per rendere utilizzabili i sistemi informatici.
Ecco quindi l’avvento delle SOA: Service Oriented Architecture. Il software deve fornire  alcuni precisi servizi ed essere accessibile via web: Web Services.
Le piattaforme per la condivisione di documenti e progetti sono tantissime, il compito di un ingegnere gestionale sta nell’individuare i bisogni (requisiti) fondamentali per poi scegliere e sviluppare il software correttamente.

Oggi ho messo in fila le idee, e ho stilato una lista di argomenti sulla quale costruire la tesi di laurea specialistica. Si, la tesi: finalmente si esce.. anche se di certo non prima di Dicembre. Probabilmente diventerà l’indice, 12 capitoli e troppe parole inglesi. Che dite?

1. Introduzione
2. Project Management in R&D
   1. Importanza della gestione progetti e Open Innovation
   2. Intranet: condivisione e architettura Service Oriented
   3. Gestione documentale abbinata ai progetti
3. Ai confini del Knowledge Management
4. Enterprise 2.0: i bisogni emergenti e le SOA
5. Governance dell’ICT: complessità crescente e bisogno di integrazione
   1. La logica dell’architettura a piccoli moduli
   2. Accoppiamento dei software: bene o male?
6. Microsoft SharePoint e la Social Era: tra wiki, blog e team di lavoro
7. Project Web Access: Microsoft Project on-line
8. Il caso della intranet nel reparto R&D di LandiRenzo S.p.A.
   1. SharePoint e PWA: personalizzazioni della piattaforma e Web Parts
   2. Monitorare il Workflow dello sviluppo software: una soluzione con gli strumenti di SharePoint
   3. Workflow dei documenti: interfacciamento con SAP
   4. Product Data Management col software Model Manager e il CAD
   5. Forza e debolezza di piattaforma e infrastruttura
9. Il ruolo del CED
10. Qualche cenno sul mondo Open Source
11. Evoluzione
12. Conclusioni

Lo pubblico perchè come sempre mi piace condividere ciò che faccio, soprattutto da studente, e magari qualcuno può darmi spunti interessanti o viceversa questo elenco potrebbe stimolare qualche altro “collega”. Per chi se la fosse persa: la laurea della triennale è disponibile per la consultazione.

Ho deciso di focalizzare l’attenzione sulla intranet e sulle piattaforme collaborative, lo trovo un proseguimento del lavoro dei tre anni precedenti; è comunque un tema che mi sta a cuore. E chissà che l’inizio di questo post non diventi l’introduzione..

Siemens è un colosso mondiale della componentistica elettronica e consulenza su progetti avanzati. Da diversi anni si è dotata di una piattaforma web per il Knowledge Management. Gestione della Conoscenza, per chi ancora parla come mangia.
Su ShareNet i dipendenti Siemens scambiano informazioni, c’è una bacheca per le richieste urgenti, un forum, strumenti di chat e videoconferenza. Si tratta di un luogo virtuale per la collaborazione, il cui scopo è la memorizzazione della conoscenza acquisita coi progetti passati e quelli in corso.
ShareNet ha vinto il “Best Global Knowledge Management Network” award nel 1999, quando il sistema stava ancora prendendo forma. Oggi è diventato un social network aziendale di fondamentale importanza, ma il successo che ha avuto non è frutto della propensione alla condivisione innata nei dipendenti Siemens.
Per promuovere e far utilizzare il sistema si sono spese cifre importanti, milioni di dollari; si sono individuati manager addetti all’implementazione e alla promozione della piattaforma nelle diverse divisioni; sono stati individuati “template” per l’inserimento delle informazioni e venivano elargiti premi alle persone che maggiormente contribuivano ai contenuti.
La morale? Non è sufficiente la progettazione condivisa, è indispensabile anche il “marketing interno” per far decollare un social network. Un sistema di Knowledge Management non può funzionare se non viene costantemente alimentato.

Queste sono le slides della nostra presentazione, le pubblico on-line, come al solito, per non farle precipitare nel dimenticatoio delle “fatiche formative”.

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Sothwest è una compagnia aerea low cost che opera negli Stati Uniti, fu la prima a buttarsi sul mercato dei voli a basso costo e al suo modello si sono ispirate altre società, come Ryanair o easyJet.
A un osservatore esterno sembrerebbe una compagnia felice, fatta di gente con una gran voglia di lavorare e fare feste. Sfruttano la gente come nessuno sa fare, la fanno lavorare il doppio e la pagano la metà. Eppure non hanno tanti licenziamenti, il turnover è basso e c’è un grande senso di affiliazione da parte di tutti i dipendenti. C’è una idea di fondo che permea la cultura organizzativa: quella della famiglia. Della famiglia si tende a non parlar male, in famiglia ci si aiuta a vicenda e si fanno sacrifici per il bene comune. In famiglia ci si può anche divertire, e rilassare. Sarà l’idea vincente?

Il CEO di Southwest è il meno pagato del settore, eppure generano ricavi migliori a tutti i competitori. C’è una cosa che mi ha fatto pensare: provate a guardare il sito rivolto alle possibilità di carriera di Southwest e quello di Airfrance, la differenza si nota?

Come sopra, ecco la presentazione.

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Arrivo al lavoro, verso le 9. La mia è un’azienda con un centinaio di dipendenti, abbiamo tre sedi: due in Emilia e una in Lombardia. Collego il notebook e accedo al portale aziendale. Stamattina sono sereno, è lunedì ma non ho scadenze stringenti. Controllo gli ultimi post pubblicati dai colleghi: ne trovo uno molto utile, che probabilmente mi aiuterà a risolvere un problemino col progetto avviato sul cliente Rossi. Lascio un commento entusiasta e voto l’articolo: 5 stelline.
Ho voglia pure di vedere che stanno combinando quei pazzi della ricerca e sviluppo, vado a leggere gli articoli sul blog della R&D. Come al solito tante belle cose ma ancora nessuna applicazione reale. Staremo a vedere..
Ah, c’è un tizio che propone un aperitivo tra colleghi martedì prossimo: io ci sono! Il bar chi lo scieglie?
Mario è stato promosso, i miei complimenti; Carla, neolaureata, è appena entrata in azienda, le lascio un messaggio per farle presente che nella sezione dedicata ai nuovi dipendenti ci sono un sacco di informazioni utili.
Basta, sono le 10 e un quarto, è ora di fare qualcosa.. Il forum lo consulterò nel pomeriggio, adesso non sono in vena di dispensare consigli.

Concetto di impresa 2.0, detta all’americana: enterprise 2.0.
In sostanza si tratta di concedere qualche ora ai dipendenti per il libero svago sulla intranet interna, il tutto a discapito della produttività. A discapito della produttività? Non esattamente.
Strumenti come wiki e blog, che hanno reso possibile l’evoluzione di internet, possono rendere possibile pure l’evoluzione di una azienda. Delle relazioni lavorative: possono facilitare la comunicazione orizzontale e spianare la strada per nuovi scenari produttivi. Soprattutto per le organizzazioni che prevedono un costante lavoro per team e che consideraziono la conoscenza interna un bene da proteggere e coltivare (knowledge management per gli anglofoni).
E chi se ne frega se finisce che la gente pubblica le foto del capo con le gote rossicce all’ultima cena aziendale oppure parla della birra fatta in casa, succede sempre anche alla macchinetta del caffè. Nella maggior parte dei casi invece una intranet aziendale ben strutturata sarà utile per risolvere problemi, scambiarsi informazioni sui clienti, lasciare per iscritto cose che altrimenti andrebbero perdute nel tempo, comunicare con gente che non sta nello stesso ufficio; e questo alla macchinetta del caffè difficilmente avviene.

Tutto questo potrebbe essere interessante, ma chi lavora con questi strumenti? E soprattutto chi ti installa queste cose in azienda? E i costi?
Rispondere a queste domande non è per niente semplice, perchè il settore è appena nato acerbo. Perchè esistono una marea di esperimenti, ma non una killer application. Esistono casi studio più o meno ecclatanti, ma nessuno sarà mai abbastanza esplicativo. Innanzi tutto serve cultura aziendale. Se un’organizzazione è per natura verticale e verticistica, difficilmente riusciremo a sfruttare al meglio questi sistemi.
Alla seconda domanda si può rispondere in questi termini: non esiste ancora la suite completa e definitiva. Quella in grado di adattarsi a tutte le esigenze e soddisfare ogni bisogno. Esistono però aziende che offrono soluzioni più o meno specifiche, che vanno opportunamente valutate in una prima fase di selezione del software. A tal proposito il punto di partenza è sicuramente il “quadrante magico” di Forrester.

I principali attori del settore sono:

• Suite 2.0 di Spikesource: Si pubblicizza come la piattaforma completa per l’enterprise 2.0. In effetti i componenti che la costituiscono sono i più noti del settore, su un’unica piattaforma sono integrati Movable Type (blog) e Social Text (wiki), oltre ad altri strumenti per la gestione RSS.
  E’ da valutare però attentamente la piattaforma, non sono infatti disponibili demo esplicative, questo può far pensare che l’interfaccia e l’usabilità siano ancora un po’ acerbe; almeno questa sensazione traspare dalla consultazione del sito ufficiale
• Movable Type Community Solution: A mio parere è tra le piattaforme più indicate se si vuole realizzare una community aziendale, dove ogni utente/dipendente dispone di un proprio blog personale. L’idea vincente è che l’utente interagisce coi vari strumenti in una logica bottom/up: i contenuti migliori vengono votati col sistema di ranking dagli altri utenti (lettori) fino a raggiungere notorietà.
  Ogni utente dispone di una pagina personale che può gestire come meglio crede. C’è la possibilità di aggiungere campi personalizzati al profilo utente, quindi ad esempio si possono inserire campi come “progetti avviati”, “clienti seguiti”, ecc..
  Per ogni utente viene tenuta traccia della sua attività all’interno della community, è quindi possibile vedere i commenti fatti, le risposte ai post nel forum, gli articoli pubblicati sul blog..
  E’ possibile creare dei blog multi-utente (sui quali più utenti possono scrivere – ideale per blog di progetto e per team di lavoro/ricerca), dispone inoltre dei forum.
  E’ presente una parte CMS, attraverso la quale è possibile pubblicare contenuti standard.
• Blogtronix: Un’altra piattaforma per creare un social network aziendale. A differenza di Movable Type, dispone anche di un wiki. Non ho ancora avuto modo di approfondirne le funzionalità ma a giudicare dallo screencast dimostrativo ha tutte le carte in regola.
• SocialText (enterprise wiki)
  
• ToughtFarmer (enterprise wiki)
  
• Cogenz (enterprise social bookmarking)
• Liferay (enterprise open sourceportal)
• TikiWiki
• Confluence Wiki

Alla terza domanda, quella sui costi, si risponde così: se vogliamo la suite bisogna pagare. Il mondo dell’open source non ha ancora una offerta affidabile rivolta alle aziende, o almeno nella mia esperienza ancora non mi è capitato nulla tra le mani.

Se qualcuno conosce e ha provato queste o altre applicazioni, in ottica aziendale, è il benvenuto. Sono curioso di scambiare opinioni e capire le esperienze fatte sul campo. Sono alle prese con uno studio di intranet per una azienda medio grande e mi piacerebbe condividere qualche battuta.

Piccola nota finale, nel valutare queste piattaforme spesso ci si dimentica della fatidica equazione: semplice=meglio.