Enterprise 2.0 per chi è sul pezzo, nuovi strumenti lavorativi per chi semplicemente li usa. Fatto sta che sono sempre più diffusi, all’interno delle organizzazioni, strumenti come i blog e i wiki; utilissimi ai team di lavoro per la gestione quotidiana delle attività, altrettanto utili all’azienda per conservare traccia del lavoro svolto e rendere questa conoscenza riutilizzabile in futuro. Sono arrivati già da tempo anche i software di instant messaging, un altro noioso compagno d’ufficio dopo il telefono. In fondo si tratta di tools per comunicare, ma non solo.

E’ sempre difficile la scelta su quale strumento utilizzare, soprattutto per chi ne è a digiuno; vi sono strumenti più o meno adatti in base alle informazioni da condividere e ai feedback necessari. La tipologia della relazione spesso fa la differenza sul raggiungimento dei risultati.
Per scrivere le riflessioni seguenti ho preso spunto da una discussione sul tema che ho letto via LinkedIn, dove veniva citato questo interessante contributo.

Veniamo al dunque, quando è meglio usare uno strumento piuttosto che un altro?

• Blog: è uno strumento informativo più che collaborativo. E’ particolarmente indicato per team di lavoro distribuiti, dove il project manager deve tenere informati i vari attori, talvolta pure il cliente. Dagli articoli possono scaturire discussioni, ma generalmente si tratta di discussioni operative, destinate a perdersi col tempo poichè non sono strutturate. La discussione è asincrona. Le informazioni possono essere catalogate con tag e categorie, ma la componente cronologica è sempre prevalente e prima o poi le notizie finiscono nel dimenticatoio.
• Wiki: è un contenitore di conoscenza. Un repository all’interno del quale memorizzare la conoscenza, sia quella esplicita che tacita. L’informazione può essere strutturata attraverso menù di navigazione, link tra pagine ed eventualmente con una tassonomia. Il contenuto è vivo, viene continuamente modificato dagli utenti ma si conserva la traccia dell’evoluzione. Non è certamente adatto per sviluppare discussioni sulle faccende più operative e non si presta nemmeno come luogo di scambio col cliente, a meno di particolari situazioni. E’ un luogo dove archiviare cose che possono tornare necessarie in futuro, come le best practices per lo sviluppo di un prodotto o per l’archiviazione di istruzioni operative.
• Instant Messaging: è perfetto per chiedere informazioni al volo senza disturbare troppo i colleghi o chi per loro. E’ certamente meno invadente del telefono pur svolgendo la medesima funzione. La comunicazione è rallentata ma efficace: sincrona. Va usato con moderazione, ma è forse uno degli strumenti più rivoluzionari. Con i software di IM è inoltre possibile condividere file o la propria sessione del desktop, si tratta di funzionalità spesso poco utilizzate.
• Email: la rogna più grossa dei nostri tempi. Serve solo ed esclusivamente per comunicazioni ufficiali, come ad esempio la notifica di un appuntamento o l’assegnazione di un task. Sviluppare discussioni dove si chiede il parere di più persone così come collaborare su un file tramite mail è la cosa più sbagliata che si possa fare. Quando serve un feedback “evoluto”, mai usare la mail.
• Telefono: serve per chiedere “Dove sei?” ed eventualmente comunicare al volo alcune cose, come il classico “Arrivo più tardi!”. A volte, se servono molte informazioni immediatamente è meglio parlarsi, perchè l’instant messaging potrebbe rubare tempo ad entrambi. Si tratta di comunicazione sincrona; in fondo a volte è anche piacevole scambiarsi informazioni in modo naturale.

A questi strumenti, inoltre, dobbiamo aggiungere i cosidetti workspace. Tipicamente siti web che raccolgono una o più funzionalità citate sopra e ne estendono le potenzialità con calendari o cartelle condivisi, dove archiviare file sui quali è richiesto l’intervento di più persone.

L’ultima frontiera della collaborazione è sicuramente il buon Google Wave, che ancora in pochi utilizzano (me compreso) ma che alla lunga credo andrà a sostituire la mail, o perlomeno quel modo errato di usarla, che tutti prima o poi sperimentano. In sostanza unifica l’IM, l’editing collaborativo e la mail, aprendosi verso quel mondo infinito di applicazioni web: mappe, video, ecc..

E voi, cosa ne pensate? Avete mai provato a spiegare a qualcuno che sia a digiuno di tutti quando è il momento di usare una cosa piuttosto che un’altra?
Nell’ottica della gestione delle informazioni, credo che sia importante istruire gli utenti circa gli strumenti che hanno a disposizione. Ma come farlo? Attraverso lunghe pagine descrittive del servizio? Può essere utile moderare i contributi e spostarli da un blog a un wiki e viceversa? Io sono ancora in fase di studio dei comportamenti..

Ho da poco acquistato un Nokia N79, volevo togliermi una voglia e l’ho fatto. Così nello stesso dispositivo mi sono trovato con un navigatore, una fotocamera in grado di geolocalizzare le immagini scattate e un sacco di altri applicazioni. Il salto rispetto ai telefoni di qualche anno fa è immenso, con tre o quattrocento euro ti porti a casa un aggeggino che ha molte più cose dell’iphone, touchscreen a parte.

Il navigatore e la connettività GPS sono a mio avviso il pezzo forte, avere mappe navigabili con relativi POI è di grande aiuto. POI è una sigla che sta per Point Of Interest, si può decidere che cosa far apparire sulle mappe: dai distributori di carburante ai centri commerciali, dai monumenti ai luoghi di interesse turistico. Le mappe si scaricano prima sul proprio telefono connettendolo al PC via usb, tramite il software Nokia Map Loader. Tutto questo evita di tenere attiva un’esosa connessione che impiega banda e risorse per poter navigare le mappe, i costi delle connessioni GPRS o UMTS degli operatori italiani sono ancora piuttosto elevati. Le mappe sono gratuite, mentre i servizi di navigazione vocale sono a pagamento. E’ una scelta che non condivido, ma è tutto sommato capibile visto gli ingenti investimenti di nokia nel settore.

La casa finlandese sta spingendo molto sui suoi dispositivi multimediali (la famosa serie N) e con OVI, la piattaforma sociale on-line, ha dato il via a quella sana commistione tra web 2.0 e mondo mobile. Basti pensare alle mappe che ora sono sbarcate sul portale: maps su Ovi è un servizio gratuito che permette alle persone di pre-programmare il viaggio stando a casa al proprio PC e successivamente sincronizzarlo con il cellulare, definendo prima di partire le rotte e le destinazioni preferite. Le persone possono condividere la loro posizione e tutti i luoghi socialmente significativi con amici, invitandoli a scambiare opinioni. Altri esempi sono il perfetto supporto di servizi email come Gmail, Hotmail, Yahoo sui dispositivi della serie N; senza contare il fatto che lo stesso OVI offre servizi di email e calendario on-line.

L’emergere di software come Fring poi aprono la strada a tanti affascinanti scenari: Fring è una applicazione java per cellulari che apre l’accesso a Skype®, MSN® Messenger, Google Talk™, ICQ, SIP, Twitter, Yahoo!™ e AIM® direttamente sul proprio telefonino.

Per chi come me viene catapultato nel mondo dei cellulari evoluti il sito dedicato alla N series è un pozzo di scoperte: Widget, web radio, internet e splendide cose come viNe. Se volete mettere un po’ di acquolina in bocca vi consiglio di farci un salto.

Dopo aver giocato qualche giorno con questo aggeggino la domanda sorge spontanea: dove vuole arrivare Nokia e a cosa sta puntando?
Sebbene ultimamente abbia stimato al ribasso le previsioni di mercato, l’unico modo per restare a galla nel settore della telefonia mobile sembra essere quello di offrire servizi software integrati col personal computer. Non solo hardware di qualità quindi, ma anche e soprattutto software e servizi: mappe, sharing on-line, messaggistica, organizer. Apple e il suo iPhone hanno aperto la strada, ma Nokia non è rimasta di certo a guardare. Dopo aver toccato con mano questi servizi, mi sento di affermare che la differenza tra i due mondi è molta e la bilancia pende tutta a favore di Nokia. Apple è incredibilmente brava nel marketing, ma un dispositivo da 600 euro (senza navigatore o geotagging delle foto, senza possibilità di registrare video.. solo per citarne alcune) non vale uno degli ultimi apparecchi della serie N. Nella mia modestissima opinione.
Qualche mese riferivo dello scetticismo a riguardo degli aggeggini tutto fare, oggi devo in parte ricredermi..