Ebbene, non avendo ancora installato SharePoint Designer volevo farmi un’idea del software per capirne le potenzialità. Le strade sono due: scaricare la demo utilizzabile per 60 giorni oppure effettuare una prova direttamente on-line. Piacevolmente sorpreso: grazie a Runaware viene data la possibilità di collegarsi in remoto a una macchina che ospita una serie di applicazioni Microsoft, il tutto dopo aver scaricato un plugin per il browser sviluppato da Citrix. E’ possibile provare tutto il pacchetto Office: Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, Project, Publisher, Visio, Word. Oltre a questi, anche tutta la serie delle applicazioni web based come SharePoint o Project Server.

Giusto per darvi un’idea, a lato trovate la schermata di un sito sharepoint dove all’interno ho preparato un wiki (click per ingrandire). Tutto fatto via browser.
L’esperienza nell’utilizzo è davvero considerevole. Una pratica finestrella indica qualche semplice esercizio per prendere confidenza col software che stiamo valutando. Soprattutto nel caso di SharePoint Designer si è rivelata estremamente utile per capire la logica che sta sotto al programma e fare qualche esperimento.

Per chi non lo conoscesse, SharePoint Designer serve per costruire siti web basati su SharePoint, impostare le master page (template dinamici con spazi dove caricare il contenuto) e creare applicazioni personalizzate. Ad una prima osservazione mi è parso un software completo. Tenete presente che l’ultimo prodotto Microsoft in materia, toccato con mano, fu FrontPage 2000.. Era praticamente impossibile non notare passi in avanti: uno fra tutti il supporto a css. Ma al di là del programma specifico, che avrò modo di installare e provare con la dovuta calma, ciò che mi ha stupito maggiormente è stata la modalità con cui viene offerta la demo.

Provare un programma via browser ha il difetto della lentezza (senza una connessione veloce è impensabile), a volte si percepisce un po’ di ritardo nelle azioni, ma l’immenso vantaggio di non dover installare la versione demo, quella che dopo 60 giorni ti chiede la licenza. Vi immaginate doversi installare tutta la suite Office, Sharepoint e Project Server? Una lavorata immensa se commisurata allo scopo: la prova di un programma, magari anche solo per vedere come è fatta l’interfaccia.
Dalle parti di Runaware sono specializzati in questo: test via web del software, che sia Microsoft o chi per loro. Piacevole scoperta.

Frontier Analyst è un software sviluppato da Banxia, una software house inglese piuttosto intraprendente. L’obiettivo di questo programma è fornire uno strumento decisionale per valutare le prestazioni di diverse business units (filiali, negozi, reparti ospedalieri, uffici pubblici o vere e proprie unità di business aziendali..) e indicare i possibili margini di miglioramento, sulla base di un confronto “alla pari”.

Frontier si basa sulla analisi DEA (Data Envelop Analysis), sviluppatasi originariamente nel settore della pubblica amministrazione dove non c’erano obiettivi di “profitto” con cui confrontarsi. Si tratta di un metodo di analisi dei dati volto a individuare una “frontiera efficiente“, ovvero una linea ideale che rappresenta il miglior tasso produttivo generato dalle unità che si stanno valutando. Per approfondire si faccia riferimento a wikipedia.

Installando la versione dimostrativa del software è possibile capirne subito il concetto. In questa schermata ad esempio si vogliono valutare le prestazioni di diverse filiali di una banca. Esse hanno un solo input, il personale, e due output, i trasferimenti dovuti a conti privati e a conti aziendali.

L’esempio è ovviamente banale, ma utile a capire il concetto base del software.
Lanciando l’analisi si ottiene la valutazione di ogni unità di business, di ogni filiale.

Il “grafico di frontiera” individua in Manchester l’unità con il miglior rapporto Trasferimenti Aziendali/Personale e in Glasgow quella con miglior rapporto Trasferimenti Privati/Personale. Queste saranno le unità con efficienza 100%, quelle che rispettivamente generano maggiori profitti col personale a disposizione. Per capire l’efficienza delle altre dovremo tirare una linea che congiunge l’origine degli assi alla frontiera individuata, la posizione della unità su questa linea rappresenta l’efficienza.

Finchè le dimensioni sono due nessun problema; chiaramente il punto di forza è l’analisi multidimensionale, dove il software ci viene in aiuto.

Il grafico di analisi per ogni Business Unit mostra i livelli di input e output necessari per rendere quella unità “totalmente” efficiente (vedi sopra). In sostanza ci indica quali input tagliare, su quali investire e su quali output è opportuno puntare. L’importanza di questo metro è data dal fatto che si basa su comparazioni “alla pari”, quindi i risultati dovrebbero essere realmente raggiungibili dalle singole unità. In questo caso il software proponeva di tagliare sul personale nella filiale di Leeds.

Le analisi si possono effettuare secondo due metodi: avendo come obiettivo la minimizzazione degli input oppure la massimizzazione degli output. C’è un pannello dal quale si possono impostare queste opzioni (vedi immagine sopra).
I risultati sono ovviamente differenti. In questo esempio: nel primo caso viene proposta una drastica riduzione del personale (di circa l’80%) e investimenti sul mercato business, mentre nel secondo caso non viene proposta nessuna riduzione del personale.
Caso minimizzazione degli input

Caso massimizzazione output

Sono presenti inoltre utili strumenti per l’importazione dei dati da excel, database, file xml. Ho testato l’importazione di datida Excel e funziona senza intoppi, notevole.
Molto interessanti le funzioni di esportazione dei dati. Oltre alla classica reportistica – è possibile creare documenti word sulla base dei dati si analisi – è presente anche una funzione per la pubblicazione sul web, che nella versione demo è disabilitata. Sulla carta però è possibile costruire un sito web per la presentazione dei risultati ottenuti con la simulazione.

Per quanto riguarda i dati, non si ragiona solo in termini di input/output. Si possono inserire anche costi, così come gli input non controllabili, per effettuare simulazioni che rispecchino la realtà.
Altri utili supporti visivi sono il grafico di distribuzione dell’efficienza e il diagramma descrittivo del processo produttivo, riportati qui sotto.
Grafico distribuzione: rappresenta il numero di unità posizionate sui diversi livelli di efficienza

Diagramma processo

Qualche considerazione critica

Ovviamente si tratta di uno strumento di supporto decisionale, e non di un decisore. Per quanto possa essere affidabile l’analisi matematica, non possiamo riprodurre con qualche numero tutte le variabili che entrano in gioco nei contesti reali. I risultati di un software come questo possono dare una indicazione di massima sulla strada da seguire, ma non saranno mai alla base delle decisioni.

L’unica perplessità è che queste analisi alla pari magari non tengono conto delle potenzialità di sviluppo anche delle business units migliori, forse il benchmarking esterno resta fondamentale per capire la reale situazione.

Senza dubbio l’impostazione grafica che ricorda il nuovo Microsoft Office, i tool di esportazione/importazione dati e la semplicità di utilizzo ne fanno un software appetibile. La curva di apprendimento non è per nulla ripida, dopo un’occhiata agli esempi si entra subito nell’idea di base del programma.

Se poi aggiungiamo che il prezzo di licenza è decisamente abbordabile per il target a cui si rivolge, le conclusioni non possono essere che positive. Credo possa essere utile in quelle situazioni di analisi e sviluppo per aziende, ma anche per la pubblica amministrazione o le associazioni no-profit. In tutte quelle circostanze dove diventa fondamentale comparare tra loro le unità produttive interne.