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Impedire la stampa e il copia incolla da pagine wiki su Sharepoint 2010

Davide — Tue, 22 Nov 2011 11:23:44 +0000

L’esigenza è semplice: deve essere impedito all’utente medio di poter stampare o fare copia incolla da una pagina wiki di Sharepoint 2010. La premessa sull’utente medio è fondamentale, perchè un utente scafato, in grado di leggere il codice e capire come fare lo troveremo sempre.. non è quindi questo il modo per proteggere fino alla morte un contenuto, si tratta semmai di un modo per sensibilizzare l’utente circa il contenuto confidenziale pubblicato su una pagina web.

Come fare? Ovviamente javascript e css. La rete è piena di esempi per disabilitare il cut&paste o evitare la stampa di una porzione di pagina su carta; per il primo obiettivo useremo uno script semplicissimo, per il secondo un foglio di stile associato alla stampa. Tutto qui:

Con Sharepoint 2010 non è possibile però inserire javascript su una webpart di contenuto, inoltre per raggiungere lo scopo serve mettere alcune righe di codice nel tag della pagina. Dovremo quindi utilizzare Sharepoint Designer, dove possiamo entrare nell’editor della pagina wiki e cliccando su Modalità Avanzata nel ribbon siamo in grado di modificare il codice. Ogni pagina Sharepoint contiene un tag, PlaceHolderAdditionalPageHead, pensato appositamente per aggiungere codice custom nell’head della pagina.

Nell’immagine sopra ecco un esempio pratico: risultato raggiunto! :)

Intranet Governance: intervista a Jane McConnel

Davide — Wed, 02 Jun 2010 22:42:44 +0000

Global Intranet Strategies è il report che ogni anni Jane McConnel produce dopo aver passato in rassegna diverse intranet aziendali, lo diffonde direttamente dal suo blog (Globally Local.. Locally Global). Quest’anno Jane sarà presente come relatrice all’International Enterprise 2.0 Forum, il 9-10 Giugno a Milano; vista l’occasione scambiamo con lei qualche battuta. Una chiacchierata sulle modalità di governance e di gestione di una robusta intranet aziendale. Da un po’ di tempo sono alle prese con lo sviluppo e la gestione di una intranet concepita per una azienda che ha filiali worldwide, ne ho approfittato per chiedere qualche consiglio. La stessa intervista, nella versione inglese, la troverete sul blog dell’E2.0 Forum.

Davide: Che cosa dovrebbe avere una buona intranet?
Jane: Una buona intranet deve avere 3 cose:

essere incentrata sull’utente,
avere una strategia allineata al business
Avere una governance e politiche di gestione integrate al modo con cui viene gestita l’impresa

Davide: Quali sono le best practices per adottare l’enterprise 2.0? Esiste una roadmap comune?
Jane: Ma dispiace ma non esistono roadmap comuni e collaudate. Alcune aziende definiscono prima la strategia, poi la implementano. Altre iniziano con sperimentazioni dal basso, poi ufficializzano ciò che funziona. Altri mettono in campo un minimo di strategia e un po’ di sperimentazione dal basso, per poi farne una sintesi!

La chiave del successo è iniziare da ciò che è necessario al business, non dalla tecnologia. Fate progetti pilota dove c’è allo stesso tempo un bisogno e una sfida.

Davide: Wiki e blog dovrebbero essere utilizzati in una intranet? Se si, esiste un approccio da consigliare per spiegare agli utenti qual è il tool migliore da utilizzare , in base ai contenuti da pubblicare e al feedback che si desidera ricevere?
Jane: I Wiki servono per la co-creazione: fare cose assieme, fornendo uno strumenti per “la voce del popolo”. Sono di proprietà del popolo o del singolo gruppo. Sono multi-dimensionali: i contenuti si creano spontaneamente. Potrebbero emergere talvolta anche cose inattese.
I blog servono per fare esprimere una voce individuale, il punto di vista di un team, per condividere l’esperienza. Si fanno portatori del punto di vista di un singolo o di un gruppo di persone. Sono bi-dimensionali: viene riportato un certo punto di vista o una notizia, mentre tutte le altre persone possono commentare o fare domande.
E’ interessante notare che le mie ricerche degli ultimi anni, condotte per la Global Intranet Strategies survey, evidenziano che solo nell’ultimo anno i blog hanno assunto rilevanza al pari dei wiki nelle aziende. Entrambi hanno raggiunto il 45 % dell’utilizzo nell’inchiesta del 2009, su un campione di circa 300 organizzazioni in tutto il mondo.
Fino all’anno scorso, i wiki la facevano da padrone. Credo che le società stiano famigliarizzando coi blog. I blog ottengono spesso più visibilità: persone che esprimono punti di vista. Richiedono probabilmente maggior tempo per la gestione rispetto ai wiki, basati sulla collaborazione, cosa che le imprese fanno da diverso tempo.

Davide: Connessioni col sistema ERP: è utile averle all’interno della intranet?
Jane: Assolutamente. Più che utile, è essenziale. E’ la chiave di volta per far sì che la intranet diventi il luogo di lavoro all’interno dell’impresa.

Davide: Credi che esista una killing application? Si parla spesso di Sharepoint.. Lavoro su Sharepoint da quasi due anni, credo che sia una buona piattaforma per realizzare applicazioni web, molto malleabile per poter mappare i processi di business
Jane: Sharepoint è solo una delle tante soluzioni. Non penso che una soluzione da sola si possa considerare una killer app.

Davide: Accesso dall’esterno e tramite dispositivi mobili: credi che sia un obiettivo primario?
Jane: Non è primario ma è molto importante. E’ uno dei 5 key trends che ho individuato per il 2010.

Davide: Qual è il miglior progetto che hai realizzato? Perchè?
Jane: Ce ne sono parecchi! I migliori sono quelli in cui la intranet ha cambiato il modo di lavorare dell’azienda, e il modo di fare business. La intranet esiste, in estrema sintesi, per servire i clienti. Per clienti, intendo i clienti esterni.
Le intranet aiutano le organizzazioni a lavorare meglio: le aziende lavorano per servire i loro clienti.

Davide: Grazie mille per questa intervista Jane, spero di sentire qualche utile consiglio all’E2.0 Forum!

Decidere se usare blog, wiki, IM, email o telefono..

Davide — Wed, 14 Apr 2010 17:06:10 +0000

[Foto Flickr]

Enterprise 2.0 per chi è sul pezzo, nuovi strumenti lavorativi per chi semplicemente li usa. Fatto sta che sono sempre più diffusi, all’interno delle organizzazioni, strumenti come i blog e i wiki; utilissimi ai team di lavoro per la gestione quotidiana delle attività, altrettanto utili all’azienda per conservare traccia del lavoro svolto e rendere questa conoscenza riutilizzabile in futuro. Sono arrivati già da tempo anche i software di instant messaging, un altro noioso compagno d’ufficio dopo il telefono. In fondo si tratta di tools per comunicare, ma non solo.

E’ sempre difficile la scelta su quale strumento utilizzare, soprattutto per chi ne è a digiuno; vi sono strumenti più o meno adatti in base alle informazioni da condividere e ai feedback necessari. La tipologia della relazione spesso fa la differenza sul raggiungimento dei risultati.
Per scrivere le riflessioni seguenti ho preso spunto da una discussione sul tema che ho letto via LinkedIn, dove veniva citato questo interessante contributo.

Veniamo al dunque, quando è meglio usare uno strumento piuttosto che un altro?

Blog: è uno strumento informativo più che collaborativo. E’ particolarmente indicato per team di lavoro distribuiti, dove il project manager deve tenere informati i vari attori, talvolta pure il cliente. Dagli articoli possono scaturire discussioni, ma generalmente si tratta di discussioni operative, destinate a perdersi col tempo poichè non sono strutturate. La discussione è asincrona. Le informazioni possono essere catalogate con tag e categorie, ma la componente cronologica è sempre prevalente e prima o poi le notizie finiscono nel dimenticatoio.
Wiki: è un contenitore di conoscenza. Un repository all’interno del quale memorizzare la conoscenza, sia quella esplicita che tacita. L’informazione può essere strutturata attraverso menù di navigazione, link tra pagine ed eventualmente con una tassonomia. Il contenuto è vivo, viene continuamente modificato dagli utenti ma si conserva la traccia dell’evoluzione. Non è certamente adatto per sviluppare discussioni sulle faccende più operative e non si presta nemmeno come luogo di scambio col cliente, a meno di particolari situazioni. E’ un luogo dove archiviare cose che possono tornare necessarie in futuro, come le best practices per lo sviluppo di un prodotto o per l’archiviazione di istruzioni operative.
Instant Messaging: è perfetto per chiedere informazioni al volo senza disturbare troppo i colleghi o chi per loro. E’ certamente meno invadente del telefono pur svolgendo la medesima funzione. La comunicazione è rallentata ma efficace: sincrona. Va usato con moderazione, ma è forse uno degli strumenti più rivoluzionari. Con i software di IM è inoltre possibile condividere file o la propria sessione del desktop, si tratta di funzionalità spesso poco utilizzate.
Email: la rogna più grossa dei nostri tempi. Serve solo ed esclusivamente per comunicazioni ufficiali, come ad esempio la notifica di un appuntamento o l’assegnazione di un task. Sviluppare discussioni dove si chiede il parere di più persone così come collaborare su un file tramite mail è la cosa più sbagliata che si possa fare. Quando serve un feedback “evoluto”, mai usare la mail.
Telefono: serve per chiedere “Dove sei?” ed eventualmente comunicare al volo alcune cose, come il classico “Arrivo più tardi!”. A volte, se servono molte informazioni immediatamente è meglio parlarsi, perchè l’instant messaging potrebbe rubare tempo ad entrambi. Si tratta di comunicazione sincrona; in fondo a volte è anche piacevole scambiarsi informazioni in modo naturale.

A questi strumenti, inoltre, dobbiamo aggiungere i cosidetti workspace. Tipicamente siti web che raccolgono una o più funzionalità citate sopra e ne estendono le potenzialità con calendari o cartelle condivisi, dove archiviare file sui quali è richiesto l’intervento di più persone.

L’ultima frontiera della collaborazione è sicuramente il buon Google Wave, che ancora in pochi utilizzano (me compreso) ma che alla lunga credo andrà a sostituire la mail, o perlomeno quel modo errato di usarla, che tutti prima o poi sperimentano. In sostanza unifica l’IM, l’editing collaborativo e la mail, aprendosi verso quel mondo infinito di applicazioni web: mappe, video, ecc..

E voi, cosa ne pensate? Avete mai provato a spiegare a qualcuno che sia a digiuno di tutti quando è il momento di usare una cosa piuttosto che un’altra?
Nell’ottica della gestione delle informazioni, credo che sia importante istruire gli utenti circa gli strumenti che hanno a disposizione. Ma come farlo? Attraverso lunghe pagine descrittive del servizio? Può essere utile moderare i contributi e spostarli da un blog a un wiki e viceversa? Io sono ancora in fase di studio dei comportamenti..

PBWorks: collaborazione emergente? Può servire anche nella corporate intranet.

Davide — Tue, 08 Dec 2009 23:56:23 +0000

Ho cercato PBwiki e Google mi propone PBWorks. A volte le cose si scoprono anche così, cercandole. Magari sono pure arrivato lungo, perchè il cambio del marchio è avvenuto ad Aprile 2009. In ogni caso ciò che ho visto oggi è un tool di tutto rispetto, che ha messo da parte il suo taglio prettamente wiki e si propone come strumento di collaborazione per piccoli team di lavoro.

Una delle maggiori esigenze nelle aziende di oggi è la possibilità di avere uno spazio di condivisione facilmente estendibile verso l’esterno, per comunicare con clienti o fornitori, per fare co-design, per scambiare files e conoscenza. Cosa serve quindi? Un’area FTP (magari Tortoise per tracciare le versioni dei files), un wiki, e tanta (troppa) amministrazione. Cosa potrebbe sostituire queste cose? PBWorks: un wiki con un’area di gestione file dotata del versioning. Ma soprattutto uno strumento facile da utilizzare, che può benissimo essere aperto in autonomia da qualsiasi utente senza il supporto IT e che è in grado di gestire diversi profili di accesso: amministratore, editore, lettore, ecc..

Non mancano RSS, backup, personalizzazione dei colori e del logo. Sono tutte funzionalità che devono esserci e sono considerate commodity. Tipicamente ciò che fa la differenza in questi strumenti è la facilità di gestione.

Nell’ottica di intranet management, dare la possibilità ai propri utenti di aprirsi e configurarsi uno spazio di lavoro in autonomia è cosa buona e giusta. Può però diventare problematico quando vi è la necessità di aprire l’accesso verso l’esterno: clienti e fornitori non avranno mai un utente di dominio. Ecco allora che si passa nel campo della extranet.

Perchè non utilizzare servizi esterni? Gli utenti prima o poi lo farebbero da soli, a mio avviso meglio prevedere certi comportamenti e convogliare la domanda verso un unico strumento. PBWorks mi ha colpito per la sua estrema facilità di utilizzo e per la sua velocità di configurazione.
In PBWorks ho notato tante di quelle funzionalità che il buon Giacomo Mason ha elencato per il corporate wiki ideale. Ciò che non va sono le politiche di prezzo, se è vero che comunque viene data la possibilità di creare workspaces gratuitamente con utenti infiniti, è altrettanto vero che le licenze annuali per i servizi professionali sono piuttosto alte (nell’ordine dei 20 dollari per utente, Google ne chiede 40 per offrire la posta elettronica più tutta la suite di Google Apps).

Cosa mi servirebbe? Un servizio simile, se poi qualcuno conoscesse qualcosa di utilizzabile pure in locale e non come servizio, sarebbe il top. Wikispaces è la concorrenza, ma pecca nella gestione dei files: manca infatti un ambiente di gestione dei documenti e relative revisioni.

Entrambi hanno però una cosa fondamentale: le API. Purtroppo ancora non ho avuto tempo per studiarmele a fondo, ma è proprio attraverso le API che si potrebbero gestire all’interno della propria intranet i workspaces aperti verso l’esterno dagli utenti, per tenere sempre la situazione sotto controllo. Questo, a mio avviso, è uno degli elementi fondamentali per scegliere il prodotto. Mi riserbo quindi la decisione finale dopo aver giochicchiato con le API. Semmai qualcuno lo avesse già fatto, è obbligato a commentare!

Enterprise 2.0: attori e opportunità

Davide — Wed, 27 Feb 2008 19:07:08 +0000

foto Flickr

Arrivo al lavoro, verso le 9. La mia è un’azienda con un centinaio di dipendenti, abbiamo tre sedi: due in Emilia e una in Lombardia. Collego il notebook e accedo al portale aziendale. Stamattina sono sereno, è lunedì ma non ho scadenze stringenti. Controllo gli ultimi post pubblicati dai colleghi: ne trovo uno molto utile, che probabilmente mi aiuterà a risolvere un problemino col progetto avviato sul cliente Rossi. Lascio un commento entusiasta e voto l’articolo: 5 stelline.
Ho voglia pure di vedere che stanno combinando quei pazzi della ricerca e sviluppo, vado a leggere gli articoli sul blog della R&D. Come al solito tante belle cose ma ancora nessuna applicazione reale. Staremo a vedere..
Ah, c’è un tizio che propone un aperitivo tra colleghi martedì prossimo: io ci sono! Il bar chi lo scieglie?
Mario è stato promosso, i miei complimenti; Carla, neolaureata, è appena entrata in azienda, le lascio un messaggio per farle presente che nella sezione dedicata ai nuovi dipendenti ci sono un sacco di informazioni utili.
Basta, sono le 10 e un quarto, è ora di fare qualcosa.. Il forum lo consulterò nel pomeriggio, adesso non sono in vena di dispensare consigli.

Concetto di impresa 2.0, detta all’americana: enterprise 2.0.
In sostanza si tratta di concedere qualche ora ai dipendenti per il libero svago sulla intranet interna, il tutto a discapito della produttività. A discapito della produttività? Non esattamente.
Strumenti come wiki e blog, che hanno reso possibile l’evoluzione di internet, possono rendere possibile pure l’evoluzione di una azienda. Delle relazioni lavorative: possono facilitare la comunicazione orizzontale e spianare la strada per nuovi scenari produttivi. Soprattutto per le organizzazioni che prevedono un costante lavoro per team e che consideraziono la conoscenza interna un bene da proteggere e coltivare (knowledge management per gli anglofoni).
E chi se ne frega se finisce che la gente pubblica le foto del capo con le gote rossicce all’ultima cena aziendale oppure parla della birra fatta in casa, succede sempre anche alla macchinetta del caffè. Nella maggior parte dei casi invece una intranet aziendale ben strutturata sarà utile per risolvere problemi, scambiarsi informazioni sui clienti, lasciare per iscritto cose che altrimenti andrebbero perdute nel tempo, comunicare con gente che non sta nello stesso ufficio; e questo alla macchinetta del caffè difficilmente avviene.

Tutto questo potrebbe essere interessante, ma chi lavora con questi strumenti? E soprattutto chi ti installa queste cose in azienda? E i costi?
Rispondere a queste domande non è per niente semplice, perchè il settore è ~~appena nato~~ acerbo. Perchè esistono una marea di esperimenti, ma non una killer application. Esistono casi studio più o meno ecclatanti, ma nessuno sarà mai abbastanza esplicativo. Innanzi tutto serve cultura aziendale. Se un’organizzazione è per natura verticale e verticistica, difficilmente riusciremo a sfruttare al meglio questi sistemi.
Alla seconda domanda si può rispondere in questi termini: non esiste ancora la suite completa e definitiva. Quella in grado di adattarsi a tutte le esigenze e soddisfare ogni bisogno. Esistono però aziende che offrono soluzioni più o meno specifiche, che vanno opportunamente valutate in una prima fase di selezione del software. A tal proposito il punto di partenza è sicuramente il “quadrante magico” di Forrester.

I principali attori del settore sono:

Suite 2.0 di Spikesource: Si pubblicizza come la piattaforma completa per l’enterprise 2.0. In effetti i componenti che la costituiscono sono i più noti del settore, su un’unica piattaforma sono integrati Movable Type (blog) e Social Text (wiki), oltre ad altri strumenti per la gestione RSS.
E’ da valutare però attentamente la piattaforma, non sono infatti disponibili demo esplicative, questo può far pensare che l’interfaccia e l’usabilità siano ancora un po’ acerbe; almeno questa sensazione traspare dalla consultazione del sito ufficiale
Movable Type Community Solution: A mio parere è tra le piattaforme più indicate se si vuole realizzare una community aziendale, dove ogni utente/dipendente dispone di un proprio blog personale. L’idea vincente è che l’utente interagisce coi vari strumenti in una logica bottom/up: i contenuti migliori vengono votati col sistema di ranking dagli altri utenti (lettori) fino a raggiungere notorietà.
Ogni utente dispone di una pagina personale che può gestire come meglio crede. C’è la possibilità di aggiungere campi personalizzati al profilo utente, quindi ad esempio si possono inserire campi come “progetti avviati”, “clienti seguiti”, ecc..
Per ogni utente viene tenuta traccia della sua attività all’interno della community, è quindi possibile vedere i commenti fatti, le risposte ai post nel forum, gli articoli pubblicati sul blog..
E’ possibile creare dei blog multi-utente (sui quali più utenti possono scrivere – ideale per blog di progetto e per team di lavoro/ricerca), dispone inoltre dei forum.
E’ presente una parte CMS, attraverso la quale è possibile pubblicare contenuti standard.
Blogtronix: Un’altra piattaforma per creare un social network aziendale. A differenza di Movable Type, dispone anche di un wiki. Non ho ancora avuto modo di approfondirne le funzionalità ma a giudicare dallo screencast dimostrativo ha tutte le carte in regola.
SocialText (enterprise wiki)
ToughtFarmer (enterprise wiki)
Cogenz (enterprise social bookmarking)
Liferay (enterprise open sourceportal)
TikiWiki
Confluence Wiki

Alla terza domanda, quella sui costi, si risponde così: se vogliamo la suite bisogna pagare. Il mondo dell’open source non ha ancora una offerta affidabile rivolta alle aziende, o almeno nella mia esperienza ancora non mi è capitato nulla tra le mani.

Se qualcuno conosce e ha provato queste o altre applicazioni, in ottica aziendale, è il benvenuto. Sono curioso di scambiare opinioni e capire le esperienze fatte sul campo. Sono alle prese con uno studio di intranet per una azienda medio grande e mi piacerebbe condividere qualche battuta.

Piccola nota finale, nel valutare queste piattaforme spesso ci si dimentica della fatidica equazione: semplice=meglio.