Enterprise 2.0 per chi è sul pezzo, nuovi strumenti lavorativi per chi semplicemente li usa. Fatto sta che sono sempre più diffusi, all’interno delle organizzazioni, strumenti come i blog e i wiki; utilissimi ai team di lavoro per la gestione quotidiana delle attività, altrettanto utili all’azienda per conservare traccia del lavoro svolto e rendere questa conoscenza riutilizzabile in futuro. Sono arrivati già da tempo anche i software di instant messaging, un altro noioso compagno d’ufficio dopo il telefono. In fondo si tratta di tools per comunicare, ma non solo.

E’ sempre difficile la scelta su quale strumento utilizzare, soprattutto per chi ne è a digiuno; vi sono strumenti più o meno adatti in base alle informazioni da condividere e ai feedback necessari. La tipologia della relazione spesso fa la differenza sul raggiungimento dei risultati.
Per scrivere le riflessioni seguenti ho preso spunto da una discussione sul tema che ho letto via LinkedIn, dove veniva citato questo interessante contributo.

Veniamo al dunque, quando è meglio usare uno strumento piuttosto che un altro?

• Blog: è uno strumento informativo più che collaborativo. E’ particolarmente indicato per team di lavoro distribuiti, dove il project manager deve tenere informati i vari attori, talvolta pure il cliente. Dagli articoli possono scaturire discussioni, ma generalmente si tratta di discussioni operative, destinate a perdersi col tempo poichè non sono strutturate. La discussione è asincrona. Le informazioni possono essere catalogate con tag e categorie, ma la componente cronologica è sempre prevalente e prima o poi le notizie finiscono nel dimenticatoio.
• Wiki: è un contenitore di conoscenza. Un repository all’interno del quale memorizzare la conoscenza, sia quella esplicita che tacita. L’informazione può essere strutturata attraverso menù di navigazione, link tra pagine ed eventualmente con una tassonomia. Il contenuto è vivo, viene continuamente modificato dagli utenti ma si conserva la traccia dell’evoluzione. Non è certamente adatto per sviluppare discussioni sulle faccende più operative e non si presta nemmeno come luogo di scambio col cliente, a meno di particolari situazioni. E’ un luogo dove archiviare cose che possono tornare necessarie in futuro, come le best practices per lo sviluppo di un prodotto o per l’archiviazione di istruzioni operative.
• Instant Messaging: è perfetto per chiedere informazioni al volo senza disturbare troppo i colleghi o chi per loro. E’ certamente meno invadente del telefono pur svolgendo la medesima funzione. La comunicazione è rallentata ma efficace: sincrona. Va usato con moderazione, ma è forse uno degli strumenti più rivoluzionari. Con i software di IM è inoltre possibile condividere file o la propria sessione del desktop, si tratta di funzionalità spesso poco utilizzate.
• Email: la rogna più grossa dei nostri tempi. Serve solo ed esclusivamente per comunicazioni ufficiali, come ad esempio la notifica di un appuntamento o l’assegnazione di un task. Sviluppare discussioni dove si chiede il parere di più persone così come collaborare su un file tramite mail è la cosa più sbagliata che si possa fare. Quando serve un feedback “evoluto”, mai usare la mail.
• Telefono: serve per chiedere “Dove sei?” ed eventualmente comunicare al volo alcune cose, come il classico “Arrivo più tardi!”. A volte, se servono molte informazioni immediatamente è meglio parlarsi, perchè l’instant messaging potrebbe rubare tempo ad entrambi. Si tratta di comunicazione sincrona; in fondo a volte è anche piacevole scambiarsi informazioni in modo naturale.

A questi strumenti, inoltre, dobbiamo aggiungere i cosidetti workspace. Tipicamente siti web che raccolgono una o più funzionalità citate sopra e ne estendono le potenzialità con calendari o cartelle condivisi, dove archiviare file sui quali è richiesto l’intervento di più persone.

L’ultima frontiera della collaborazione è sicuramente il buon Google Wave, che ancora in pochi utilizzano (me compreso) ma che alla lunga credo andrà a sostituire la mail, o perlomeno quel modo errato di usarla, che tutti prima o poi sperimentano. In sostanza unifica l’IM, l’editing collaborativo e la mail, aprendosi verso quel mondo infinito di applicazioni web: mappe, video, ecc..

E voi, cosa ne pensate? Avete mai provato a spiegare a qualcuno che sia a digiuno di tutti quando è il momento di usare una cosa piuttosto che un’altra?
Nell’ottica della gestione delle informazioni, credo che sia importante istruire gli utenti circa gli strumenti che hanno a disposizione. Ma come farlo? Attraverso lunghe pagine descrittive del servizio? Può essere utile moderare i contributi e spostarli da un blog a un wiki e viceversa? Io sono ancora in fase di studio dei comportamenti..

Ebbene, da poco più di un mese Google ha lanciato la preview di Wave: un nuovo modo di comunicare e lavorare. Era da tempo che non riuscivo a stupirmi utilizzando una applicazione web.. I vari Facebook, SlideShare, LinkedIn, Flickr e tutte le loro spassosissime integrazioni mi avevano abituato a standard elevati. Anche se poi, diciamocelo, sono cosette. Che sul lavoro possono servire, certo, ma non sono fondamentali.

Skype, ad esempio, è una di quelle cose che in ambito lavorativo ti possono cambiare la vita: in bene o in peggio, questione di carattere. Ma restano i limiti di una messaggistica legata al testo.. dove un file arriva come qualcosa da scaricare e per cui è necessario individuare un posticino nel proprio disco fisso. Per non parlare dei limiti della messaggistica istantanea, se ti distrai un attimo è la fine.

La mail, beh.. Quando ho iniziato a utilizzare Gmail ho capito la differenza. E’ un amore che matura col tempo, se poi ti ritrovi dopo qualche anno a lottare con l’archiviazione automatica di Outlook (per non parlare delle funzionalità di ricerca), capisci d’un botto quanto sia diverso il concetto di mail tra Google e Microsoft. Eppure, dopo un po’, anche la mail ti sta stretta.. Se ne devono essere accorti dalle parti di Mountain View, perchè hanno iniziato a riempirla di applicazioni che ne estendono gli utilizzi: sono nate le Labs Features per Gmail. Ecco allora le foto di Flickr, i video di youtube, calendar, i task.. tutti assieme integrati in Gmail.

Poi il botto: Google Wave. Arriva proprio come un’onda, e ti accorgi subito dopo due o tre salti che questa è una rottura. Il concetto di mail si evolve e si fonde con quello della messaggistica istantanea. La comunicazione diventa al tempo stesso sincrona e asincrona. Non c’è più solo il testo, ci sono i video, i file, le mappe, tutto assieme in un unico flusso comunicativo. Così rifletti: non ci metti molto per capire che se i tuoi colleghi utilizzassero sta roba assieme a te sarebbe davvero diverso.

E’ ancora tutto in preview, si accede su invito, io l’ho ricevuto ma ancora non ho la possibilità di offrirne a mia volta. Appena potrò lo farò più che volentieri: si accettano candidature. :)
Per ora, l’unico modo è segnalare la propria curiosità in questa pagina. Per chi vuole informarsi, queste sono le pagine di riferimento.

Communication and Collaboration Tool: modifiche in tempo reale, più utenti assieme che editano documenti e commentano i commenti di altri. Un’onda è un flusso comunicativo vivo che si aggiorna ed evolve, non servirà più ricercare le mail. Le useremo solo per le comunicazioni formali.
Chissà che un giorno non diventi il fulcro della piattaforma enterprise di Google.

[foto Flickr]

IBM, Google, Microsoft e Intel hanno costituito un gruppo di ricerca per studiare il problema del sovraccarico informativo sul posto di lavoro, dovrà cercare soluzioni per aiutare i lavoratori a districarsi nel diluvio di informazioni. Si riunirà per la prima volta in Luglio, a new York. La notizia è della scorsa settimana, pubblicata sul New York Times. Le soluzioni che questo gruppo dovrà proporre sono sia di carattere culturale che tecnologico.

E’ una questiona che mi sta a cuore: più passano i giorni e più mi rendo conto di essere impreparato nell’affrontare e smaltire la mole quotidiana di informazioni che riempiono la casella di posta elettronica, i vari istant messenger e il cellulare. Il vero rischio è quello di passare la maggior parte del proprio tempo nel fare il segretario di sè stessi. E sul posto di lavoro non è certo sinonimo di efficienza.

Una delle esigenze primarie delle infrastrutture ICT odierne è la governance dei dati, della complessità e della loro proliferazione. La tecnologia non è più il collo di bottiglia, esiste hardware in grado di memorizzare tutto ciò che vogliamo; la vera sfida sta nel filtraggio dei dati. Quanti sono i passi (minuti) necessari per arrivare all’informazione che mi interessa? Quella veramente utile?

Qualche tempo fa avevo affrontato la questione sotto un’altro punto di vista, quello della reperibilità. Da qualche tempo è attiva su questo sito una nuova funzione, che permette a un visitatore di contattarmi direttamente con un messaggio istantaneo. I risultati? Finora estremamente positivi: solo qualche contatto e nessuna interruzione inutile.

C’è una ricerca pubblicata sul Journal of Computer-Mediated Communication che avvalla la tesi secondo cui i software di messaggistica istantanea sarebbero più “produttivi” rispetto alla classica e-mail. Fermo restando che sempre di interruzioni si tratta: che sia il pop-up di una mail o quello dell’IM, l’attenzione viene per un attimo distolta dall’attività che si stava facendo. La vera differenza è che all’email si può rispondere anche in un secondo momento, mentre a un messaggio istantaneo generalmente no, è più simile al telefono. D’altra parte però la risposta a una e-mail richiede mediamente più tempo.
La ricerca ha un titolo emblematico: “IM=Interruption Management? Instant Messaging and Disruption in the Workplace“. Ovvero tratta la “gestione delle interruzioni”. Repubblica ha riportato i risultati e in estrema sintesi questo è ciò che emerge:

Quasi un lavoratore su due coinvolto dall’indagine ha detto di non riuscire a completare un lavoro per colpa di interruzioni indesiderate, ma la percentuale scende significativamente per chi utilizza l’IM. L’instant messanging, secondo le analisi degli autori, non “produce un sostanziale incremento” del tempo complessivamente impiegato a comunicare con i colleghi durante la giornata lavorativa. In qualche modo, dicono gli autori, è come se gli utenti dell’Im abbiano trovato il modo più intelligente per usarlo più di quanto non sia riuscito a quelli della posta elettronica. Utilizzare l’IM insomma promuove più frequenti comunicazioni e riduce le interruzioni.

Un’altra ricerca è quella di Basex, negli USA, ha messo in evidenza come le interruzioni sul lavoro diano luogo ad una mancata produttività e a un inevitabile costo per l’economia in generale: quantificato in circa 650 miliardi di dollari.

Al di là delle argomentazioni scientifiche c’è un dato di fatto piuttosto rilevante: la tecnologia che ha rivoluzionato il modo di lavorare e scambiarsi informazioni necessita ora di una attenta revisione per limitare la propria invadenza. Se prima isolamento era sinonimo di poca produttività, ora lo stesso problema si ha per l’iperconnessione.
Tant’è che Google ha introdotto ad esempio la possibilità di mettere in stand-by per 15 minuti la propria casella di posta elettronica, nel famoso pacchetto di novità per GMail..

Credo che la gestione dei flussi informativi, delle regole e delle modalità di trasferimento delle informazioni in azienda, non sia di stretta competenza di chi produce tecnologia, ma dovrebbe essere presa in considerazione da qualsiasi organizzazione medio-grande. Ecco allora che la task-force servirebbe anche in ambito più ristretto. Se cinque giorni di ferie sono il presupposto per intasare il normale flusso di lavoro, significa che qualcosa deve necessariamente essere rivisto: testato sulla mia pelle.