Uno dei maggiori tanti limiti di Sharepoint Designer è quello di non poter creare un workflow in grado di inviare mail a diversi utenti prendendoli da un campo di tipo person picker, quando questo è impostato per accettare più di un solo utente. Se infatti si permette l’inserimento multiplo, al momento della creazione del workflow non sarà visibile tale campo tra quelli selezionabili come destinatari della mail.

Il mio obiettivo è dare la possibilità all’utente, in una lista di tipo calendario, di invitare diverse persone ad un evento e far partire un workflow che avvisi via mail queste persone al momento del salvataggio dell’appuntamento. Ovviamente gli invitati posso essere più di uno, nonchè un gruppo di utenti.
Ho trovato una soluzione, un workaround, che può sempre tornare utile condividere: semmai qualcuno avesse idee migliori..
Questa soluzione non prevede l’utilizzo di Visual Studio, che è decisamente più fastidioso.

Innanzi tutto bisogna creare nella lista in questione un campo di appoggio, che possiamo chiamare come ci pare, di tipo single line text e non obbligatorio. Utilizzeremo questo campo per salvarci dentro i valori presenti nel campo di tipo person picker.
Una volta fatto ciò dobbiamo oscurare questo campo dal modulo di inserimento di un nuovo appuntamento.
Per far ciò ci sono diverse strade:

1. La prima prevede il solo intervento sulle configurazioni della lista.
   Andiamo in List Settings -> Advanced Settings e mettiamo yes nell’opzione Allow management of content types?
   Fatto ciò basta tornare nei List Settings, dove sarà presente una sezione riguardante i Content Types
   
   Cliccando sopra si aprirà la lista dei content type, dove è possibile decidere di rendere hidden l’elemento Appoggio appena creato
2. L’altra strada prevede l’intervento via Sharepoint Designer, utilizzando un javascript che vada ad oscurare il campo. Nella pagina NewForm.aspx della lista in questione, dopo il pezzo di codice <asp:Content ContentPlaceHolderId=”PlaceHolderMain” runat=”server”>, si può inserire un javascript di questo tipo:
   
<script language="javascript" type="text/javascript">
function Oscura() { 
 document.forms[0].NameDelCampoInputAppoggio.disabled=true;
 }
_spBodyOnLoadFunctionNames.push("Oscura");
</script>
   Dove al posto di “NameDelCampoInputAppoggio” mettiamo la stringa dell’attributo name dell’input relativo ad Appoggio, ricavabile dall’HTML del form visualizzato da un browser.

Fatto questo siamo pronti per impostare il workflow da Sharepoint Designer.
I passi sono semplici: sulla lista in questione, all’atto di creazione di un nuovo item, al primo passo impostiamo nel campo Appoggio il valore del campo Avviso (quello del person picker con la possibilità di scegliere più utenti), se quest’utlimo contiene valori.

Al passo 2 inviamo la mail utilizzando come destinatario il campo Appoggio.

Funziona!

Se avete voglia di sperimentare un po’, ecco come fare.

Ci sono due tipologie di application template:

• Site admin (file .stp): si tratta di template custom che si aggiungono alla template Gallery, per installarli è sufficiente avere diritti di site owner  (sono esclusivamente in inglese).
• Server admin (file .wsp): hanno funzionalità più avanzate che si integrano con la piattaforma Sharepoint, per installarli è necessario avere i permessi di amministratore sul server (sono tradotti in diverse lingue, tra cui anche l’italiano).

INSTALLAZIONE TEMPLATE .STP

1. Scompattare il file exe, verrà creato un file .stp
2. Accedere al sito sharepoint come membro del gruppo site owners
3. Cliccare ‘Site Actions’ (in alto a destra) e successivamente su ‘Site Settings’
4. Sotto la sezione Galleries, cliccare su ‘Site Templates’
5. Se non c’è questa funzione, probabilmente siamo un sito di secondo livello, bisogna andare nelle Site Settings del sito padre
6. Cliccare su Upload per caricare il nuovo site template, selezionando il file .stp precedentemente scompattato

Ora è possibile creare un nuovo sito con i template appena caricati, nella schermata di creazione nuovo sito, sotto a ‘Custom’ troveremo tutti quelli installati (vedi immagine sopra).

INSTALLAZIONE TEMPLATE .WSP

La prima operazione, da fare una sola volta, è l’installazione dell’ApplicationTemplateCore.
Questo è un pre-requisito per poter caricare tutti gli altri, ecco come fare:

1. Caricare il file ApplicationTemplateCore.wsp sul server
2. Accedere via prompt dos alla cartella:
   C:\program files\common files\microsoft shared\web server extensions\12\bin
3. Digitare il comando:
   ‘stsadm -o addsolution -filename <file_path>\ApplicationTemplateCore.wsp’
   Dove al posto di ‘<file_path>’ metteremo il percorso della directory dove abbiamo caricato il file
4. Poi digitare il comando:
   ‘stsadm -o deploysolution -name ApplicationTemplateCore.wsp -allowgacdeployment’
5. Poi digitare il comando:
   ‘stsadm -o copyappbincontent’

Dopo aver installato il core, per caricare un application template wsp si devono compiere le seguenti operazioni:

1. Scompattare il file exe
2. Caricare il file .wsp del template da installare nella cartella del server:
   C:\program files\common files\microsoft shared\web server extensions\12\bin
   Usiamo questa cartella per comodità, perché qui si trova il tool stsadm che useremo per l’installazione e il deployment del template.
3. Accedere via prompt dos a tale cartella e digitare il comando:
   ‘stsadm -o addsolution -filename <template_name>.wsp’
   Dove al posto di ‘<template_name>.wsp’ metteremo il nome del file
4. Poi digitare il comando:
   ‘stsadm -o deploysolution -name <template_name>.wsp –allowgacdeployment -immediate’
   Anche in questo caso, al posto di ‘<template_name>.wsp’ metteremo il nome del file
5. Per verificare l’avvenuta installazione accedere alla Central Administration di Sharepoint e navigare in ‘Operations  -> Global Configuration -> Solution Management’
   Qui si vedono tutte le soluzioni installate, se è andato tutto bene saranno marcate come ‘Globally Deployed’
6. Da linea di comando è bene lanciare un ‘iisreset’

Ora è possibile creare un nuovo sito con i template appena caricati, nella schermata di creazione nuovo sito, sotto ad ‘Application Templates’ troveremo tutti quelli installati (vedi figura sopra).

RIMOZIONE DI UN TEMPLATE .WSP

1. Via prompt digitare il comando:
   ‘stsadm -o retractsolution -name <template_name>.wsp -immediate’
   Dove al posto di ‘<template_name>.wsp’ metteremo il nome del file
   Questa operazione rimuove il template dalla lista di quelli disponibili in fase di creazione di un nuovo sito
2. Per eliminarlo completamente dal server, digitare il comando:
   ‘stsadm -o deletesolution -name <template_name>.wsp’
   Dove al posto di ‘<template_name>.wsp’ metteremo il nome del file

Ecco allora un po’ di documentazione per chi volesse cimentarsi in queste affascinanti integrazioni. Io ci sono in mezzo, attualmente non ho La Soluzione, ma una vaga idea me la sono fatta. Credo che l’integrazione perfetta, quella dove l’utente non percepisce differenze, sia difficile ma realizzabile. Già il semplice fatto che entrambi i sistemi supportano il Single Sign On e pescano le credenziali di accesso dall’active directory migliora sensibilmente l’esperienza di navigazione. Non credo però sia un bene, lato amministratore, costruire un forte accoppiamento. Si tratta comunque di sistemi in evoluzione (stiamo parlando di portali e non di software gestionali), ritengo quindi più conveniente mantenere una certa separazione, evitando di caricare viste di Sharepoint su SAP Portal o viceversa pescare dati da SAP per pubblicarli in sharepoint.

SAP è il mondo della documentazione definitiva, dei dati da archivio; sharepoint è il mondo della documentazione viva, delle discussioni, della community.
Qualcuno ci ha lavorato? Qualcuno l’ha vissuta diversamente?

Come promesso, ecco un buon elenco di materiale dal quale partire:

• Interoperability between SAP NetWeaver Portal and Microsoft SharePoint Technologies
  http://download.microsoft.com/download/b/c/1/bc1939d9-638f-4053-b602-4258f18bb683/CB_045_Interoperability%20between%20SAP%20NetWeaver%20Portal%20and%20Microsoft%20SharePoint%20Server%202007.pdf
• Interoperability between SAP NetWeaver Portal and Microsoft SharePoint Portal Server
  https://www.sdn.sap.com/irj/sdn/dotnet?rid=/webcontent/uuid/f735eb47-0a01-0010-6286-fd089bc952e3
• Integration of SAP Business Server Pages (SAP BSP) in Share Point 2007
  http://download.microsoft.com/download/4/3/d/43de0f43-df6a-4cf2-8c91-2c9001df5945/cb_027_integration_of_sap_bsp_into_sharepoint_server_2007.pdf
• Integrating Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 and SAP
  http://download.microsoft.com/download/9/9/5/99583191-9cd2-4701-9ef1-47715b73cffe/CB_028_Integrating_Microsoft_Office_SharePoint_Server_and_SAP.pdf
• Consuming SAP Enterprise Services in a Microsoft Office InfoPath Form
  https://www.sdn.sap.com/irj/scn/go/portal/prtroot/docs/library/uuid/e0421f9a-4c9e-2910-1085-a45f8e813324
• Interoperability between Microsoft Office SharePoint Server and SAP Enterprise Portal [il caso Siemens]
  http://www.sharepointusergroup.at/info/Dokumente/Sharepoint_and_SAP_Real_World_final.pdf

L’offerta è di quelle da cogliere al volo: Microsoft Office Ultimate senza limitazioni a soli 52 euro. Circa il 90% di sconto. Basta essere studenti, inviare una mail con la casella postale della propria università e senza nemmeno dover stampare o inviare certificati si può scaricare il software. Oltre ad Open Office, con pochi euro è possibile tornare a giocare con Publisher.. :)

Giusto due righe per segnalarlo, lo trovate a questo indirizzo:

http://www.microsoft.com/student/discounts/office30elode/default.aspx

Ho capito perchè Microsoft compare tra i leader in così tanti “Magic Quadrant” di Gartner. Dopo la due giorni alla SharePoint Conference, sono uscito con le idee più chiare, ho capito dove vuole arrivare Microsoft ma soprattutto quali piccole grandi innovazioni stanno dietro a questa piattaforma. Perchè di piattaforma si tratta, SharePoint non è solo un sito per la collaborazione targato Office, la sua estendibilità e le sue possibilità di personalizzazione sono talmente tante che ti fanno guardare molto più avanti.

Che io sappia, oggi Microsoft si trova tra i leader in ben 6 dei “quadranti magici” di stampo Gartner:

• Enterprise Application Servers (figura 1)
  
• Enterprise Content Management (figura 2)
  
• Business Intelligence Platforms (figura 3)
  
• Horizontal Portal Products (figura 4)
  
• Enterprise Content Management (figura 5)
  
• IT Project and Portfolio Management (figura 6)

Questi quandranti sono il risultato di ricerche condotte dalla società di consulenza americana Gartner, sono la rappresentazione visuale di ricerche che tentano di mappare il mercato di riferimento, la direzione e i maggiori soggetti che ne fanno parte. I players vengono inquadrati in base a due concetti: “capacità di fare” e “completezza della visione“. I leader sono coloro che hanno entrambe queste qualità, chi ha solo la prima è definito challenger (sfidante), chi possiede solo la seconda è tra i visionaries (visionari), poi vengono i niche players (giocatori di nicchia).

Il fatto che Microsoft sia presente tra i leaders in tutti questi studi significa che ha maturato una notevole completezza nella visione e una soddisfacente abilità di fare in svariati settori, che sono bene o male collegati tra loro e descrivono nel loro complesso i maggiori bisogni emergenti delle organizzazioni odierne: portali aziendali, sistemi di project/knowledge management, gestione documentale e collaborazione. In un’unica parola: SharePoint.

Dopo i due giorni a Milano sono tornato con un sacco di idee, di proposte e possibilità che cercherò di mettere nero su bianco in qualche intervento successivo. Qui vorrei solo aprire una questione: Google, tanto decantato, è ancora lontano dai sistemi enterprise di ampia visione. Oggi la sua offerta è limitata ai servizi che si rivolgono anche al grande pubblico: GMail, Docs..
Microsoft ha saputo cogliere e tradurre in una piattaforma tante esigenze, e lo sta facendo lasciando a sviluppatori e utenti finali grandi possibilità di personalizzazione. Google ad oggi offre strumenti funzionali e funzionanti, che però non possono essere personalizzati e inseriti in un contesto aziendale che richieda un notevole grado di personalizzazione.

E’ così o è solo una mia impressione?

Il taglio è volutamente leggero, quindi mi limito solo a pubblicare qualche video, anche se su ognuno si potrebbe approfondire. In questi brevi spezzoni vedi davvero il tuo futuro? Io si..

Il futuro delle aziende manifatturiere

Il futuro della vita lavorativa di un direttore di cantiere: windows del domani

Il futuro della grande distribuzione

Il futuro del sistema sanitario

Il futuro del mondo bancario

Questi video provengono da un gigante come Microsoft, ma chissà quanti altri ci stanno pensando.. Se per caso conosci roba simile, meglio ancora se made in italy, fatti vivo nei commenti!

www.whybasecampsux.org/ – che tradotto in lingua madre suona come: www.perchèbasecampfapena.org

Qualche ignaro frustato ha messo in fila le pecche di basecamp e ha collezionato una serie di alternative al project management via web. Alcuni motivi sono pienamente condivisibili:

• Basecamp non offre una rappresentazione visuale dei progetti: GANTT
• L’esportazione dei dati è difficoltosa, sebbene venga offerta l’esportazione nel formato XML, praticamente questa non è leggibile da microsoft project (tanto per citarne uno)
• Non ci sono template per i progetti, ogni nuovo progetto deve essere compilato a mano
• Il limite degli allegati a 10Mbite è piuttosto restrittivo (per non dire proibitivo)

Detto questo resta il fatto che quelli di 37Signal hanno saputo creare uno strumento snello ed efficace, anche se a mio parere difficilmente utilizzabile in contesti medio-grandi. Allora quali sono le alternative?
I primi a illustrarle sono proprio quelli di 37Signal, nel loro forum: onore al merito per saper convivere e competere coi concorrenti. Ma è spulciando nell’elenco di whybasecampsux che ho trovato questo Celoxis.

Celoxis è una piattaforma online per la gestione progetti, sviluppata da una società indiana, che non ha nulla ma proprio nulla da inviadare a concorrenti ben più blasonati. Quello che mi ha attratto è stata l’esportazione/importazione di progetti da microsoft project (che funziona, anche se dai test effettuati non è impeccabile), per poi scoprire che le funzionalità offerte sono di elevato livello.

• Gestione delle risorse e dei relativi costi, con una interfaccia di livellamento decisamente migliore rispetto allo standard di microsoft project (vedi screenshot sotto)
• Calendario: sembra una banalità, ma può rivelarsi di estrema utilità quando ci sono più progetti/attività/riunioni sovrapposti (vedi screenshot sotto)
• Timesheet: ogni utente indica le attività svolte durante la giornata lavorativa (vedi screenshot sotto)
• Reportistica dettagliata e personalizzabile
• Visualizzazione grafica con GANTT (vedi screenshot sotto)
• Analisi economica degli scostamenti: c’è grande attenzione sull’analisi dei dati, che sono il vero fattore determinante per una corretta gestione progetti (vedi screenshot sotto)
• Accesso per i clienti, che dispongono di una loro cartella personale e di un forum tramite i quali possono aprire un collegamento diretto con l’azienda

Insomma, non si tratta della gestione di semplici “todo-list”, per dirla all’italiana: di “liste delle cose da fare”. Si tratta di una seria ed efficiente piattaforma per la gestione dei progetti, con gli indispensabili strumenti per l’analisi dei costi e degli scostamenti rispetto alle previsioni di budget.

Sul sito ufficiale si trovano alcuni utili video esplicativi, mentre per i più curiosi è disponibile anche la demo on-line. Celoxis viene venduta sia in versione hosted (14.95$ ogni utente/mese) che installata presso i server aziendali.

Tra i clienti sono citate anche aziende italiane, ma le mie ricerche non hanno scovato nulla a riguardo. Mi piacerebbe sapere come si sono trovati coloro che hanno adottato questo sistema di project management; la prima impressione (quella che conta) è di un software solido e decisamente appetitoso. Se qualcuno avesse ulteriori notizie è il benvenuto, intanto continuerò a spulciare nei link delle alternative a microsoft project.. ops! a basecamp.

Ebbene, non avendo ancora installato SharePoint Designer volevo farmi un’idea del software per capirne le potenzialità. Le strade sono due: scaricare la demo utilizzabile per 60 giorni oppure effettuare una prova direttamente on-line. Piacevolmente sorpreso: grazie a Runaware viene data la possibilità di collegarsi in remoto a una macchina che ospita una serie di applicazioni Microsoft, il tutto dopo aver scaricato un plugin per il browser sviluppato da Citrix. E’ possibile provare tutto il pacchetto Office: Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, Project, Publisher, Visio, Word. Oltre a questi, anche tutta la serie delle applicazioni web based come SharePoint o Project Server.

Giusto per darvi un’idea, a lato trovate la schermata di un sito sharepoint dove all’interno ho preparato un wiki (click per ingrandire). Tutto fatto via browser.
L’esperienza nell’utilizzo è davvero considerevole. Una pratica finestrella indica qualche semplice esercizio per prendere confidenza col software che stiamo valutando. Soprattutto nel caso di SharePoint Designer si è rivelata estremamente utile per capire la logica che sta sotto al programma e fare qualche esperimento.

Per chi non lo conoscesse, SharePoint Designer serve per costruire siti web basati su SharePoint, impostare le master page (template dinamici con spazi dove caricare il contenuto) e creare applicazioni personalizzate. Ad una prima osservazione mi è parso un software completo. Tenete presente che l’ultimo prodotto Microsoft in materia, toccato con mano, fu FrontPage 2000.. Era praticamente impossibile non notare passi in avanti: uno fra tutti il supporto a css. Ma al di là del programma specifico, che avrò modo di installare e provare con la dovuta calma, ciò che mi ha stupito maggiormente è stata la modalità con cui viene offerta la demo.

Provare un programma via browser ha il difetto della lentezza (senza una connessione veloce è impensabile), a volte si percepisce un po’ di ritardo nelle azioni, ma l’immenso vantaggio di non dover installare la versione demo, quella che dopo 60 giorni ti chiede la licenza. Vi immaginate doversi installare tutta la suite Office, Sharepoint e Project Server? Una lavorata immensa se commisurata allo scopo: la prova di un programma, magari anche solo per vedere come è fatta l’interfaccia.
Dalle parti di Runaware sono specializzati in questo: test via web del software, che sia Microsoft o chi per loro. Piacevole scoperta.

Quello del project management è senza dubbio un campo navigato da tempo. Microsoft Project uscì per la prima volta nel 1990, fu una delle prime applicazioni Microsoft a girare su Windows 3.0. Da allora le esigenze del project manager sono evolute assieme alla tecnologia; oggi è sempre più fondamentale avere una visione globale dei progetti e condividere con il team di lavoro tutte le informazioni. Per questo i software di project management oltre ad assistere il project manager nella pianificazione, nell’assegnazione delle risorse, nella verifica del rispetto dei tempi, nella gestione dei budget e nell’analisi dei carichi di lavoro, tendono ad avere una componente server. I dati sul progetto, l’avanzamento delle attività, il gannt sono affiancati alla condivisione di documenti, ai forum di discussione e perché no.. ai wiki.

Oggi Microsoft offre uno strumento in grado di integrare perfettamente le applicazioni desktop a quelle di rete. Project Server, Project Web Access e Outlook Add-in, insieme a Windows Sharepoint Services (WSS) permettono di costruire una intranet quasi perfetta. All’inizio ero scettico, non credevo che Microsoft fosse all’avanguardia in questo campo, ma devo ricredermi. Ho avuto l’occasione di entrare a contatto con una realtà aziendale di grandi dimensioni, dove il reparto di ricerca e sviluppo opera con questi strumenti.

I project manager possono “costruire” i progetti e il relativo elenco delle attività direttamente da Microsoft Project, poi pubblicarle on-line. Ogni progetto ha uno spazio dedicato dove i membri del team di lavoro possono salvare documenti e avviare discussioni. Il resource manager assegna le attività alle persone più indicate, in base alla loro disponibilità. Ogni nuova attività viene segnalata tramite l’invio di una mail automatica una volta che è stata assegnata e il calendario di Outlook si aggiorna in base agli impegni in programma.
Ogni persona che ha lavorato su un progetto compila periodicamente il proprio timesheet, segnalando l’avanzamento delle attività e le ore in cui ha lavorato. Eventualmente, su richiesta del project manager, può redigere un report per indicare lo stato del progetto, le difficoltà incontrate, ecc.

Ho rivisto, su piattaforma Microsoft, i vari strumenti 2.0 alla basecamp, tanto decantati in questi tempi. Ma la vera forza di questa tecnologia è la intima integrazione con il sistema operativo e i software deskotp. Si assiste ad un perfetto allineamento tra ciò che viene prodotto con Project e ciò che poi appare sul PWA (Project Web Access), tanto che nemmeno serve digitare username e password perché si è subito riconosciuti come utenti windows. Ci sono i gruppi, i livelli di accesso, il versioning dei files, e tutto ciò che è necessario in queste situazioni. Ciò che invece irrimediabilmente manca è la componente ludica di questi prodotti.

Ho parlato altre volte dei bisogni emergenti tipici dell’enterprise 2.0: scambio e condivisione del sapere, organizzazione del calendario, reperibilità delle informazioni, condivisione degli obiettivi. Sono tutte esigenze di chi oggi arriva la mattina davanti a un PC, a maggior ragione se si trova a far parte di un reparto di R&S. Ma spesso una piattaforma on-line che tenta di soddisfare questi bisogni è vista come “una seccatura in più”, come se non bastasse ricevere 50 mail al giorno. Avere una visione globale circa l’avanzamento dei progetti e la gestione delle attività è un fattore critico per chi governa i progetti, ma diventa una cosa in più da fare per chi tutti giorni è alle prese col lavoro di ricerca. E’ questione di cultura, certo: il plusvalore che deriva da un costante e proficuo utilizzo di questi strumenti on-line non è immediato. Deve essere presente una componente attrattiva, che forse ancora Microsoft non ha colto, ma la strada è quella giusta.

Sinceramente faccio fatica a trovare una alternativa così integrata a WSS+PWA.
Eppure i software di Project Management open source (o meno) di certo non mancano: http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_project_management_software

Giusto per concludere con qualche segnalazione a mio avviso interessante, eccone alcuni

• ActiveCollab – project management web based
• DotProject – project management web based
• OpenWorkBench – applicazione desktop

Un utile punto di riferimento, per farsi un’idea e leggere una comparazione è questo articolo:
http://www.klambauer.info/pms.pdf

E questo link:
http://open-source-project-management-tools.blogspot.com/

E voi? Qualcuno ha avuto esperienze con Sharepoint? Qualcuno conosce alternative?