Quello del project management è senza dubbio un campo navigato da tempo. Microsoft Project uscì per la prima volta nel 1990, fu una delle prime applicazioni Microsoft a girare su Windows 3.0. Da allora le esigenze del project manager sono evolute assieme alla tecnologia; oggi è sempre più fondamentale avere una visione globale dei progetti e condividere con il team di lavoro tutte le informazioni. Per questo i software di project management oltre ad assistere il project manager nella pianificazione, nell’assegnazione delle risorse, nella verifica del rispetto dei tempi, nella gestione dei budget e nell’analisi dei carichi di lavoro, tendono ad avere una componente server. I dati sul progetto, l’avanzamento delle attività, il gannt sono affiancati alla condivisione di documenti, ai forum di discussione e perché no.. ai wiki.

Oggi Microsoft offre uno strumento in grado di integrare perfettamente le applicazioni desktop a quelle di rete. Project Server, Project Web Access e Outlook Add-in, insieme a Windows Sharepoint Services (WSS) permettono di costruire una intranet quasi perfetta. All’inizio ero scettico, non credevo che Microsoft fosse all’avanguardia in questo campo, ma devo ricredermi. Ho avuto l’occasione di entrare a contatto con una realtà aziendale di grandi dimensioni, dove il reparto di ricerca e sviluppo opera con questi strumenti.

I project manager possono “costruire” i progetti e il relativo elenco delle attività direttamente da Microsoft Project, poi pubblicarle on-line. Ogni progetto ha uno spazio dedicato dove i membri del team di lavoro possono salvare documenti e avviare discussioni. Il resource manager assegna le attività alle persone più indicate, in base alla loro disponibilità. Ogni nuova attività viene segnalata tramite l’invio di una mail automatica una volta che è stata assegnata e il calendario di Outlook si aggiorna in base agli impegni in programma.
Ogni persona che ha lavorato su un progetto compila periodicamente il proprio timesheet, segnalando l’avanzamento delle attività e le ore in cui ha lavorato. Eventualmente, su richiesta del project manager, può redigere un report per indicare lo stato del progetto, le difficoltà incontrate, ecc.

Ho rivisto, su piattaforma Microsoft, i vari strumenti 2.0 alla basecamp, tanto decantati in questi tempi. Ma la vera forza di questa tecnologia è la intima integrazione con il sistema operativo e i software deskotp. Si assiste ad un perfetto allineamento tra ciò che viene prodotto con Project e ciò che poi appare sul PWA (Project Web Access), tanto che nemmeno serve digitare username e password perché si è subito riconosciuti come utenti windows. Ci sono i gruppi, i livelli di accesso, il versioning dei files, e tutto ciò che è necessario in queste situazioni. Ciò che invece irrimediabilmente manca è la componente ludica di questi prodotti.

Ho parlato altre volte dei bisogni emergenti tipici dell’enterprise 2.0: scambio e condivisione del sapere, organizzazione del calendario, reperibilità delle informazioni, condivisione degli obiettivi. Sono tutte esigenze di chi oggi arriva la mattina davanti a un PC, a maggior ragione se si trova a far parte di un reparto di R&S. Ma spesso una piattaforma on-line che tenta di soddisfare questi bisogni è vista come “una seccatura in più”, come se non bastasse ricevere 50 mail al giorno. Avere una visione globale circa l’avanzamento dei progetti e la gestione delle attività è un fattore critico per chi governa i progetti, ma diventa una cosa in più da fare per chi tutti giorni è alle prese col lavoro di ricerca. E’ questione di cultura, certo: il plusvalore che deriva da un costante e proficuo utilizzo di questi strumenti on-line non è immediato. Deve essere presente una componente attrattiva, che forse ancora Microsoft non ha colto, ma la strada è quella giusta.

Sinceramente faccio fatica a trovare una alternativa così integrata a WSS+PWA.
Eppure i software di Project Management open source (o meno) di certo non mancano: http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_project_management_software

Giusto per concludere con qualche segnalazione a mio avviso interessante, eccone alcuni

• ActiveCollab – project management web based
• DotProject – project management web based
• OpenWorkBench – applicazione desktop

Un utile punto di riferimento, per farsi un’idea e leggere una comparazione è questo articolo:
http://www.klambauer.info/pms.pdf

E questo link:
http://open-source-project-management-tools.blogspot.com/

E voi? Qualcuno ha avuto esperienze con Sharepoint? Qualcuno conosce alternative?