Davide: Che cosa dovrebbe avere una buona intranet?
Jane: Una buona intranet deve avere 3 cose:

1. essere incentrata sull’utente,
2. avere una strategia allineata al business
3. Avere una governance e politiche di gestione integrate al modo con cui viene gestita l’impresa

Davide: Quali sono le best practices per adottare l’enterprise 2.0? Esiste una roadmap comune?
Jane: Ma dispiace ma non esistono roadmap comuni e collaudate. Alcune aziende definiscono prima la strategia, poi la implementano. Altre iniziano con sperimentazioni dal basso, poi ufficializzano ciò che funziona. Altri mettono in campo un minimo di strategia e un po’ di sperimentazione dal basso, per poi farne una sintesi!

La chiave del successo è iniziare da ciò che è necessario al business, non dalla tecnologia. Fate progetti pilota dove c’è allo stesso tempo un bisogno e una sfida.

Davide: Wiki e blog dovrebbero essere utilizzati in una intranet? Se si, esiste un approccio da consigliare per spiegare agli utenti qual è il tool migliore da utilizzare , in base ai contenuti da pubblicare e al feedback che si desidera ricevere?
Jane: I Wiki servono per la co-creazione: fare cose assieme, fornendo uno strumenti per  ”la voce del popolo”. Sono di proprietà del popolo o del singolo gruppo. Sono multi-dimensionali: i contenuti si creano spontaneamente. Potrebbero emergere talvolta anche cose inattese.
I blog servono per fare esprimere una voce individuale, il punto di vista di un team, per condividere l’esperienza. Si fanno portatori del punto di vista di un singolo o di un gruppo di persone. Sono bi-dimensionali: viene riportato un certo punto di vista o una notizia, mentre tutte le altre persone possono commentare o fare domande.
E’ interessante notare che le mie ricerche degli ultimi anni, condotte per la Global Intranet Strategies survey, evidenziano che solo nell’ultimo anno i blog hanno assunto rilevanza al pari dei wiki nelle aziende. Entrambi hanno raggiunto il 45 % dell’utilizzo nell’inchiesta del 2009, su un campione di circa 300 organizzazioni in tutto il mondo.
Fino all’anno scorso, i wiki la facevano da padrone. Credo che le società stiano famigliarizzando coi blog. I blog ottengono spesso più visibilità: persone che esprimono punti di vista. Richiedono probabilmente maggior tempo per la gestione rispetto ai wiki, basati sulla collaborazione, cosa che le imprese fanno da diverso tempo.

Davide: Connessioni col sistema ERP: è utile averle all’interno della intranet?
Jane: Assolutamente. Più che utile, è essenziale. E’ la chiave di volta per far sì che la intranet diventi il luogo di lavoro all’interno dell’impresa.

Davide: Credi che esista una killing application? Si parla spesso di Sharepoint.. Lavoro su Sharepoint da quasi due anni, credo che sia una buona piattaforma per realizzare applicazioni web, molto malleabile per poter mappare i processi di business
Jane: Sharepoint è solo una delle tante soluzioni. Non penso che una soluzione da sola si possa considerare una killer app.

Davide: Accesso dall’esterno e tramite dispositivi mobili: credi che sia un obiettivo primario?
Jane: Non è primario ma è molto importante. E’ uno dei 5 key trends che ho individuato per il 2010.

Davide: Qual è il miglior progetto che hai realizzato? Perchè?
Jane: Ce ne sono parecchi! I migliori sono quelli in cui la intranet ha cambiato il modo di lavorare dell’azienda, e il modo di fare business. La intranet esiste, in estrema sintesi, per servire i clienti. Per clienti, intendo i clienti esterni.
Le intranet aiutano le organizzazioni a lavorare meglio: le aziende lavorano per servire i loro clienti.

Davide: Grazie mille per questa intervista Jane, spero di sentire qualche utile consiglio all’E2.0 Forum!

• Verso l’interno: Intranet 2.0, Community Management, Human Resources 2.0, Social Learning, Organizational Network Analysis, IT Governance
• Verso l’esterno: Social CRM, Sales Community, Social Media Marketing, Social Media Monitoring
• Innovazione: Idea e Innovation Management, Crowdsourcing e Idea generation, Prediction market
• Definire la strategia e costruire il business case
• Nuovi schemi organizzativi e modelli di leadership
• Sostenere l’adozione ed il cambiamento culturale
• Driver di business, metriche e ritorno dell’investimento
• Framework per coltivare le community ed ingaggiare i clienti e gli utenti
• L’impatto dei social media sui processi di business: BPM 2.0, CRM 2.0, PLM 2.0
• Best practice e lezioni attraverso casi di successo nazionali ed internazionali
• Il passaggio dal marketing al social CRM
• Software sociali e piattaforme collaborative

Sono temi che mi stanno particolarmente a cuore e coi quali mi sto scornando in prima persona; potrebbe essere una due giorni per approfondire qualche argomento. Gli speaker sono parecchi, coi quali mi piacerebbe scambiare due chiacchiere. L’occasione è piuttosto ghiotta per poter discutere e analizzare casi concreti: tra i relatori leggo nomi come IBM, Oracle, Intel. Ovviamente si tratta di una conferenza a pagamento: per gli studenti senza portafoglio esiste però l’opportunità di partecipare gratuitamente inventandosi promoter dell’evento, per chi desidera maggiori informazioni ecco il post dal blog ufficiale.

Le date sono un po’ proibitive per il sottoscritto, ma confido di farcela.. Qualcuno ha già fissato la data?

Avete mai definito una strategia per diffondere le logiche di web 2.0 in azienda? Ovvero, per arrivare alla tanto decantata enterprise 2.0.. Se si, sono il primo a volerlo sapere.! E dopo un commento a questo articolo, potreste andare a pubblicare la vostra roadmap sul sito di AIIM entro il 2 aprile 2009: è in corso un contest che potrebbe farvi vincere 2000 dollari.

Diffondere la cultura 2.0 in una azienda è una sfida notevole, sia dal punto di vista tecnico che dal punto di vista organizzativo. Se da un lato vi sono sempre più strumenti “all-in-one”, che permettono un veloce deploy delle applicazioni sociali e collaborative web based, dall’altra è sempre vivo il timore della perdita del controllo sui dati, ma anche e soprattutto sui processi o sulle prassi aziendali. Ecco perchè il coinvolgimento del top management divenda un punto fermo, senza questa sponsorship non riusciremo a raggiungere gli obiettivi. Così come è fondamentale definire i passi assieme al dipartimento HR, per tutti quegli aspetti legali dovuti alla privacy; infine sarà indispensabile individuare i key users, persone che possono dare grande valore aggiunto.

Vi sono, a mio avviso, due tipologie di key user da scovare:

• Gli Esperti: coloro che sanno come funziona l’azienda, il knowledge, come girano le informazioni, come le persone ottengono le cose. Sono tipicamente i “nonni”, lavorano in azienda da tempo e magari non hanno molta confidenza con gli strumenti informatici.
• I Visionari: coloro che sanno (nella loro testa) come dovrebbero apparire le informazioni, come dovrebbero essere taggate, come dovrebbero essere archiviate e presentate. Sono persone che sentono l’esigenza di comunicare e lavorare meglio, hanno la casella di posta elettronica intasata da discussioni con maree di allegati ma si sentono impotenti davanti a tutto ciò.

Il fattore critico è sempre il tempo che questi utenti possono mettere a disposizione, dal top management ai key users, tipicamente nessuno ha mai tempo da dedicare all’IT per migliorare la propria condizione lavorativa. E’ difficile far comprendere che si sta cercando di dare risposte a loro e forse proprio in questo senso la definizione della roadmap dovrebbe essere un punto di partenza ineluttabile.

Per chi volesse approfondire ecco l’articolo di presentazione del contest dal blog di AIIM. Ovviamente, finito il contest sarà interessante vedere i contributi pervenuti! I risultati sono attesi per l’11 Maggio 2010.

Si torna sempre un po’ più pieni dalla Sharepoint Conference, così è stato anche quest’anno. Dal 9 all’11 marzo, in una Milano timidamente innevata, purtroppo sono rimasto solo i primi due giorni. C’è una convinzione su tutte che mi porto a casa: è giunta l’era degli ERP delle informazioni.

Negli anni ’90 si vendevano gli applicativi di processo, c’era il software per la fatturazione, il software per la gestione del magazzino, il software per la gestione degli ordini di acquisto, e via dicendo. Poi arrivò il gestionale integrato, quello che metteva sotto controllo l’intero processo; e dopo qualche anno di titubanze siamo arrivati nel 2000 e tutti abbiamo capito l’importanza del software che accentra i dati e monitorizza l’intero processo.
Oggi, nel 2010, abbiamo il software per la gestione documentale, il CRM (Customer Relationship Management), il CMS (Content Management System), il software per la gestione delle trasferte, il social network dove i dipendenti si scambiano notizie, l’enterprise wiki per i tecnici della ricerca e sviluppo, il software per la business intelligence che rileva i dati dal gestionale, il software per l’archiviazione dei curriculum e per il recruiting, e via dicendo.. Ebbene, nell’era dell’information worker è diventato fondamentale avere una visione complessiva delle informazioni da gestire. E’ diventato fondamentale avere una piattaforma, sulla quale coinvogliare le informazioni, attingendole da fonti dati esterne, da strumenti di office, o direttamente dagli utenti. L’hanno capito dalle parti di Redmon, stavolta forse sono arrivati per primi. Certo, è un evento: tipicamente copiavano altri. Io non ho ancora visto nulla dalle potenzialità di Sharepoint 2010: c’è veramente un sacco di roba da studiare.

• Social Networking: che sia davvero maturi i tempi per il facebook aziendale? Tagging ovunque, profilo personale, ecc..
• Gestione documentale (ECM, per gli angofoni): tante possibilità di gestione dei metadata, di tutto ciò che da valore aggiunto al semplice documento
• Enterprise Wiki: un wiki integrato alla intranet, esistevano già col vecchio Sharepoint, ma ora sono molto più evoluti.
• Web analytics
• Blogs
• Connectors verso fonti dati esterne

Nella breve e intensa panoramica di questa due giorni mi sono davvero impressionato. Avevo visto Alfresco, Socialtext, MovableType e tanti altri: ma si tratta appunto di piattaforme settoriali, perfette per fare una singola cosa, gestione documentale, wiki, blogging.. Quello che manca a tutte queste applicazioni è una visione d’insieme e integrata, cosa che appunto fa la differenza in SharePoint.

Quello che manca? Una visione web del mondo office. Manca appunto un “Enterprise Google Apps“, se ci fosse anche questo saremmo davvero al completo. Per la versione 2010 hanno lavorato parecchio sulle feature web, sono arrivati i ribbon e tanto ajax, che rendono il tutto molto RIA.. In un’ottica veramente mobile e veramente collaborativa, dove magari è richiesta l’interazione del fornitore o del cliente (che potrebbe non avere installata l’ultima versione del software Microsoft), è bene prevedere l’editing dei documenti direttamente via web, laddove questi non siano particolarmente pesanti: ecco allora le Office Web Applications, che portano online il famigliare ambiente Office.

Su questo campo, Google ha aperto la strada e Microsoft ha capito. Basti pensare che nonastante tutti i miglioramenti fatti su Outlook 2010, Gmail rimane ancora un miraggio.

NB: per chi fosse curioso, sul sito di Microsoft si trovano le macchine virtuali con Sharepoint già bello pronto. I download sono piuttosto corposi, ma ne vale la pena. Mentre qui si trova il download delle Office Web Apps. Aspettando le sofferenze dell’upgrade..

Ho cercato PBwiki e Google mi propone PBWorks. A volte le cose si scoprono anche così, cercandole. Magari sono pure arrivato lungo, perchè il cambio del marchio è avvenuto ad Aprile 2009. In ogni caso ciò che ho visto oggi è un tool di tutto rispetto, che ha messo da parte il suo taglio prettamente wiki e si propone come strumento di collaborazione per piccoli team di lavoro.

Una delle maggiori esigenze nelle aziende di oggi è la possibilità di avere uno spazio di condivisione facilmente estendibile verso l’esterno, per comunicare con clienti o fornitori, per fare co-design, per scambiare files e conoscenza. Cosa serve quindi? Un’area FTP (magari Tortoise per tracciare le versioni dei files), un wiki, e tanta (troppa) amministrazione. Cosa potrebbe sostituire queste cose? PBWorks: un wiki con un’area di gestione file dotata del versioning. Ma soprattutto uno strumento facile da utilizzare, che può benissimo essere aperto in autonomia da qualsiasi utente senza il supporto IT e che è in grado di gestire diversi profili di accesso: amministratore, editore, lettore, ecc..

Non mancano RSS, backup, personalizzazione dei colori e del logo. Sono tutte funzionalità che devono esserci e sono considerate commodity. Tipicamente ciò che fa la differenza in questi strumenti è la facilità di gestione.

Nell’ottica di intranet management, dare la possibilità ai propri utenti di aprirsi e configurarsi uno spazio di lavoro in autonomia è cosa buona e giusta. Può però diventare problematico quando vi è la necessità di aprire l’accesso verso l’esterno: clienti e fornitori non avranno mai un utente di dominio. Ecco allora che si passa nel campo della extranet.

Perchè non utilizzare servizi esterni? Gli utenti prima o poi lo farebbero da soli, a mio avviso meglio prevedere certi comportamenti e convogliare la domanda verso un unico strumento. PBWorks mi ha colpito per la sua estrema facilità di utilizzo e per la sua velocità di configurazione.
In PBWorks ho notato tante di quelle funzionalità che il buon Giacomo Mason ha elencato per il corporate wiki ideale. Ciò che non va sono le politiche di prezzo, se è vero che comunque viene data la possibilità di creare workspaces gratuitamente con utenti infiniti, è altrettanto vero che le licenze annuali per i servizi professionali sono piuttosto alte (nell’ordine dei 20 dollari per utente, Google ne chiede 40 per offrire la posta elettronica più tutta la suite di Google Apps).

Cosa mi servirebbe? Un servizio simile, se poi qualcuno conoscesse qualcosa di utilizzabile pure in locale e non come servizio, sarebbe il top. Wikispaces è la concorrenza, ma pecca nella gestione dei files: manca infatti un ambiente di gestione dei documenti e relative revisioni.

Entrambi hanno però una cosa fondamentale: le API. Purtroppo ancora non ho avuto tempo per studiarmele a fondo, ma è proprio attraverso le API che si potrebbero gestire all’interno della propria intranet i workspaces aperti verso l’esterno dagli utenti, per tenere sempre la situazione sotto controllo. Questo, a mio avviso, è uno degli elementi fondamentali per scegliere il prodotto. Mi riserbo quindi la decisione finale dopo aver giochicchiato con le API. Semmai qualcuno lo avesse già fatto, è obbligato a commentare!

Il CED lo conoscono tutti: Centro Elaborazione Dati. L’acronimo ICT che è? Information Communication Technology. Quando devi spiegare chi sei e dove lavori, lo nomini e magari qualcuno ti guarda storto.. qualche secondo di attesa, capisci, esclami “CED!”. “Ah.. al CED! Mamma mia..”.
Vi sono aziende che hanno la consapevolezza tale per sfruttare l’ICT come traino all’innovazione. Che investono in tecnologie informatiche proprio come si fa con la ricerca, che testano, sperimentano, abbandonano o si aprono alle tecnologie SOA. Altre che invece faticano a comprendere, tutto ciò che sta sotto a quel centro di costo è solo un costo, nulla più, e come tale va mantenuto basso. La differenza tra costo e investimento è enorme, proprio come quella tra CED e ICT.
Non vorrei banalizzare, non è sempre così, spesso magari è colpa solamente di un rettaggio tutto italiano: di quella cultura che vorrebbe il dialetto nelle scuole al posto dell’inglese. Però il dubbio resta.

Di certo l’Italia non brilla per gli investimenti in ICT, riporto un estratto dell’analisi svolta dall’Osservatorio SMAU – School of Management di Milano, condotta su circa 1200 imprese, con un numero di addetti compreso tra 1 e 500.

L’Osservatorio SMAU – School of Management di Milano ha realizzato, nel corso del 2009, una ricerca nazionale in collaborazione con SMAU, finalizzata a “radiografare” lo stato di utilizzo delle ICT da parte delle imprese locali, in particolare di piccole e medie dimensioni.
Sono state quindi analizzate circa 1.200 imprese, con un numero di addetti compreso tra 1 e 500, con l’obiettivo di misurare il livello di evoluzione nell’utilizzo delle ICT – sintetizzato nel concetto di Maturità ICT – da parte delle piccole e medie imprese italiane, in termini sia di infrastruttura (Maturità infrastrutturale) che di patrimonio applicativo (Maturità applicativa). Un’impresa matura dal punto di vista ICT dispone di un’infrastruttura completa e affidabile, predisposta all’evoluzione, e di un patrimonio applicativo in grado di supportare tutti i principali processi aziendali in modo integrato.
Rispetto alla precedente ricerca dell’Osservatorio, realizzata nel 2007, negli ultimi due anni si è assistito a un aumento del livello di Maturità ICT delle PMI italiane: in particolare, le imprese “Lungimiranti”, che stanno utilizzando in modo “evoluto” sia l’infrastruttura ICT che il parco applicativo, sono passate dal 12% al 17%, mentre si è ridotta la percentuale di imprese “Immature”, in cui il supporto informatico è ridotto alle attività essenziali e in alcuni casi completamente assente, passando dal 42% al 34%. E’ il segnale che, in media, la sensibilità delle PMI italiane rispetto all’utilizzo delle ICT è cresciuto negli ultimi anni.
Vediamo, più nel dettaglio, il livello di evoluzione nell’utilizzo delle ICT da parte delle PMI di alcune delle regioni italiane intressate dall’analisi.
La Lombardia è la regione con la maggiore presenza di imprese “Lungimiranti”, con una percentuale pari al 30%, e in cui è più elevata la spesa IT per addetto, pari a circa 1.100 Euro.
Il Veneto presenta una percentuale di imprese “Lungimiranti” pari 22% mentre solo solo un’impresa su 5 è “Immatura”.
In Emilia-Romagna circa il 20% delle imprese utilizza le ICT in modo evoluto, a fronte di una spesa IT per addetto pari a circa 1.000 Euro.
Infine, la Puglia è caratterizzata da una certa presenza di imprese “Immature” (52%), mentre solo il 12% delle PMI utilizza le ICT in modo evoluto. Anche la spesa IT per addetto, pari in media a 460 Euro, mette in evidenza il distacco ancora rilevante rispetto alle regioni settentrionali.
Nonostante l’aumento del livello di Maturità ICT, gli effetti della crisi, si sono fatti sentire: nel corso del 2009, solo il 38% delle PMI analizzate ha dichiarato l’intenzione di sviluppare progetti ICT “rilevanti” nel corso del 2010, una percentuale che due anni fa superava il 50%.
Se guardiamo alle tipologie di progetti ICT che le PMI italiane hanno intenzione di realizzare nel corso del prossimo anno, dall’analisi sono emersi tre ambiti principali:

• la sostituzione del sistema gestionale – o almeno di una sua parte – che, per la maggior parte delle PMI, continua a rappresentare l’applicazione più rilevante a supporto del proprio business;
• l’introduzione di applicazioni per la dematerializzazione e la conservazione sostitutiva dei documenti, sulla spinta delle recenti normative relative alla fatturazione verso la Pubblica amministrazione;
• l’adozione di sistemi di comunicazione “avanzati”, con l’obiettivo principale di ridurre le spese di comunicazione e di gestione dell’infrastruttura di comunicazione.

[Raffaello Balocco, Andrea Rangone - Politecnico di Milano]

Quindi in Italia si spende ancora poco in ICT? Pare.. di certo la crisi non ha fatto bene. Mi hanno però stupito le parole di Angelucci, presidente Assinform, che in occasione della presentazione dei dati riguardanti il mercato ICT italiano dichiara:

Dobbiamo essere consapevoli che dietro questi dati vi è la crisi di un settore come l’IT, che con le sue 97.000 imprese e 390.000 addetti, costituisce una delle più rilevanti realtà industriali del Paese e uno dei primi settori dell’Information Technology in Europa. Quarto per produzione di valore aggiunto, pari al 2,8% del Pil, è il settore economico che, in Italia, vanta il primato di occupati laureati: pari al 30% dei suoi addetti, presentando il più elevato rapporto capitale umano per unità prodotto. Questi numeri rivelano che esiste un made in Italy tecnologico, con un rilevante peso economico e culturale nel Paese, al quale, tuttavia, non corrisponde altrettanto peso politico. Ma l’IT che licenzia significa perdita di cervelli e di alte professionalità; il taglio di spese e investimenti in tecnologie informatiche significa arretramento nel processo di modernizzazione, abbassamento delle capacità competitive e di reazione dell’intera economia. Perciò, considerata l’estrema pervasività delle tecnologie informatiche, l’impatto della crisi che investe l’Information Technology va valutato ben al di là dei perimetri del settore, come un impoverimento qualitativo dell’intero Paese

Quarti in Europa? Umh.. Quindi, forse, qualche speranza c’è. Sono ottimista!

Alfresco lo seguo a distanza da diverso tempo.. Cos’è?

Alfresco è stata fondata nel 2005 da John Newton, co-fondatore di Documentum®, e da John Powell, già Direttore operativo di Business Objects®. I finanziatori comprendevano aziende leader nel settore degli investimenti, quali Accel Partners, Mayfield Fund e SAP Ventures.
Alfresco rappresenta la più importante alternativa open source per la gestione del contenuto aziendale. Unisce l’innovazione dell’open source alla stabilità di una vera piattaforma aziendale. Il modello open source consente ad Alfresco di utilizzare le migliori tecnologie e contributi dalla comunità open source per produrre software di qualità superiore più rapidamente e a costo molto più limitato.
L’obiettivo è non solo fornire un’offerta open source, ma superare soluzioni già esistenti sul mercato quali Documentum o Microsoft® SharePoint® in termini di caratteristiche, funzionalità e vantaggi per la comunità degli utenti.

Negli ultimi tempi ho letto cose davvero interessanti su questo prodotto, che mi hanno messo un sacco di acquolina in bocca:

• Under rhe covers: Alfresco’s Sharepoint Services (WSS) killer – da CMS Wire
• Enterprise collaboration: Alfresco Share screencast – da Optaros Labs

Ebbene, apprendo dal sito ufficiale che è in programma nei prossimi giorni una serie di eventi per clienti, partner e sviluppatori: una sorta di barcamp per Alfresco. Tra questi c’è una data a Roma, il 28 Aprile 2009.

Alfresco è un ECMS basato su tecnologia Java, si installa tranquillamente anche in ambiente windows. Della serie spendere meno ma spendere meglio, credo si tratti di un prodotto da prendere seriamente in considerazione. Esiste una versione free, un po’ più limitata rispetto a quella a pagamento, da utilizzare magari per farci le prime prove e testare un minimo la piattaforma.

Sharepoint potrebbe quindi avere vita breve? Ciò che Alfresco offre in più è la sua capacità di integrazione con gli strumenti desktop della suite Office: supporta infatti i protocolli di Sharepoint e le applicazioni Office lo riconoscono a tutti gli effetti come un repository di WSS.

Che sia il caso di passare sul serio all’open source? 

Si tratta di un settore veramente molto popolato, gli attori sono tanti e variegati.
Le grandi aziende stanno rincorrendo un fenomeno, mettendo a disposizione piattaforme robuste e non sempre a buon mercato. Una delle caratteristiche di questa rivoluzione è il fatto che essa viene dal basso: spesso gruppi di utenti si organizzano e si affidano a piccole start-up che hanno creato un prodotto stabile e basso costo. Queste start-up si sono trasformate nel giro di pochi anni in grandi società specializzate nel loro settore di nicchia.

Socialtext è sicuramente una storia di successo, nata a Palo Alto in California, offriva all’inizio un wiki di livello enterprise (con autenticazione, autorizzazioni e controllo degli accessi), oggi offre una serie di prodotto “sociali” che vanno dalle piattaforme di blogging ai social network, dagli strumenti per la messaggistica a quelli per l’elaborazione e pubblicazione dei fogli di calcolo. Questi strumenti si possono integrare sia con Microsoft Sharepoint con che Lotus Notes di IBM.
Ha ottenuto finanziamenti anche dalla stessa SAP ed è tra i leader per il mercato del social software.

37Signals con il suo Basecamp è un altro famoso attore statunitense, specializzato nell’offrire in versione SaaS (Software as a Service) strumenti per la collaborazione e il project management, da utilizzare per coordinare team di lavoro o piccole imprese. Sulla scia di Basecamp sono nati in massa alternative come Celoxis, EasyProject o ProWorkFlow, che hanno sviluppato applicazioni davvero complete e performanti e le rendono disponibili a costi modesti, in genere 10 – 15 dollari per utente.

Altro attore interessante è Telligent, le sue soluzioni sono adatte principalmente per community on-line rivolte ai clienti (per il marketing quindi), ma la partnership con Microsoft lo ha reso forte anche nelle community intranet di livello enterprise: Community Server Evolution è infatti il prodotto che ben si coniuga con Sharepoint per creare una intranet aziendale con tutte le peculiarità dei software sociali.

Nel contesto un player interessante è Yooplus, azienda toscana che ha sviluppato un prodotto per la collaborazione interna: we+. Calendari, attività, messaggistica interna, blog, wiki, archiviazione documenti, tagcloud, API e web services: queste sono le funzionalità di cui è dotata la piattaforma. Si tratta di una realtà decisamente più modesta rispetto alle concorrenti americane ma merita una citazione, la piattaforma è tutto sommato ben strutturata.

Discorso a parte bisogna fare per Google, che ovviamente non vuole stare fuori dai giochi e ha scelto di includere le proprie applicazioni in un pacchetto rivolto alle aziendale: Google Apps. Applicazioni come Gmail, Google Calendar, Gtalk, Google Documents & Spreadsheets e la Google Start Page vengono offerte come software as a service a costi relativamente bassi. La filosofia che sta dietro a questa proposta sta appunto nell’abbattimento del TCO (Total Cost of Ownership), ovvero del costo totale di possesso di un determinato software. Dalle parti di Google sanno spiegare benissimo il principio.

In una infrastruttura tipica con un mail server e gestione della posta interni, molte risorse sono destinate al filtraggio dello spam e al controllo antivirus. In una soluzione che prevede l’utilizzo del software Google, vengono demandati all’esterno gran parte dei compiti e della gestione ICT.

Attraverso le applicazioni Google è poi possibile creare un ambiente di lavoro, con un’area per la condivisione dei documenti e dei calendari comuni. Resta il fatto che questi strumenti sono stati concepiti per l’utenza consumer e a volte mancano alcune caratteristiche utili in ambienti enterprise, soprattutto per quanto riguarda l’interfacciamento verso altri sistemi ICT, anche se l’integrazione delle Active Directory e il supporto dello standard LDAP vanno incontro a queste esigenze.
Un altro ramo dell’offerta Google riguarda la ricerca documentale, attraverso il Google Search Appliance è possibile creare un motore di ricerca interno in grado di pescare informazioni da file systems o altri database; inutile dire che questo campo Google non teme rivali.

Ricerche a parte, strumenti per l’enterprise 2.0 ne esistono a volontà, spesso la scelta è veicolata dall’usabilità e dal feeling che l’utente riceve utilizzando il sistema e si trascurano gli importantissimi aspetti dell’integrazione e della esportazione. A volte ci si affida ad aziende che per la loro natura potrebbero non esistere più in un prossimo domani, non tutti sono Google o Microsoft. E’ importante comunque che i contenuti prodotti possano essere in qualche modo riutilizzati, un domani, nel caso si decidesse di migrare verso nuove soluzioni o almeno che sia possibile una qualche forma di interazione con lo strumento, attraverso API o tramite l’integrazione con sistemi aziendali (connettori SAP, Sharepoint..). Prima di scegliere un prodotto o un fornitore, è quindi bene capire fino a che punto ci si sta legando a esso, con un mercato così giovane e così in movimento è bene tenere gli occhi aperti anche sulla alternative.
Ancora non esiste la suite completa, qualcuno l’ha proposta, sempre in modalità SaaS. Con circa 900 dollari SpikeSource mette a disposizione una piattaforma dove girano assieme MovableType (blog), Socialtext (wiki), Newsgator e Simplefeed (RSS), VisiblePath (social networking): ma si tratta comunque di un puzzle, qualcosa di molto lontano dalla killer application.

Ecco allora un po’ di documentazione per chi volesse cimentarsi in queste affascinanti integrazioni. Io ci sono in mezzo, attualmente non ho La Soluzione, ma una vaga idea me la sono fatta. Credo che l’integrazione perfetta, quella dove l’utente non percepisce differenze, sia difficile ma realizzabile. Già il semplice fatto che entrambi i sistemi supportano il Single Sign On e pescano le credenziali di accesso dall’active directory migliora sensibilmente l’esperienza di navigazione. Non credo però sia un bene, lato amministratore, costruire un forte accoppiamento. Si tratta comunque di sistemi in evoluzione (stiamo parlando di portali e non di software gestionali), ritengo quindi più conveniente mantenere una certa separazione, evitando di caricare viste di Sharepoint su SAP Portal o viceversa pescare dati da SAP per pubblicarli in sharepoint.

SAP è il mondo della documentazione definitiva, dei dati da archivio; sharepoint è il mondo della documentazione viva, delle discussioni, della community.
Qualcuno ci ha lavorato? Qualcuno l’ha vissuta diversamente?

Come promesso, ecco un buon elenco di materiale dal quale partire:

• Interoperability between SAP NetWeaver Portal and Microsoft SharePoint Technologies
  http://download.microsoft.com/download/b/c/1/bc1939d9-638f-4053-b602-4258f18bb683/CB_045_Interoperability%20between%20SAP%20NetWeaver%20Portal%20and%20Microsoft%20SharePoint%20Server%202007.pdf
• Interoperability between SAP NetWeaver Portal and Microsoft SharePoint Portal Server
  https://www.sdn.sap.com/irj/sdn/dotnet?rid=/webcontent/uuid/f735eb47-0a01-0010-6286-fd089bc952e3
• Integration of SAP Business Server Pages (SAP BSP) in Share Point 2007
  http://download.microsoft.com/download/4/3/d/43de0f43-df6a-4cf2-8c91-2c9001df5945/cb_027_integration_of_sap_bsp_into_sharepoint_server_2007.pdf
• Integrating Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 and SAP
  http://download.microsoft.com/download/9/9/5/99583191-9cd2-4701-9ef1-47715b73cffe/CB_028_Integrating_Microsoft_Office_SharePoint_Server_and_SAP.pdf
• Consuming SAP Enterprise Services in a Microsoft Office InfoPath Form
  https://www.sdn.sap.com/irj/scn/go/portal/prtroot/docs/library/uuid/e0421f9a-4c9e-2910-1085-a45f8e813324
• Interoperability between Microsoft Office SharePoint Server and SAP Enterprise Portal [il caso Siemens]
  http://www.sharepointusergroup.at/info/Dokumente/Sharepoint_and_SAP_Real_World_final.pdf

Ho capito perchè Microsoft compare tra i leader in così tanti “Magic Quadrant” di Gartner. Dopo la due giorni alla SharePoint Conference, sono uscito con le idee più chiare, ho capito dove vuole arrivare Microsoft ma soprattutto quali piccole grandi innovazioni stanno dietro a questa piattaforma. Perchè di piattaforma si tratta, SharePoint non è solo un sito per la collaborazione targato Office, la sua estendibilità e le sue possibilità di personalizzazione sono talmente tante che ti fanno guardare molto più avanti.

Che io sappia, oggi Microsoft si trova tra i leader in ben 6 dei “quadranti magici” di stampo Gartner:

• Enterprise Application Servers (figura 1)
  
• Enterprise Content Management (figura 2)
  
• Business Intelligence Platforms (figura 3)
  
• Horizontal Portal Products (figura 4)
  
• Enterprise Content Management (figura 5)
  
• IT Project and Portfolio Management (figura 6)

Questi quandranti sono il risultato di ricerche condotte dalla società di consulenza americana Gartner, sono la rappresentazione visuale di ricerche che tentano di mappare il mercato di riferimento, la direzione e i maggiori soggetti che ne fanno parte. I players vengono inquadrati in base a due concetti: “capacità di fare” e “completezza della visione“. I leader sono coloro che hanno entrambe queste qualità, chi ha solo la prima è definito challenger (sfidante), chi possiede solo la seconda è tra i visionaries (visionari), poi vengono i niche players (giocatori di nicchia).

Il fatto che Microsoft sia presente tra i leaders in tutti questi studi significa che ha maturato una notevole completezza nella visione e una soddisfacente abilità di fare in svariati settori, che sono bene o male collegati tra loro e descrivono nel loro complesso i maggiori bisogni emergenti delle organizzazioni odierne: portali aziendali, sistemi di project/knowledge management, gestione documentale e collaborazione. In un’unica parola: SharePoint.

Dopo i due giorni a Milano sono tornato con un sacco di idee, di proposte e possibilità che cercherò di mettere nero su bianco in qualche intervento successivo. Qui vorrei solo aprire una questione: Google, tanto decantato, è ancora lontano dai sistemi enterprise di ampia visione. Oggi la sua offerta è limitata ai servizi che si rivolgono anche al grande pubblico: GMail, Docs..
Microsoft ha saputo cogliere e tradurre in una piattaforma tante esigenze, e lo sta facendo lasciando a sviluppatori e utenti finali grandi possibilità di personalizzazione. Google ad oggi offre strumenti funzionali e funzionanti, che però non possono essere personalizzati e inseriti in un contesto aziendale che richieda un notevole grado di personalizzazione.

E’ così o è solo una mia impressione?

Stamattina ero alle prese con lo studio di un nuovo documento riguardante la qualità dei progetti. Arriva via mail da un collega e parla di APQP. La sigla mi risuona vagamente in testa, dovrebbe essere un metodo per la qualità nei processi produttivi.. ma ne siamo sicuri? Google dimmelo tu: APQP – Advancep Product Quality Planning. Ma certo, ora è tutto più chiaro, beata wikipedia.

Le ore passano e le cose si complicano, nel famigerato documento subentrano sigle su sigle: FMEA, PPAP, PFMEA, SOP.. Bastano 30 secondi e tutti i dubbi vengono risolti. Qualche ricerca ed ecco le scoperte: Failure Mode and Effects Analysis, Production Part Approval Process, Process Failure Mode and Effects Analysis, Start Of Production.. Ma se non avessi avuto internet a disposizione?

Probabilmente avrei rotto le scatole a un collega, e il collega costa all’azienda molto più di un accesso internet, e l’accesso internet con il blocco della navigazione costa molto di più perchè ci sono le licenze del software per il monitoraggio di ogni utente. In sostanza: 5 minuti di pausa per guardare repubblica.it o dare la formazione su  buzzerbeater fruttano all’azienda molto più di ciò che si possa pensare.

Bloccare internet è da retrogradi, capisco i problemi legati alla “perdita di produttività”, ma una formazione dei dipendenti circa l’uso consapovele del web comporterebbe sicuramente un “aumento di produttività”. Bloccare è l’azione più rapida e meno costosa, in termini di impegno collettivo, ma di certo non è la soluzione migliore. Molto meglio responsabilizzare i dipendenti circa un uso coscienzioso di internet, perchè dietro lo schermo c’è un mare di strumenti e informazioni utili al lavoro di tutti i giorni.

Generalmente le politiche di blocco prevedono una delle seguenti modalità:

• Consentire la navigazione solo su siti fidati, come il portale interno, il sito dell’azienda e qualche sito accuratamente selezionato, come ad esempio il Sole24Ore o Wikipedia. E’ come offrire il telefono e permettere di chiamare solo 3 numeri: il centralino, il fornitore e il capo. Se un giorno il fornitore ti chiede di chiamare un diverso centro di assistenza, tu perdi 2 ore per farti attivare le chiamate verso un nuovo numero. Che senso ha?
• Consentire la navigazione solo in alcune finestre temporali, ad esempio durante la giornata si possono sfruttare sessioni di navigazione da 15 minuti, tre volte al giorno. E’ come offrire il telefono e permettere di chiamare il fornitore solo in alcuni momenti, e se non lo trovo? Riproverò domani.. ma intanto una giornata di lavoro è passata.
• Bloccare la navigazione solo su determinati siti, è la versione più soft, tutto sommato tollerabile. Non mi sembra corretto che un dipendente passi mezz’ora per giocare al fantacalcio on-line, ma se quella è l’indole probabilmente la stessa mezz’ora potrebbe passarla al telefono.
  I siti ai quali vietare l’accesso sono a discrezione dei dottori del CED: ho provato sulla mia pelle il blocco di siti come GoogleDocs o SlideShare, che in fondo sono strumenti utilissimi nella ricerca-scambio quotidiano di informazioni. Qualcuno può essere certo di sapere con esattezza dove risiedono le notizie di cui tutti i dipendenti hanno bisogno?

Internet è uno strumento, la qualità dello strumento è indiscutibile: bloccarlo significa bloccare i propri lavoratori, incastrarli dietro uno schermo senza accesso a un mondo di informazioni e opportunità. Proprio come il telefono, un uso sbagliato può recare danni all’azienda, ma non è privandone tutti indistintamente che si risolvono i problemi.

Giusto per chiudere con un esempio, quanto tempo avrei dovuto perdere (e fatto perdere ad altri) per sapere tutti i dettagli di un Process Flow Chart senza accesso al web? Ma senza andare sul tecnico, anche solo la pianificazione di una trasferta (la strada per arrivare dal cliente, dove pranzare, dove dormire) richiede il doppio del tempo senza internet.
E tu? Hai mai lavorato o lavori in un ufficio dove internet è limitato? Come ti trovi e quali sono i “motivi ufficiali” per giustificarne il blocco?

E’ leggendo certe notizie dal sito Cisco che poi ci si fa belli. Pare che dalle parti di MetaSystem, azienda reggiana il cui business principale è l’elettronica applicata ai sistemi di sicurezza, stiano sperimentando i vantaggi del VoIP. La notizia in questione è raggiungibile qui.

Al di là della connotazione pubblicitaria, vorrei riprendere alcune questioni per fare una breve riflessione:

Il destino dei centralini tradizionali PABX è diventare oggetti di antiquariato, per le aziende strutturate in sede e filiali sul territorio. I benefici garantiti dalla tecnologia innovativa che si sta diffondendo come standard – l’Unified Communications, ovvero dati, voce e video in un’unica infrastruttura di rete IP – non fa certo rimpiangere la difficoltà di gestione, le limitate funzionalità e, soprattutto, i costi di una rete telefonica a sé stante. [..]
L’orientamento all’innovazione tecnologica insito nella mission stessa di MetaSystem, e la struttura complessa del Gruppo, hanno costituito la base per un fondamentale passo in avanti in ambito ICT. Corrado Azzaloni, Responsabile Sistemi Informativi, individua sfide, obiettivi e fasi del progetto che ha avuto co-protagonisti Cisco e il partner Xanten. “MetaSystem è composta da diverse sedi, le cui infrastrutture telefoniche originariamente erano di tipo tradizionale e basate su un centralino PABX. Con il tempo, le diverse sedi sono state interconnesse anche per il traffico dati e ciò stava generando una gestione complessa e articolata dell’architettura IT, che comprendeva una rete in fibra ottica tra i quattro poli all’interno dello stesso distretto telefonico di Reggio Emilia.” [..] “La prima implementazione pilota ha richiesto due settimane di intervento”, continua Azzaloni. “Successivamente, in un mese anche la sede di Reggio Emilia è stata interconnessa nel nuovo sistema, prima in parallelo e poi, pian piano, in sostituzione. Su ogni sede sono stati implementati i Voice Gateway, a garanzia di servizio anche in assenza di collegamento di rete geografico, con l’obiettivo di fornire una soluzione di disaster recovery”. Al primo CallManager ne è stato aggiunto un secondo, mentre la rete si è arricchita della componente Wi-Fi con l’installazione di Access Point Cisco, per permettere la continuità operativa del personale che si sposta costantemente da una sede all’altra del network. “In questo modo gli operatori sono sempre raggiungibili ovunque all’interno delle sedi e possono mantenere lo stesso numero di interno indipendentemente dalla loro ubicazione”.

Ormai la tecnologia VoIP in ambito aziendale è consolidata, i vantaggi non riguardano solamente i costi, ma l’opportunità di creare un ambiente in qualche modo slegato dal vecchio concetto di fonia.

Ciò che mi sembra imprescindibile però nella attuali condizioni è la possibilità di testare in parallelo un nuovo sistema. E’ lo stesso concetto che si ritrova nei software: se prima si cambiava perchè qualcuno proponeva una licenza meno onerosa o funzionalità migliori, ora si cambia solo se questo qualcuno è in grado di “far andare” il proprio prodotto in parallelo a quelli già esistenti, per dimostrarne il reale valore.

Nessuno vuole restare un mese senza telefono, tantomeno una azienda.

Ma non è solo a Reggio Emilia che si è diffusa la tecnologia Cisco Unified Communications, la lista dei casi italiani è tanto lunga quanto variegata. Indubbiamente le soluzioni di Cisco richiedo investimenti maggiori, che non tutti possono permettersi, ma quante aziende in Italia hanno capito le potenzialità del VoIP e dell’IM (Istant Messaging)?

La risposta ce la offre il Sole 24 Ore, che riporta una ricerca condotta dall’Università Bocconi:siamo attorno al 17%.

Quasi due quinti del traffico telefonico prodotto dalle imprese made in Italy corre su sistemi di comunicazione voce via Internet, la cosiddetta Voice over Internet Protocol (VoIP) e il personale delle aziende ne fa un uso frequente nell’arco della giornata lavorativa. Per lo più si ricorre a questo canale innovativo per comunicare, ma l’utilizzo è percepito positivamente a livello di efficacia e gli utenti sono per la maggioranza propensi a esplorare nuove funzionalità del VoIP. E’ quanto emerge dalla ricerca condotta dall’Università Bocconi, in collaborazione con Italtel e Cisco Italia.

C’è un dato di fatto, che dovrebbe far riflettere: la maggior parte delle aziende che scelgono la strada del VoIP non lo fanno solamente perchè si attendono una riduzione dei costi immediata (obiettivo di breve periodo) ma anche perchè prevedono di attuare in futuro “innovazioni organizzative abilitate da un nuovo modo di comunicare“.

Notizie incoraggianti. Anche se le cose oltre oceano vanno diversamente (Infonetics Research, Luglio 2008): le stesse percentuali nostrane le avevano raggiunte già nel 2005, quando il 36 % delle grosse aziende avevano adottato il VoIP, il 23 % delle medie e il 14 % delle piccole imprese. Mentre entro il 2010 si prevede che saranno circa due terzi le aziende USA che si doteranno di tecnologie VoIP.

Ovviamente sarebbe interessante leggere i report di Forrester per sapere come vanno le cose in Europa, ma  279$ a fondo perduto non me li posso permettere. :)

E nel tuo ufficio che telefono hai?

www.whybasecampsux.org/ – che tradotto in lingua madre suona come: www.perchèbasecampfapena.org

Qualche ignaro frustato ha messo in fila le pecche di basecamp e ha collezionato una serie di alternative al project management via web. Alcuni motivi sono pienamente condivisibili:

• Basecamp non offre una rappresentazione visuale dei progetti: GANTT
• L’esportazione dei dati è difficoltosa, sebbene venga offerta l’esportazione nel formato XML, praticamente questa non è leggibile da microsoft project (tanto per citarne uno)
• Non ci sono template per i progetti, ogni nuovo progetto deve essere compilato a mano
• Il limite degli allegati a 10Mbite è piuttosto restrittivo (per non dire proibitivo)

Detto questo resta il fatto che quelli di 37Signal hanno saputo creare uno strumento snello ed efficace, anche se a mio parere difficilmente utilizzabile in contesti medio-grandi. Allora quali sono le alternative?
I primi a illustrarle sono proprio quelli di 37Signal, nel loro forum: onore al merito per saper convivere e competere coi concorrenti. Ma è spulciando nell’elenco di whybasecampsux che ho trovato questo Celoxis.

Celoxis è una piattaforma online per la gestione progetti, sviluppata da una società indiana, che non ha nulla ma proprio nulla da inviadare a concorrenti ben più blasonati. Quello che mi ha attratto è stata l’esportazione/importazione di progetti da microsoft project (che funziona, anche se dai test effettuati non è impeccabile), per poi scoprire che le funzionalità offerte sono di elevato livello.

• Gestione delle risorse e dei relativi costi, con una interfaccia di livellamento decisamente migliore rispetto allo standard di microsoft project (vedi screenshot sotto)
• Calendario: sembra una banalità, ma può rivelarsi di estrema utilità quando ci sono più progetti/attività/riunioni sovrapposti (vedi screenshot sotto)
• Timesheet: ogni utente indica le attività svolte durante la giornata lavorativa (vedi screenshot sotto)
• Reportistica dettagliata e personalizzabile
• Visualizzazione grafica con GANTT (vedi screenshot sotto)
• Analisi economica degli scostamenti: c’è grande attenzione sull’analisi dei dati, che sono il vero fattore determinante per una corretta gestione progetti (vedi screenshot sotto)
• Accesso per i clienti, che dispongono di una loro cartella personale e di un forum tramite i quali possono aprire un collegamento diretto con l’azienda

Insomma, non si tratta della gestione di semplici “todo-list”, per dirla all’italiana: di “liste delle cose da fare”. Si tratta di una seria ed efficiente piattaforma per la gestione dei progetti, con gli indispensabili strumenti per l’analisi dei costi e degli scostamenti rispetto alle previsioni di budget.

Sul sito ufficiale si trovano alcuni utili video esplicativi, mentre per i più curiosi è disponibile anche la demo on-line. Celoxis viene venduta sia in versione hosted (14.95$ ogni utente/mese) che installata presso i server aziendali.

Tra i clienti sono citate anche aziende italiane, ma le mie ricerche non hanno scovato nulla a riguardo. Mi piacerebbe sapere come si sono trovati coloro che hanno adottato questo sistema di project management; la prima impressione (quella che conta) è di un software solido e decisamente appetitoso. Se qualcuno avesse ulteriori notizie è il benvenuto, intanto continuerò a spulciare nei link delle alternative a microsoft project.. ops! a basecamp.

Project Management, Task Management, Project Portfolio, Knowledge Management, Product Data Management, SOA, Enterprise Application Integration e chi più ne ha più ne metta. Per chi ancora parla italiano: gestione dei progetti e del portfolio progetti, pianificazione delle attività, gestione della conoscenza, gestione documentale legata al prodotto, architetture software orientate ai servizi, integrazione delle applicazioni presenti in azienda. Sono queste le sfide di oggi, per una azienda che chiede all’infrastruttura ICT servizi fruibili e con una semplice finalità: soddisfare bisogni, più o meno estesi, all’interno dell’organizzazione. Per il cliente sono tutte attività che non creano valore aggiunto, per l’azienda sono la base operativa, a volte la prerogativa per il conseguimento dei risultati.

La gestione dei progetti va oltre la semplice pianificazione, diventa fondamentale condividere le informazioni sull’avanzamento delle attività, l’utilizzo delle risorse e i relativi costi. A maggior ragione per il reparto di Ricerca e Sviluppo: il portfolio progetti deve essere accessibile e visibile a tutti, i team di lavoro devono condividere files e documenti agevolmente, i ricercatori devono scambiarsi conoscenza agilmente. La conseguenza naturale di queste introduzioni è l’aumento della complessità delle tecnologie ICT: la gestione di tale complessità diventa un fattore critico per rendere utilizzabili i sistemi informatici.
Ecco quindi l’avvento delle SOA: Service Oriented Architecture. Il software deve fornire  alcuni precisi servizi ed essere accessibile via web: Web Services.
Le piattaforme per la condivisione di documenti e progetti sono tantissime, il compito di un ingegnere gestionale sta nell’individuare i bisogni (requisiti) fondamentali per poi scegliere e sviluppare il software correttamente.

Oggi ho messo in fila le idee, e ho stilato una lista di argomenti sulla quale costruire la tesi di laurea specialistica. Si, la tesi: finalmente si esce.. anche se di certo non prima di Dicembre. Probabilmente diventerà l’indice, 12 capitoli e troppe parole inglesi. Che dite?

1. Introduzione
2. Project Management in R&D
   1. Importanza della gestione progetti e Open Innovation
   2. Intranet: condivisione e architettura Service Oriented
   3. Gestione documentale abbinata ai progetti
3. Ai confini del Knowledge Management
4. Enterprise 2.0: i bisogni emergenti e le SOA
5. Governance dell’ICT: complessità crescente e bisogno di integrazione
   1. La logica dell’architettura a piccoli moduli
   2. Accoppiamento dei software: bene o male?
6. Microsoft SharePoint e la Social Era: tra wiki, blog e team di lavoro
7. Project Web Access: Microsoft Project on-line
8. Il caso della intranet nel reparto R&D di LandiRenzo S.p.A.
   1. SharePoint e PWA: personalizzazioni della piattaforma e Web Parts
   2. Monitorare il Workflow dello sviluppo software: una soluzione con gli strumenti di SharePoint
   3. Workflow dei documenti: interfacciamento con SAP
   4. Product Data Management col software Model Manager e il CAD
   5. Forza e debolezza di piattaforma e infrastruttura
9. Il ruolo del CED
10. Qualche cenno sul mondo Open Source
11. Evoluzione
12. Conclusioni

Lo pubblico perchè come sempre mi piace condividere ciò che faccio, soprattutto da studente, e magari qualcuno può darmi spunti interessanti o viceversa questo elenco potrebbe stimolare qualche altro “collega”. Per chi se la fosse persa: la laurea della triennale è disponibile per la consultazione.

Ho deciso di focalizzare l’attenzione sulla intranet e sulle piattaforme collaborative, lo trovo un proseguimento del lavoro dei tre anni precedenti; è comunque un tema che mi sta a cuore. E chissà che l’inizio di questo post non diventi l’introduzione..

Ebbene, non avendo ancora installato SharePoint Designer volevo farmi un’idea del software per capirne le potenzialità. Le strade sono due: scaricare la demo utilizzabile per 60 giorni oppure effettuare una prova direttamente on-line. Piacevolmente sorpreso: grazie a Runaware viene data la possibilità di collegarsi in remoto a una macchina che ospita una serie di applicazioni Microsoft, il tutto dopo aver scaricato un plugin per il browser sviluppato da Citrix. E’ possibile provare tutto il pacchetto Office: Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, Project, Publisher, Visio, Word. Oltre a questi, anche tutta la serie delle applicazioni web based come SharePoint o Project Server.

Giusto per darvi un’idea, a lato trovate la schermata di un sito sharepoint dove all’interno ho preparato un wiki (click per ingrandire). Tutto fatto via browser.
L’esperienza nell’utilizzo è davvero considerevole. Una pratica finestrella indica qualche semplice esercizio per prendere confidenza col software che stiamo valutando. Soprattutto nel caso di SharePoint Designer si è rivelata estremamente utile per capire la logica che sta sotto al programma e fare qualche esperimento.

Per chi non lo conoscesse, SharePoint Designer serve per costruire siti web basati su SharePoint, impostare le master page (template dinamici con spazi dove caricare il contenuto) e creare applicazioni personalizzate. Ad una prima osservazione mi è parso un software completo. Tenete presente che l’ultimo prodotto Microsoft in materia, toccato con mano, fu FrontPage 2000.. Era praticamente impossibile non notare passi in avanti: uno fra tutti il supporto a css. Ma al di là del programma specifico, che avrò modo di installare e provare con la dovuta calma, ciò che mi ha stupito maggiormente è stata la modalità con cui viene offerta la demo.

Provare un programma via browser ha il difetto della lentezza (senza una connessione veloce è impensabile), a volte si percepisce un po’ di ritardo nelle azioni, ma l’immenso vantaggio di non dover installare la versione demo, quella che dopo 60 giorni ti chiede la licenza. Vi immaginate doversi installare tutta la suite Office, Sharepoint e Project Server? Una lavorata immensa se commisurata allo scopo: la prova di un programma, magari anche solo per vedere come è fatta l’interfaccia.
Dalle parti di Runaware sono specializzati in questo: test via web del software, che sia Microsoft o chi per loro. Piacevole scoperta.

[foto Flickr]

IBM, Google, Microsoft e Intel hanno costituito un gruppo di ricerca per studiare il problema del sovraccarico informativo sul posto di lavoro, dovrà cercare soluzioni per aiutare i lavoratori a districarsi nel diluvio di informazioni. Si riunirà per la prima volta in Luglio, a new York. La notizia è della scorsa settimana, pubblicata sul New York Times. Le soluzioni che questo gruppo dovrà proporre sono sia di carattere culturale che tecnologico.

E’ una questiona che mi sta a cuore: più passano i giorni e più mi rendo conto di essere impreparato nell’affrontare e smaltire la mole quotidiana di informazioni che riempiono la casella di posta elettronica, i vari istant messenger e il cellulare. Il vero rischio è quello di passare la maggior parte del proprio tempo nel fare il segretario di sè stessi. E sul posto di lavoro non è certo sinonimo di efficienza.

Una delle esigenze primarie delle infrastrutture ICT odierne è la governance dei dati, della complessità e della loro proliferazione. La tecnologia non è più il collo di bottiglia, esiste hardware in grado di memorizzare tutto ciò che vogliamo; la vera sfida sta nel filtraggio dei dati. Quanti sono i passi (minuti) necessari per arrivare all’informazione che mi interessa? Quella veramente utile?

Qualche tempo fa avevo affrontato la questione sotto un’altro punto di vista, quello della reperibilità. Da qualche tempo è attiva su questo sito una nuova funzione, che permette a un visitatore di contattarmi direttamente con un messaggio istantaneo. I risultati? Finora estremamente positivi: solo qualche contatto e nessuna interruzione inutile.

C’è una ricerca pubblicata sul Journal of Computer-Mediated Communication che avvalla la tesi secondo cui i software di messaggistica istantanea sarebbero più “produttivi” rispetto alla classica e-mail. Fermo restando che sempre di interruzioni si tratta: che sia il pop-up di una mail o quello dell’IM, l’attenzione viene per un attimo distolta dall’attività che si stava facendo. La vera differenza è che all’email si può rispondere anche in un secondo momento, mentre a un messaggio istantaneo generalmente no, è più simile al telefono. D’altra parte però la risposta a una e-mail richiede mediamente più tempo.
La ricerca ha un titolo emblematico: “IM=Interruption Management? Instant Messaging and Disruption in the Workplace“. Ovvero tratta la “gestione delle interruzioni”. Repubblica ha riportato i risultati e in estrema sintesi questo è ciò che emerge:

Quasi un lavoratore su due coinvolto dall’indagine ha detto di non riuscire a completare un lavoro per colpa di interruzioni indesiderate, ma la percentuale scende significativamente per chi utilizza l’IM. L’instant messanging, secondo le analisi degli autori, non “produce un sostanziale incremento” del tempo complessivamente impiegato a comunicare con i colleghi durante la giornata lavorativa. In qualche modo, dicono gli autori, è come se gli utenti dell’Im abbiano trovato il modo più intelligente per usarlo più di quanto non sia riuscito a quelli della posta elettronica. Utilizzare l’IM insomma promuove più frequenti comunicazioni e riduce le interruzioni.

Un’altra ricerca è quella di Basex, negli USA, ha messo in evidenza come le interruzioni sul lavoro diano luogo ad una mancata produttività e a un inevitabile costo per l’economia in generale: quantificato in circa 650 miliardi di dollari.

Al di là delle argomentazioni scientifiche c’è un dato di fatto piuttosto rilevante: la tecnologia che ha rivoluzionato il modo di lavorare e scambiarsi informazioni necessita ora di una attenta revisione per limitare la propria invadenza. Se prima isolamento era sinonimo di poca produttività, ora lo stesso problema si ha per l’iperconnessione.
Tant’è che Google ha introdotto ad esempio la possibilità di mettere in stand-by per 15 minuti la propria casella di posta elettronica, nel famoso pacchetto di novità per GMail..

Credo che la gestione dei flussi informativi, delle regole e delle modalità di trasferimento delle informazioni in azienda, non sia di stretta competenza di chi produce tecnologia, ma dovrebbe essere presa in considerazione da qualsiasi organizzazione medio-grande. Ecco allora che la task-force servirebbe anche in ambito più ristretto. Se cinque giorni di ferie sono il presupposto per intasare il normale flusso di lavoro, significa che qualcosa deve necessariamente essere rivisto: testato sulla mia pelle.

Siemens è un colosso mondiale della componentistica elettronica e consulenza su progetti avanzati. Da diversi anni si è dotata di una piattaforma web per il Knowledge Management. Gestione della Conoscenza, per chi ancora parla come mangia.
Su ShareNet i dipendenti Siemens scambiano informazioni, c’è una bacheca per le richieste urgenti, un forum, strumenti di chat e videoconferenza. Si tratta di un luogo virtuale per la collaborazione, il cui scopo è la memorizzazione della conoscenza acquisita coi progetti passati e quelli in corso.
ShareNet ha vinto il “Best Global Knowledge Management Network” award nel 1999, quando il sistema stava ancora prendendo forma. Oggi è diventato un social network aziendale di fondamentale importanza, ma il successo che ha avuto non è frutto della propensione alla condivisione innata nei dipendenti Siemens.
Per promuovere e far utilizzare il sistema si sono spese cifre importanti, milioni di dollari; si sono individuati manager addetti all’implementazione e alla promozione della piattaforma nelle diverse divisioni; sono stati individuati “template” per l’inserimento delle informazioni e venivano elargiti premi alle persone che maggiormente contribuivano ai contenuti.
La morale? Non è sufficiente la progettazione condivisa, è indispensabile anche il “marketing interno” per far decollare un social network. Un sistema di Knowledge Management non può funzionare se non viene costantemente alimentato.

Queste sono le slides della nostra presentazione, le pubblico on-line, come al solito, per non farle precipitare nel dimenticatoio delle “fatiche formative”.

| View | Upload your own

Sothwest è una compagnia aerea low cost che opera negli Stati Uniti, fu la prima a buttarsi sul mercato dei voli a basso costo e al suo modello si sono ispirate altre società, come Ryanair o easyJet.
A un osservatore esterno sembrerebbe una compagnia felice, fatta di gente con una gran voglia di lavorare e fare feste. Sfruttano la gente come nessuno sa fare, la fanno lavorare il doppio e la pagano la metà. Eppure non hanno tanti licenziamenti, il turnover è basso e c’è un grande senso di affiliazione da parte di tutti i dipendenti. C’è una idea di fondo che permea la cultura organizzativa: quella della famiglia. Della famiglia si tende a non parlar male, in famiglia ci si aiuta a vicenda e si fanno sacrifici per il bene comune. In famiglia ci si può anche divertire, e rilassare. Sarà l’idea vincente?

Il CEO di Southwest è il meno pagato del settore, eppure generano ricavi migliori a tutti i competitori. C’è una cosa che mi ha fatto pensare: provate a guardare il sito rivolto alle possibilità di carriera di Southwest e quello di Airfrance, la differenza si nota?

Come sopra, ecco la presentazione.

| View | Upload your own

Basta leggere i comunicati stampa, e ti accorgi che una azienda reggiana ha vinto il premio RFID AWARD 2008. Concorso organizzato dall’Università Carlo Cattaneo di Castellanza.

RFID è una tecnologia duttile, con sbocchi applicativi in diversi settori: dalla tracciabilità dei prodotti alle guide turistiche, dalla geolocalizzazione alla raccolta dei rifiuti.
Landi Renzo, azienda leader nella produzione e commercializzazione di impianti GPL e Metano per autovetture, ha promosso un progetto pilota che prevede l’istallazione di tag RFID sui kit installati nella rete di officine.

Il progetto, partito nei primi mesi del 2008, prevede l’introduzione di una soluzione applicativa e tecnica in fase di produzione, dove per ogni kit viene inserito un tag RFID, sul quale sono registrate le matricole delle componenti (creando una vera e propria “scatola nera” dell’impianto).
L’installatore, in fase di installazione del sistema, scrive sul tag RFID le informazioni relative all’auto, creando una correlazione univoca con il kit. Il sistema “Landi Renzo Trace RFID” utilizza i dati registrati per automatizzare il processo di attivazione della garanzia, mediante invio delle informazioni al portale aziendale.
Successivamente, ogni soggetto appartenente alla rete di operatori autorizzati può leggere le informazioni memorizzate nel tag ed aggiornarle a seguito di un ulteriore evento manutentivo. Le informazioni così raccolte sono convogliate sul portale web aziendale, permettendo a Landi Renzo di disporre sempre di tutte le informazioni relative ai propri prodotti presenti sul mercato.
In questo modo la rete di officine autorizzate Landi Renzo potrà avere sempre sotto controllo la storia dell’impianto, con tutti gli interventi effettuati e le matricole di tutti i componenti installati nel tempo.

Questo è il video che descrive il progetto:

Ma non c’è solo Landi Renzo tra i pionieri. Ci sono diversi progetti interessanti sia tra i vincitori che tra i finalisti. Davvero notevole è quello sviluppato dal comune di Laveno Mombello, per agevolare gli spostamenti dei non vedenti. Grazie a un bastone speciale con antenna incorporata e a uno smart-phone con auricolare bluetooth, la persona diversamente abile riceve informazioni sull’area circostante e viene guidata lungo il percorso, leggendo i tag inseriti nel terreno.

Altro progetto degno di nota è quello dell’Università di Padova per il sito archeologico di Nora. Il progetto utilizza il GPS in accoppiata con l’RFID per ricavare in ogni istante la posizione occupata dal visitatore all’interno dell’area archeologica e fornire informazioni sui reperti che si trovano nelle immediate vicinanze.

RFID, così come le reti di sensori, è una tecnologia in “ascesa”. A parte gli scenari più fantascientifici, noto con piacere che si stanno diffondendo applicazioni reali, come quelle presentate al concorso in questione. Ne conoscete altre?

Quello del project management è senza dubbio un campo navigato da tempo. Microsoft Project uscì per la prima volta nel 1990, fu una delle prime applicazioni Microsoft a girare su Windows 3.0. Da allora le esigenze del project manager sono evolute assieme alla tecnologia; oggi è sempre più fondamentale avere una visione globale dei progetti e condividere con il team di lavoro tutte le informazioni. Per questo i software di project management oltre ad assistere il project manager nella pianificazione, nell’assegnazione delle risorse, nella verifica del rispetto dei tempi, nella gestione dei budget e nell’analisi dei carichi di lavoro, tendono ad avere una componente server. I dati sul progetto, l’avanzamento delle attività, il gannt sono affiancati alla condivisione di documenti, ai forum di discussione e perché no.. ai wiki.

Oggi Microsoft offre uno strumento in grado di integrare perfettamente le applicazioni desktop a quelle di rete. Project Server, Project Web Access e Outlook Add-in, insieme a Windows Sharepoint Services (WSS) permettono di costruire una intranet quasi perfetta. All’inizio ero scettico, non credevo che Microsoft fosse all’avanguardia in questo campo, ma devo ricredermi. Ho avuto l’occasione di entrare a contatto con una realtà aziendale di grandi dimensioni, dove il reparto di ricerca e sviluppo opera con questi strumenti.

I project manager possono “costruire” i progetti e il relativo elenco delle attività direttamente da Microsoft Project, poi pubblicarle on-line. Ogni progetto ha uno spazio dedicato dove i membri del team di lavoro possono salvare documenti e avviare discussioni. Il resource manager assegna le attività alle persone più indicate, in base alla loro disponibilità. Ogni nuova attività viene segnalata tramite l’invio di una mail automatica una volta che è stata assegnata e il calendario di Outlook si aggiorna in base agli impegni in programma.
Ogni persona che ha lavorato su un progetto compila periodicamente il proprio timesheet, segnalando l’avanzamento delle attività e le ore in cui ha lavorato. Eventualmente, su richiesta del project manager, può redigere un report per indicare lo stato del progetto, le difficoltà incontrate, ecc.

Ho rivisto, su piattaforma Microsoft, i vari strumenti 2.0 alla basecamp, tanto decantati in questi tempi. Ma la vera forza di questa tecnologia è la intima integrazione con il sistema operativo e i software deskotp. Si assiste ad un perfetto allineamento tra ciò che viene prodotto con Project e ciò che poi appare sul PWA (Project Web Access), tanto che nemmeno serve digitare username e password perché si è subito riconosciuti come utenti windows. Ci sono i gruppi, i livelli di accesso, il versioning dei files, e tutto ciò che è necessario in queste situazioni. Ciò che invece irrimediabilmente manca è la componente ludica di questi prodotti.

Ho parlato altre volte dei bisogni emergenti tipici dell’enterprise 2.0: scambio e condivisione del sapere, organizzazione del calendario, reperibilità delle informazioni, condivisione degli obiettivi. Sono tutte esigenze di chi oggi arriva la mattina davanti a un PC, a maggior ragione se si trova a far parte di un reparto di R&S. Ma spesso una piattaforma on-line che tenta di soddisfare questi bisogni è vista come “una seccatura in più”, come se non bastasse ricevere 50 mail al giorno. Avere una visione globale circa l’avanzamento dei progetti e la gestione delle attività è un fattore critico per chi governa i progetti, ma diventa una cosa in più da fare per chi tutti giorni è alle prese col lavoro di ricerca. E’ questione di cultura, certo: il plusvalore che deriva da un costante e proficuo utilizzo di questi strumenti on-line non è immediato. Deve essere presente una componente attrattiva, che forse ancora Microsoft non ha colto, ma la strada è quella giusta.

Sinceramente faccio fatica a trovare una alternativa così integrata a WSS+PWA.
Eppure i software di Project Management open source (o meno) di certo non mancano: http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_project_management_software

Giusto per concludere con qualche segnalazione a mio avviso interessante, eccone alcuni

• ActiveCollab – project management web based
• DotProject – project management web based
• OpenWorkBench – applicazione desktop

Un utile punto di riferimento, per farsi un’idea e leggere una comparazione è questo articolo:
http://www.klambauer.info/pms.pdf

E questo link:
http://open-source-project-management-tools.blogspot.com/

E voi? Qualcuno ha avuto esperienze con Sharepoint? Qualcuno conosce alternative?

Il 12 Marzo, presso il politecnico di Milano, ero al convegno organizzato dall’osservatorio Enterprise 2.0. Al termine è stato consegnato a tutti i partecipanti il rapporto 2008 che evidenzia i risultati delle ricerche dell’osservatorio.

La Ricerca ha previsto lo sviluppo di 70 studi di caso di imprese e Pubbliche Amministrazioni tra le più significative del nostro Paese, nonché l’analisi delle strategie tecnologiche dei principali vendor di tecnologia. Infine è stata realizzata una survey che ha coinvolto 65 Chief Information Officer (CIO) e ha permesso di comprendere la visione che i responsabili della direzione Sistemi Informativi hanno di questo fenomeno e dei suoi possibili impatti sul ruolo del CIO e, più in generale, sulla Governance dell’ICT all’interno dell’organizzazione.

La parte più interessante è stata senza dubbio quella di presentazione della ricerca, da parte di Mariano Corso e Stefano Mainetti. Una presentazione curata e ricca di spunti, che evidenzia il fiorire di bisogni emergenti da parte dei “lavoratori” di oggi: appartenenza aperta, social networking, conoscenza in rete, collaborazione emergente, riconfigurabilità adattativa, global mobility.
Definizioni che probabilmente dicono poco se lette così in fretta, ma che sono esaustivamente trattate e approfondite nel report, liberamente scaricabile da qui previa registrazione. Oltre a questa ricerca, dal sito è possibile avere accesso anche agli altri report riguardanti i convegni passati. Materiale interessante.

Nella seconda parte della mattina sono stati presentati diversi casi aziendali. Alcuni decisamente poco centrati, come la community per i venditori tim; altri invece decisamente appassionanti. Cito solamente quello di Banca Intesa Sanpaolo, che ha sviluppato internamente, grazie alla Direzione Sistemi Informativi, una piattaforma dove sperimentare e promuovere strumenti web 2.0 in ambito Intranet per migliorare la comunicazione interna e la capitalizzazione della conoscenza. Non si tratta solo di wiki e blog, naturalmente presenti, ma di un ambiente in stile SecondLife dove gli avatar dei dipendenti si incontrano per riunioni di lavoro.
Cosa che ha suscitato qualche sorriso, ma quando il relatore ha spiegato che oltre ad essere uno strumento inerno potrebbe diventare qualcosa di utilizzabile per i clienti le espressioni si son fatte più serie. Piacevolmente stupito, certo è che per sviluppare internamente strumenti simili servono ingenti capitali e forza lavoro, che una banca come Intesa SanPaolo non si fa mancare.

Molto meno coinvolgente è stata invece la tavola rotonda con i principali player del settore, nomi di tutto rispetto: Microsoft, IBM, SAP, Google, YooPlus.. Tutti avevano le soluzioni chiavi in mano per l’enterprise 2.0, ma non si è capito bene quali fossero. A parte Google e YooPlus, di cui si conoscono i servizi, per gli altri era più che altro una occasione per esserci, più che per proporre.

Il 18 marzo invece ero a Firenze, per assistere alla presentazione del libro “Open. Modelli di business per l’innovazione” di Henry Chesbrough, californiano occhialuto che ha sposato la causa della Open Innovation diventando il guru mondiale di una “disciplina” che in fondo non ha nulla di veramente innovativo. Il paradigma della open innovation prevede che ci siano uno scambio con l’ambiente esterno all’azienda per tutto ciò che riguarda i progetti di ricerca, così come la conoscenza o le persone.

In buona sostanza, per innovare bene non ci si può chiudere in casa. Il merito di Chesbrough è semplicemente quello di aver coniato il termine giusto per descrivere un concetto quasi scontato, almeno per chi è nato con internet.

La lezione del professore è stata interessante, anche se come esempio di open innovation ha portato il solito “caso Ryanair”. Molto noioso invece tutto il contorno, dai saluti della presidentessa di Confindustria Toscana (sparita subito dopo l’intervento) all’introduzione del rettore della Scuola Superiore Sant’Anna. Così come gli interminabili interventi delle aziende partner/sponsor dell’evento. Tanto per citare i tre casi più emblematici:

1. I servizi premium vodafone per il telefonino: qualcuno crede davvero che giochi java e suonerie siano il business del futuro?
2. Trenitalia: non è per fare ironia, ma si fa veramente fatica a credere ai modelli di open innovation di una azienda che ancora non ha risolto problemi macroscopici come quelli dell’efficienza.
3. Damiani gioielli: il fattore fortemente innovativo era quello di aver scelto celebrità e importanti personalità come testimonial, mentre si combattevano i copioni. Appunto, open innovation..

La morale è che questi incontri sono interessanti, ma se c’è da programmare il ritorno in treno nessuna paura se si perdono i pistolotti degli sponsor. Capisco le logiche di lobby, ma gli interventi (soprattutto quelli lunghi e fuori tempo massimo) sminuiscono il valore “scientifico” delle conferenze.
Resta il fatto che entrambe le occasioni sono state fonte di spunti e momenti utili per imparare qualcosa. Promosse entrambe, con riserva. Qualcun altro c’era? Impressioni?