Una task force per governare l’overload informativo

Pubblicato da Davide, Aggiornato sabato 21 giugno 2008 3 Commenti »

Questo articolo e' stato scritto piu' di 6 mesi fa.. In teoria non cambia nulla, sed panta rei: se trovi link o informazioni datate segnalalo pure. :)

email
[foto Flickr]

IBM, Google, Microsoft e Intel hanno costituito un gruppo di ricerca per studiare il problema del sovraccarico informativo sul posto di lavoro, dovrà cercare soluzioni per aiutare i lavoratori a districarsi nel diluvio di informazioni. Si riunirà per la prima volta in Luglio, a new York. La notizia è della scorsa settimana, pubblicata sul New York Times. Le soluzioni che questo gruppo dovrà proporre sono sia di carattere culturale che tecnologico.

E’ una questiona che mi sta a cuore: più passano i giorni e più mi rendo conto di essere impreparato nell’affrontare e smaltire la mole quotidiana di informazioni che riempiono la casella di posta elettronica, i vari istant messenger e il cellulare. Il vero rischio è quello di passare la maggior parte del proprio tempo nel fare il segretario di sè stessi. E sul posto di lavoro non è certo sinonimo di efficienza.

Una delle esigenze primarie delle infrastrutture ICT odierne è la governance dei dati, della complessità e della loro proliferazione. La tecnologia non è più il collo di bottiglia, esiste hardware in grado di memorizzare tutto ciò che vogliamo; la vera sfida sta nel filtraggio dei dati. Quanti sono i passi (minuti) necessari per arrivare all’informazione che mi interessa? Quella veramente utile?

Qualche tempo fa avevo affrontato la questione sotto un’altro punto di vista, quello della reperibilità. Da qualche tempo è attiva su questo sito una nuova funzione, che permette a un visitatore di contattarmi direttamente con un messaggio istantaneo. I risultati? Finora estremamente positivi: solo qualche contatto e nessuna interruzione inutile.

C’è una ricerca pubblicata sul Journal of Computer-Mediated Communication che avvalla la tesi secondo cui i software di messaggistica istantanea sarebbero più “produttivi” rispetto alla classica e-mail. Fermo restando che sempre di interruzioni si tratta: che sia il pop-up di una mail o quello dell’IM, l’attenzione viene per un attimo distolta dall’attività che si stava facendo. La vera differenza è che all’email si può rispondere anche in un secondo momento, mentre a un messaggio istantaneo generalmente no, è più simile al telefono. D’altra parte però la risposta a una e-mail richiede mediamente più tempo.
La ricerca ha un titolo emblematico: “IM=Interruption Management? Instant Messaging and Disruption in the Workplace“. Ovvero tratta la “gestione delle interruzioni”. Repubblica ha riportato i risultati e in estrema sintesi questo è ciò che emerge:

Quasi un lavoratore su due coinvolto dall’indagine ha detto di non riuscire a completare un lavoro per colpa di interruzioni indesiderate, ma la percentuale scende significativamente per chi utilizza l’IM. L’instant messanging, secondo le analisi degli autori, non “produce un sostanziale incremento” del tempo complessivamente impiegato a comunicare con i colleghi durante la giornata lavorativa. In qualche modo, dicono gli autori, è come se gli utenti dell’Im abbiano trovato il modo più intelligente per usarlo più di quanto non sia riuscito a quelli della posta elettronica. Utilizzare l’IM insomma promuove più frequenti comunicazioni e riduce le interruzioni.

Un’altra ricerca è quella di Basex, negli USA, ha messo in evidenza come le interruzioni sul lavoro diano luogo ad una mancata produttività e a un inevitabile costo per l’economia in generale: quantificato in circa 650 miliardi di dollari.

Al di là delle argomentazioni scientifiche c’è un dato di fatto piuttosto rilevante: la tecnologia che ha rivoluzionato il modo di lavorare e scambiarsi informazioni necessita ora di una attenta revisione per limitare la propria invadenza. Se prima isolamento era sinonimo di poca produttività, ora lo stesso problema si ha per l’iperconnessione.
Tant’è che Google ha introdotto ad esempio la possibilità di mettere in stand-by per 15 minuti la propria casella di posta elettronica, nel famoso pacchetto di novità per GMail..

Credo che la gestione dei flussi informativi, delle regole e delle modalità di trasferimento delle informazioni in azienda, non sia di stretta competenza di chi produce tecnologia, ma dovrebbe essere presa in considerazione da qualsiasi organizzazione medio-grande. Ecco allora che la task-force servirebbe anche in ambito più ristretto. Se cinque giorni di ferie sono il presupposto per intasare il normale flusso di lavoro, significa che qualcosa deve necessariamente essere rivisto: testato sulla mia pelle.

3 Commenti »

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  1. 1

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    Questo articolo mi ha fatto venire in mente lo storico film Johny Mnemonic

  2. 2

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    ottimo post, tralasciando che i numeri sui costi per l’economia in generale lasciano il tempo che trovano, magari il punto a sfavore delle email rispetto ai servizi di im sono le formalità. poter fare una comunicazione veramente in diretta senza troppi fronzoli ti permette innanzitutto di colmare subito i dubbi, che non è male.

  3. 3

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    @Bau: esatto, soprattutto se si tratta di comunicazioni tra colleghi.. Quando ci si rivolge all’esterno magari l’email resta indicata.

    @vik: non ho visto quel film :|

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